7 Деловые и коммерческие письма

7.1 Понятие, классификация и структура писем

Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов пересылаемых по почте, курьером, посредством факсимильной связи электронной почтой и т. д.

Письма различаются по содержанию и назначению.

Письма инструкционные (директивные) исходят из государственных или муниципальных органов управления и содержат, как правило, рекомендации указания, разъяснения по вопросам отчетности, налогов, экологии и т. п.

Гарантийные письма содержат гарантии оплаты, сроков поставки или качества продукции.

К информационным условно относятся письма, содержащие сообщения, просьбы, напоминания, предложения.

Рекламные письма содержат рекламу, цены предлагаемых товаров, услуг. Они имеют существенные отличия от традиционных деловых писем как в оформлении, так и в тексте. На первый план выходят такие критерии, как внешний вид документа, свободная форма изложения, отсутствие штампов. Рекламное письмо должно быть оригинальным и по форме, и по содержанию.

Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении кон трактов. Они представляют собой обращения покупателей к продавцам с просьбой дать подробную информацию о товарах, услугах и/или направить предложение (оферту) на поставку товара, ответы продавцов, рекламации (претензии по качеству товара), ответы на рекламации, кредитные письма и т. п.

В письмах, факсах название вида документа не указывается, за ис­ключением гарантийного письма.

В заголовочной части письма печатаются следующие реквизиты: "да­та"; "номер "; "ссылка на регистрационный номер и дату документа" (ес­ли письмо является ответом); "заголовок к тексту", изложенный одной фразой.

В Письмах должны быть правильно указаны составные части реквизита "адресат" (получателя письма): фирма; структурное подразделение; долж­ность; фамилия и инициалы; почтовый адрес получателя.

Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, сначала указывается адрес основного получателя, затем перечисляются другие. Если документ направляется более, чем четырем адресатам, со­ставляется список рассылки и на каждом экземпляре указывается лишь один адресат, которому направляется конкретный экземпляр.

Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Текст письма, как правило, не превышает одной страницы.

Текст письма чаще всего состоит из вводной части и основной.

Во вводной части указываются причины, вызвавшие составление пись­ма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы, например:

"В связи с тем, что при получении груза 26.01.2001 по накладной № 238864 в ис­правном вагоне с ненарушенными пломбами грузоотправителя при вскрытии ящиков и проверке содержимого с участием представителя... была установлена недоста­ча:...штук изделии на сумму... (коммерческий акт от 26.01.2001 № 247)...".

Во второй части письма формулируется его основная цель (предложе­ние, отказ, просьба, гарантия и т. п.), например:

"Просим в течение 10 банковских дней перечислить указанную сумму на наш расчетный счет".