7.2 Стандартные фразы и выражения

Для большинства деловых писем характерна повторяемость одних и тех же оборотов, освоив которые можно составлять тексты различных писем.

Начало письма (факса) может иметь следующие варианты обращения:

"Уважаемый Игорь Леонидович!";

"Господин Зорин!";

"Игорь Леонидович!";

"Уважаемый г-н Зорин!";

"Уважаемые господа!" (употребляется, когда неизвестны имена полу­чателей письма).

Большинство писем продолжаются далее словами:

"В связи с...";

"Согласно контракту от... №...";

"Нами рассмотрены Ваши предложения";

"В соответствии с Вашей просьбой..." и т. д.

Если в заголовочной части письма-ответа заполнен реквизит "ссылка на регистрационный номер и дату документа", то не следует повторять ссылку на документ в тексте письма.

В письмах используют следующие формы изложения:

• от первого лица множественного числа ("направляем на согласова­ние", "просим рассмотреть");

• от первого лица единственного числа ("прошу перечислить", "считаю необходимым");

• от третьего лица единственного числа ("банк не может согласить­ся", "компания не возражает").

Если письмо оформлено на должностном бланке, то текст излагается от первого лица единственного числа: прощу..., направляю.:., считаю необходимым... .

В зависимости от вида письма при составлении текста используются следующие обороты:

Вводные слова и обороты позволяют придать деловому письму различ­ные оттенки. Например, если фразу: "Мы не можем заключить контракт с Вашей фирмой..." дополнить словами "к сожалению", то отказ звучит не столь категорично и оставляет шанс для дальнейшего сотрудничества.

Образец письма представлен на рисунке 7.1.

ОАО "Полянка" Директору ЗАО "Траст"

Ордынка,34 А.Г.Траубе

Москва, Россия, 113225 Краснопресненская наб.,12

тел.236 0119 Москва, 123100

факс (095) 236 1519

07.01.2001 № 1-3/21 В.Р.Климову

На №2-3-14 от 28.12.2000 Согласовать ассортимент

с заказчиком, отправить партию ТНП №9 21.01.2001 Траубе 15.01.2001

О возобновлении поставок ТНП

Альфред Генрихович!

Сообщаем Вам, что оплата партии ТНП № 8 была произведена нашей фирмой в день поступления товара в Москву. Для подтверждения оплаты направляем Вам копию платежного поручения от 27.12.2001 № 245.

Мы рассчитываем на продолжение нашего сотрудничества в ближайшее время.

Приложение: на 1 л.

С уважением

Исполнительный директор Подпись И.И. Антонов

P.S. Мы готовы принять представителей Вашей фирмы и забронировали 2 номера в пансионате "Рублево" с 05.02.2001 по 17.0212001.

Серова Ольга Николаевна 2361719

В дело № 2-3

Отправлена партия № 9 21.01.2001 Вх. № 000009

Подпись В.Р.Климов 14.01.2001

22.01.2001

Письмо21.с1ос

Рисунок 7.1 – Образец письма

Наиболее распространенными ошибками при составлении писем являются:

• в апреле месяце,

• польза от использования;

• следует учитывать следующие факторы;

• представление информации пользователю;

• данное явление проявилось;

• настоящим сообщаем;

• потребное количество товара;

• приложение: упомянутое на 3 листах.

Если письмо составлено на двух и более страницах, вторая и после­дующие страницы нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля листа.

Письма могут заканчиваться фразами:

• "Надеемся, что наша просьба не будет для Вас затруднительной";

• "Мы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества";

• "Мы надеемся на Вашу заинтересованность в расширении связей";

• "С уважением" и т. п.