7.3 Правила и формы коммерческой переписки с зарубежными партнерами

Деловое письмо международного образца имеет четкую структуру, опре­деленный набор реквизитов и стабильное расположение каждого из них.

Письма иностранным компаниям печатаются на бланке с полями по 1 дюйму (2,54 мм).

Реквизит 1. В левом верхнем углу или в центре верхней части листа располагается эмблема и наименование фирмы. Если компания малоизве­стная и из названия не ясно, чем она занимается, может быть указан про­филь ее деятельности, например, "фрахт судов", "организация туров", "продажа недвижимости", "научные разработки" и т. д.

Реквизит 2. Под наименованием фирмы или на нижнем поле листа указывается ад­рес офиса, содержащий почтовый и телеграфный адрес, номера телефонов, факсов, адреса и телефоны представительств компаний и ее филиалов, но­мер декларации или регистрационной лицензии.

Все последующие реквизиты письма печатаются от границы левого поля (кроме даты).

Реквизит 3. Ссылка (номер) документа может быть цифровой, буквен­ной или буквенно-цифровой, например:

Reference: 101;

Ref: MS;

Ref: MS/101;

Ref: MS/AP/101,

где Reference (Ref) - ссылка; MS - инициалы автора, АР - инициалы секре­таря или исполнителя; 101 - порядковый номер документа.

Если письмо является ответом, то в реквизите 3 указывается исходя­щий номер инициативного письма, например:

Your reference 12.

Реквизит 4. Дата указывается буквенно-цифровым способом (без добавления "th" к числу), например:

17 August 2000.

Дата может проставляться у границы левого или правого поля документа.

Адрес получателя (реквизит 5) состоит из расположенных построчно:

- имени и фамилии получателя;

- наименования компании;

- номера дома, улицы;

- города, почтового округа (индекса);

- страны.

При написании адреса чаще всего используется "открытая пунктуация", то есть без запятых и точек.

Реквизит 6. Вступительное обращение пишут с новой строки, отступив от адреса четыре межстрочных интервала.

Деловое письмо начинается со слов "Dear..." В зависимости от того, кому письмо адресовано, могут использоваться следующие фразы:

Dear Sir - если имя получателя неизвестно;

Dear Madam - если имя получателя неизвестно;

Dear Mr. Neit - господину, имя которого известно;

Dear Mrs. Fella - замужней женщине;

Dear Miss Jones - незамужней женщине;

Dear Ms Morrison - замужней или незамужней женщине.

Реквизит 7. Заголовок письма указывается после вступительного обращения. Заголовок обозначается:

RE. - сокращение слова "regarding" (относительно);

In re. - сокращение сочетания "In regard to" (касательно);

Subject. - (предмет, тема, вопрос);

Подчеркиванием.

Номер документа может содержать другие условные обозначения, например, структурного подразделения, дела (в алфавитной последовательности - А,В,С и т. д.).

Заголовок - необязательный реквизит, его указание является скорее правилом хорошего тона. Заголовок встречается главным образом в официальной переписке по юридическим вопросам.

Реквизит 8. Текст может печататься как от границы левого поля (современный вариант), так и с отступом начала каждого абзаца - с красной строки (классический вариант).

Абзацы, как правило, отделяются друг от друга дополнительным межстрочным интервалом, что облегчает восприятие содержания письма. Кроме того, основные предложения письма могут быть выделены шрифтом, подчеркиванием и т. п.

В переписке с иностранными деловыми партнерами часто используются следующие обороты:

• Мы только что вышли на рынок с новой продукцией...

We have just launched a new product...

• Мы являемся ведущими производителями этого товара...

We are the leading manufacturers for this article...

• В течение последних лет мы специализировались...

For the last years we specialized in...

• Прилагаем технические спецификации и инструкции по эксплуатации...

We enclose technical specifications and directions for use...

• Сейчас мы предлагаем более широкий перечень услуг...

We offer now more comprehensive service...

• Дополнительные детали можно получить, направив запрос...

Further details can be obtained on request...

• Мы отгрузим товары в ближайшее время...

We shall have the goods shipped as soon as possible...

• Груз должен быть упакован...

The consignment should be packed...

• Просим отгрузить первую партию товара...

Please dispatch the first part of the order...

• Будем признательны, если Вы вышлете самолетом...

We should be obliged if you could send us by air...

• До сих пор не было никаких задержек с грузами...

Hitherto no irregularities have been experienced with consignments...

• Сожалеем о непредвиденной задержке...

We are sorry for this unforeseen delay...

• Пожалуйста, незамедлительно свяжитесь с нами, как только появятся необходимость в дополнительной информации ...

Please do not hesitate to contact us if you need any further information.

Текст письма, как и в российской деловой переписке, также не превышает одной страницы.

Реквизит 9. Через два межстрочных интервала после текста письма указывается "заключительная формула вежливости". Она должна соответствовать по форме приветствию и положению (званию) получателя письма.

Если письмо начинается словами: Dear Mr/Mrs/Miss/Ms, то заканчивается выражением: Sincerely yours (искренне Ваш).

Если в приветствии слова: Dear Sir/Sirs/Madam, то окончание: Yours faithfully (преданный Вам). Первое сочетание используется в деловой переписке гораздо чаще, особенно в официальных письмах.

В качестве окончания письма могут также использоваться следующие словосочетания: Yours truly (искренне ваш)

Best wishes (наилучшие пожелания)

Реквизит 10. После "заключительной формулы вежливости" делается не менее пяти межстрочных интервалов для личной подписи автора письма. Ниже подписи указывается ее расшифровка: имя и фамилия, на следующей строке - должность лица, подписавшего документ. Должность не указывается, если письмо подписано руководителем компании.

Перед подписью может стоять отметка "р. р." (от имени) или "Per pro" (по доверенности) в том случае, когда подчиненные подписывают документ по поручению руководителя.

Реквизит 11. Если к письму имеются приложения, то они указываются следующим образом:

Enclosure (приложение): Order № 34

или сокращением: Encl: Contract №11/85.

Реквизит 12. При направлении копий письма ("carbon copy" или "с с") нескольким адресатам указывают фамилии лиц или компании, которым она отправле­на.

Образец оформления международного письма и перевод на русский язык приведены на рисунках 7.2 и 7.3. Цифрами обозначены номера реквизитов.

R

67, UPPER THAMES STREET

London. EC 4V 3AH

Telephone: 01 248 2217 (30 lines)

Fax 012482216

17 May 2005

IVER BANK HOUSE

Your ref: RM/si Our ref: TB/ap/175

Mr. R. Morrison

P. Marlow & CO. LTD

21 Bird Street

London E1 6 TM

Dear Mr. Morrison

Order 345

Unfortunately we have not received the computers “OPTIMA 133” which were a part of this order yet. We would be grateful if you could deliver these as soon as possible or refund our money.

We look forward to hearing from you.

Do not hesitate to call us.

Yours sincerely

Thomas Barker

T. Barker

Manager

Encl. Order 345

Carbon copy M. Pryor

Рисунок 7.2 – Письмо иностранному партнеру

Р

2

67, АППЭ ТЕМЗ СТРИТ,

Лондон, EC 4V 3AH

Телефон: 01 248 2217 (30 линий)

Факс 012482216

17 мая 2001

1

ИВЕР БАНК

3

Ваш номер: RM/si Наш номер: TB/ap/175

Господину Моррисону

П

4

5

. Марлоу & К. Лтд

21 Берд Стрит

Лондон E1 6 TM

У

6

важаемый г-н Моррисон,

7

О заказе №345

К

8

сожалению, мы до сих пор не получили компьютеры “OPTIMA 133”, которые являются частью нашего заказа. Мы будем благодарны, если Вы сможете их отправить как можно скорее, а если нет, то в этом случае верните полученные от нас деньги.

Ждем Вашего ответа.

Вы можете позвонить нам в любое время

9

Искренне Ваш

10

Томас Баркер

Т. Баркер

Управляющий.

11

Прил. копия заказа 345

12

К опия М. Прайеру

Рисунок 7.3 – Перевод письма на русский язык

Для быстрого и грамотного составления несложных писем и перевода их на английский язык можно использовать программу "Письмовник". При его использовании составитель отвечает на вопросы, а компьютер автоматически формирует текст письма на русском и английском языках.