1. Документальное оформление кассовых операций и их учет

Наличные денежные средства и денежные документы хранятся и учитываются в кассе предприятия. Общие правила хранения, использования и учета денежных средств в кассе устанавливаются Центральным Банком РФ (инструкции, положения и пр. нормативные документы). Поступление денег в кассу происходит при их получении с расчетного или других счетов в банках, приеме наличных денег за продукцию и услуги, различных взносов работников предприятия или возврате ранее выданных им авансов. Из кассы деньги расходуются на выплату зарплаты и другие платежи работникам, выдаются на хозяйственные или другие расходы или вносятся на счета в банках.

Основными документами по учету поступления денег и их выдачи являются приходные и расходные кассовые ордера. Расходные кассовые ордера подписываются руководителем предприятия и главным бухгалтером. Подпись руководителя не обязательна, если она есть на прилагаемых к ордеру документах. Приходные кассовые ордера подписываются главным бухгалтером. Лицу, которое внесло деньги, выдается квитанция к приходному кассовому ордеру, подтверждающая факт приходования.

К оформлению всех денежных документов предъявляются особые требования. В них не допускаются никакие исправления. Исполненные кассовые ордера гасятся специальными штампами с указанием даты.

Выдача зарплаты, пособий, пенсий, стипендий оформляется платежными ведомостями, подписанными руководителем и главным бухгалтером предприятия без оформления расходных кассовых ордеров на каждого получателя. По истечении срока выдачи зарплаты и других платежей (3 дня) по ведомости в отношении лиц, не получивших соответствующей выплаты, вместо подписи о получении делается отметка о депонировании, затем подсчитываются и записываются в конце ведомости суммы выплаченных и депонированных средств за подписью кассира. На эти суммы составляются расходные кассовые ордера, на невыданную зарплату - реестр депонированных сумм.

Все приходные и расходные кассовые ордера регистрируются в журнале регистрации кассовых ордеров.

Текущий учет движения денежных средств в кассе ведется кассиром в кассовой книге, в которой регистрируется остаток денег на начало дня, все операции по приходу и расходу за день (номер, номер корреспондентского счета, приход или расход), подводятся итоги поступления и выдачи денег, и выводится их остаток на конец дня. Записи в книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу. Второй экземпляр - отрывная часть листа служит ежедневным отчетом кассира, который вместе со всеми приходными и расходными документами в конце рабочего дня сдается в бухгалтерию под расписку бухгалтера. Кассовая должна быть пронумерована, прошнурована, опечатана сургучной печатью и заверена руководителем и главным бухгалтером предприятия.

Учет кассовых операций ведется на счете 50 "Касса". К нему могут быть открыты субсчета:

50.1 - Касса организации;

50.2 - Операционная касса (кассы товарных контор, остановочных пунктов, судов, билетных касс портов, вокзалов, кассах отделений связи);

50.3 - Денежные документы (учитываются почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты по сумме фактических затрат на приобретение).

По дебету счета ведутся записи о поступлении денег, например, типовыми проводками по работе с кассой являются:

Переведены деньги с расчетного, валютного или других счетов (Д 50 - К 51, 52, 55);

Поступление выручки за продукцию от покупателей (Д 50 - К 62);

Взносы учредителей (Д 50 - К 75);

Получение кредитов (Д 50 - К 66, 67).

По кредиту отражаются расход денежных средств из кассы, например:

Выдача зарплаты (Д 70 - К 50);

Выдача под отчет (Д 71 - К 50);

Внесение на счета в банках (Д 51, 52, 55 - К 50).

Периодически в сроки, установленные руководителем, производится инвентаризация денежных средств (типовой пример таких случаев - при смене кассиров). Создаются специальные комиссии по инентаризации, результаты оформляются актом специальной формы. Выявленные при инвентаризации излишки денег приходуются зачислением их в доход организации (Д 50 - К 99). Обнаруженные при инвентаризации недостачи взыскиваются с кассиров с помощью следующих проводок:

Списание недостающих денег в кассе (Д 94 - К 50);

Предъявление иска кассиру (Д 73.2 - К 94);

По мере взносов кассира в возмещении недостачи(Д 50, 51, 70 - К 73.2).

За нарушение установленного порядка налагаются различные административные штрафы.

2. Порядок выдачи и погашение подотчетных сумм. Учет расчетов с подотчетными лицами

Если расходы нельзя оплатить безналичным путем или из кассы, они осуществляются через лиц, которым выдаются наличные деньги под отчет. Это бывают расходы на приобретение материальных ценностей в магазинах (канцелярские расходы, покупка марок), а также командировочные расходы и прочие.

Подотчетными лицами могут быть только работники данного предприятия. Их список объявляется в приказе по предприятию. На командировки приказ отдается в каждом случае отдельно. В соответствии с приказом работник пишет заявление на получение аванса. Размер аванса определятся заданием (что купить или оплатить) и условиями командировки (пункт назначения, вид транспорта, продолжительность командировки). До получения аванса бухгалтерия дает справку о том, что задолженности за подотчетным лицом по предыдущему авансу нет. Руководитель предприятия разрешает выдать деньги и бухгалтерия составляет расходный кассовый ордер, по которому и выдаются деньги кассиром.

Организация учета по расчетам с подотчетными лицами осуществляется через счет 71 "Расчет с подотчетными лицами". Выдача аванса подотчетному лицу (Д 71 - К 50).Об израсходованных суммах подотчетное лицо обязано в трехдневный срок (после использования средств или после возвращения из командировки) составить и сдать в бухгалтерию авансовый отчет. К авансовому отчету прикладываются оправдательные документы (товарные чеки, проездные билеты, квитанции), командировочное удостоверение. Целесообразность расходов подтверждает руководитель отдела. Расходы проверяются бухгалтерией, утверждаются руководителем предприятия.

Расходы на командировку являются нормируемыми, т.е. включаются в себестоимость по нормам, установленным правительством или Министерством Финансов РФ. Нормы оплаты командировочных расходов установлены отдельно для командировок внутри страны, в страны СНГ и другие зарубежные страны. Руководитель предприятия может разрешить оплату командировочных расходов сверх установленных норм, однако разница прибавляется к зарплате и облагается подоходным налогом и социальными взносами.

Принятые бухгалтерией расходы по авансовому отчету оформляются с помощью следующих проводок:

Закупка материалов экспедиторами (Д 10 - К 71);

Отнесение командировочных расходов на общепроизводственные и общехозяйственные расходы (Д 25, 26 - К 71).

Остатки неизрасходованных сумм аванса подотчетное лицо обязано сдать в кассу не позднее трех дней после возвращения из командировки. Несданные в срок суммы отражаются проводкой Д 94 - К 71. В дальнейшем эти суммы списываются посредством удержания из заработной платы Д 70 - К 94, либо, если средства не могут быть удержаны из заработной платы, то за счет возмещения материального ущерба - Д 73 - К 94.

3. Порядок открытия расчетного счета. Синтетический и ан учет операций на расчетном счете

Количество расчетных счетов, необходимых для осуществления расчетов, определяется самим предприятием. По своему усмотрению предприятие выбирает и банки для их открытия. С любого из них оно может производить все виды операций. Порядок открытия расчетных счетов, совершения и оформления операций определяется Центральным Банком РФ.

При открытии расчетного счета предприятие представляет в банк заявление об открытии счета и нотариально заверенные копии документов о создании предприятия (учредительный договор и устав), справки о регистрации предприятия, о его постановке на налоговый учет в налоговой инспекции и в социальных фондах, карточки с образцами подписей распорядителей кредитов (руководителя предприятия, его заместителя) и главного бухгалтера, которые заверяются нотариусом. Один экземпляр карточки с образцами подписей и печати (первое время без печати) хранится у контроллера банка для постоянного контроля подлинности представляемых денежных документов.

Каждому открытому счету присваивается номер, о чем делается пометка в уставе предприятия, заверенная гербовой печатью банка. Далее этот номер указывается во всех документах, связанных с движением денежных средств. При возникновении изменений в названии предприятия, характере его уставной деятельности, состава распорядителей расчетного счета в указанную документацию вносятся соответствующие изменения.

Банковское расчетно-кассовое обслуживание предприятия осуществляется по договору между предприятием и банком, в котором оговаривается стоимость банковских услуг, проценты за хранение денежных средств.

Аналитический учет по счету 51 «Расчетные счета» ведется по каждому расчетному счету. Ежедневно организации получают от кредитной организации выписку о движении средств по своему расчетному счету, содержащую перечень произведенных по нему за день операций. Выписка банка из расчетного счета заменяет собой регистр аналитического учета по расчетному счету и одновременно служит основанием для бухгалтерских записей. Сохраняя денежные средства предприятий, банк является должником предприятия по сохраняемым суммам, поэтому остатки средств и поступления на расчетный счет банк записывает по кредиту расчетного счета, а уменьшение своего долга (списания, выдача наличными) — по дебету. Обрабатывая выписки, бухгалтер должен помнить об этой особенности и записывать зачисленные суммы и остаток по дебету счета 51 «Расчетные счета», а списания — по кредиту.

Регистрами синтетического учета по счету 51 является журнал-ордер № 2 и ведомость № 2. В журнале-ордере № 2 отражают обороты по кредиту счета 51, в ведомости № 2 — по дебету этого счета. Основанием для заполнения этих регистров являются проверенные и обработанные выписки из расчетного счета и приложенные к ним расчетные документы. Обязательное условие для заполнения регистров — использование одной строки для каждой выписки независимо от того, за какой период она составлена (за один, два, три, пять дней и др.). Количество занятых строк журнала-ордера № 2 и ведомости № 2 за каждый месяц должно быть одинаковым и равно количеству полученных за этот период выписок из банка. Как в журнале-ордере № 2, так и в ведомости № 2, суммы записываются в разрезе корреспондирующих счетов с дебетом и кредитом счета 51. Наличие этих показателей за каждый отчетный день и месяц позволяет счетным работникам анализировать источники поступления денежных средств на расчетный счет предприятия, контролировать целевое использование средств, исполнение обязательств перед бюджетом. Взнос наличными из кассы (Д 51 - К 50);

Зачисление выручки от покупателей (Д 51 - К 62) (например, аванс за будущую поставку продукции);

Получение кредитов банков, займов (Д 51 - К 66, 67);

Получение наличных в кассу (Д 50 - К 51);

Перечислено поставщику за поставленные материалы(Д 60 - К 51) (например, выдан аванс поставщику за предстоящую поставку материалов);

Перечислено в бюджет, органам социального страхования(Д 68, 69 - К 51);

Погашение кредитов банков(Д 66,67 - К 51).