19. Місце та роль апарата управління в системі інформаційних зв’язків підприємства.
Однією з основних ролей, які виконує аппарат управління в процесі виробничо-госпгодарської діяльності безпосередньо стосується обробки різноманітної інформації. Аппарат управління отримує інформацію та може виробляти інформацію у наступних формах: Дані, які видаються комп’ютером в електронній формі. Документи, які передають інформацію в цифровій формі. Усна інформація, яка передається по телефону, а також у електронній формі.
Аппарат управління використовує отримані дані в якості основи для прийняття управлінських рішень. Це можуть бути такі рішення: 1. Місцевого та оперативного характеру – такі, які стосуються закупівлі сировини та матеріалів, підвищення або зниження цін, наймання та звільнення робітників. 2. Довгострокового, стратегічного характеру – рішення, пов’язані з інвестиціями, оновленням асортименту продукції, розвитку підприємства та ін.
Таким чином, аппарат управління – це своєрідна “фабрика, яка оброблює інформацію”, яка має на виході продукцію двох типів: інформація (дані, документи, усна інформація) та управлінські рішення (довгострокові та короткострокові). В окремих випадках аппарат управління спеціалізується в однєї з цих областей.
20. Організація документообігу на підприємстві.
Внутрішнє управління інформаційними потоками підприємства базується на понятті документообороту (документообігу).
Успіх управлінської діяльності в значному ступені залежить від того, наскільки швидко та якісно відбувається обробка всієї необхідної документації, рух якої здійснюється за визначеними маршрутами від місця формування (складання) або надходження на підприємство до відправлення зацікавленим організаціям або здачі на зберігання в архів. Цей рух документів і називається документооборотом. Він має бути організований таким чином, щоб не було затримок та накопичення документації на робочіх місцях. З цієї мети на підприємствах необхідно встановлювати конкретні терміни перебування документів у кожного виконавця, здійснювати контроль за їх проходженням про всіх робочих місцях. Порядок руху документів можна представити наступним чином:
21.Сутнісна характеристика управління документацією.
Управління документацією охоплює життєвий цикл документів з моменту їх створення, виконання ними відповідних задач в управлінні до знищення або передавання в архів.
Управління документацією складається з чотирьох основних складових, які в сукупності дозволяють досягнути ефективності “документальної” діяльності та сприяти розвитку підприємства за рахунок систематичного використання документованої інформації. Елементи управління документацією містять наступні етапи:
Створення документів. Цей елемент розуміється як встановлення необхідного переліку використовуваних документів, їх назв та функціонального призначення, проектування форм документів, спостерігання за їх використовуванням, застосування інформаційних технологій для складання документів.
Зберігання та використання документованої інформації. Передбачає формування справ, створення файлів та систем пошуку документів й інформації, розвиток систем передачі інформації, телекомунікацій, копіювання, тиражування документів; створення центрів зберігання документів або адміністративних архівів (використовується в Росії).
Передача документів на постійне зберігання. Цей елемент розуміється як складання переліку документів з термінами зберігання, оцінка документів, ідентифікація та опис кожного документу та комплексів документів. Цінність та необхідність зберігання признається за документами, які можуть слугувати для доказів існуючих угод або для проведення історичних досліджень.
Управління архівами. Передбачає проектування та будівництво архівохранилищ, удосконалення методів консервації та реставрації, систематизації та опису архівних фондів, доступу до документів, створення довідкових засобів та розповсюдження в суспільстві інформації щодо архівів.
Таким чином, управління документацією розуміється як повноцінна управлінська функція організації, реалізація якої розповсюджується на всі стадії життєвого циклу документів, всі види документів та системи документації підприємства. Управління документації грунтується на принципах економічності та ефективності та на широкому використанні нових інформаційних технологій, що забезпечують якісний менеджмент по відношенню до документації підприємства як повноцінному ресурсу управління. Тим самим підкреслюється взаємозв’язок документації та інформації в управлінні.