42. Документальное оформление учета ндс: счет-фактура, журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур, книга покупок, книга продаж.

Согласно п.1 ст.169 НК РФ счет-фактура является документом, служащим основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав (включая комиссионера, агента, которые осуществляют реализацию товаров (работ, услуг), имущественных прав от своего имени) к вычету или возмещению из бюджета соответствующих сумм НДС.

Счет-фактура должен быть составлен в двух экземплярах (первый - покупателю, второй - продавцу) и выставлен покупателю не позднее пяти дней считая со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг).

Кроме того, налогоплательщик обязан составить счет-фактуру в одном экземпляре для себя в следующих случаях:

•при получении предоплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (работ, услуг), имущественных прав, том числе и по экспортным операциям;

•при выполнении строительно-монтажных работ собственными силами;

•при выполнении обязанностей налогового агента;

•при безвозмездной передаче имущества;

•при получении финансовой помощи, денежных средств на пополнение фондов специального назначения, в счет увеличения доходов, процентов по векселям, процентов по товарному кредиту в части, превышающей размер процента, рассчитанного в соответствии со ставкой рефинансирования ЦБ РФ, страховых выплат по договорам страхования риска неисполнения договорных обязательств (п.19 Правил);

•при возникновении положительных суммовых разниц (в счете-фактуре следует указать формулировку: "Суммы, связанные с оплатой реализованных товаров (работ, услуг, имущественных прав" - см. п.19 Правил)

Журнал учета полученных от продавцов счетов-фактур ведется покупателями. В этом журнале регистрируются оригиналы всех входящих документов. Копии этих счетов-фактур хранятся у продавца в журнале учета выставленных счетов-фактур.

Обязаны составлять счета-фактуры и вести журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур налогоплательщики:

•по операциям, подлежащим налогообложению;

•по операциям, освобожденным от налогообложения в соответствии со ст.149 НК РФ;

•освобожденные от исполнения обязанностей плательщиков НДС в соответствии со ст.145 НК РФ.

Книга покупок оформляется на основании счетов-фактур, предъявленных поставщиками и подрядчиками налогоплательщику, а также иных документов, предъявленных налогоплательщику. Книга покупок оформляется за налоговый период. Нумерация страниц (листов) каждый раз начинается заново. Ведение книги покупок допускается в электронном виде. В этом случае не позднее 20-го числа месяца, следующего за истекшим налоговым периодом, книга покупок распечатывается, прошнуровывается, пронумеровывается и скрепляется печатью. Оформление дополнительных листов книги покупок также допускается в электронном виде. Дополнительные листы распечатываются и прикладываются к книге покупок за налоговый период, в котором был зарегистрирован счет-фактура до внесения в него исправлений, и пронумеровываются с продолжением сквозной нумерации, прошнуровываются и скрепляются печатью. Правильность ведения книги покупок контролирует руководитель или уполномоченное им лицо.

Книга продаж предназначена для регистрации счетов-фактур, а иногда и других документов, при реализации товаров (выполнении работ, оказании услуг) организациями и предпринимателями во всех случаях, когда возникает обязанность по исчислению налога на добавленную стоимость.

Книга продаж может вестись вручную, но в большинстве случаев заполняется в электронном виде, а по окончании налогового периода, который составляет один квартал, распечатывается.В этом случае книга продаж фактически представляет собой таблицу на одном или нескольких листах бумаги формата А4, прошнурованных, пронумерованных и скрепленных подписью руководителя и печатью организации. Книга продаж должна храниться у продавца в течение полных 5 лет с даты последней записи.