Раздел II. «документирование трудовых отношений. Организация кадрового делопроизводства».

ТЕМА: ПОНЯТИЕ И КЛАССИФИКАЦИЯ КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ». «ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ КАДРОВОЙ ОРД. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

Задачи управления трудовыми отношениями можно решить только при наличии отрегулированной системы документального обеспечения работы с кадрами, надлежащей постановки кадрового делопроизводства. Под обобщающим понятием кадровой документации или документации по личному составу (ЛС) подразумевают широкий круг документов, содержащих сведения о работниках предприятия и деятельности КС. Эти документы подразделяются на следующие виды:

• ОРД по кадрам

• Персональные документы

• Учетные документы

• Плановые документы

• Отчетно – статистические документы

1. Наиболее многочисленную группу составляет ОРД по кадрам, которая подразделяется на три вида:

-Организационные документы: положения о КС, должностные инструкции работников КС, правила внутреннего трудового распорядка (ВТР), положение о персонале, штатное расписание.

-Распорядительные документы – приказы, распоряжения, указания по вопросам кадровой работы (ОРД, относящаяся к основной деятельности), а также приказы или распоряжения по ЛС (отражающие процессы движения кадров).

- Информационно – справочные документы – протоколы заседаний аттестационных комиссий, переписка по работе с кадрами, графики отпусков.

2. Персональные документы – содержащие сведения о каждом работнике предприятия: трудовая книжка, справки с места работы, характеристики и рекомендательные письма, резюме.

3. Плановые документы, содержащие планирование основных мероприятий по работе с кадрами: перспективные и текущие планы мероприятий по работе с кадрами, личные планы работников КС.

4. Отчетно-статистические документы: различные виды текущей и государственной отчетности по кадрам.

5. Учетные документы – это документы по учету ЛС работников: приказы по ЛС, личные характеристики формы Т -2, и другие учетные формы, личный листок по учету кадров или анкета входящая в состав личного дела работника.

КС оформляет кадровые документы, осуществляет документирование и выполняет технологический процесс организации работы с документами и ведет делопроизводство в КС. Организация работы с документами в КС включает:

• Организацию документооборота

• Использование документов в текущей деятельности

• Хранение документов

Документооборот включает в себя: регистрацию входящей или исходящей документации по кадрам, контроль за сроками исполнения, номенклатуру дел, создаваемых в КС, организацию хранения кадровых документов. Делопроизводство в КС осуществляется в соответствие с трудовым законодательством и нормативно – методическими документами. Организация делопроизводства определяется ГС ДОУ, введенной в действие в 1991 году в РФ.

В своей деятельности КС применяет унифицированные формы кадровых документов, содержащиеся в УСОРД: анкета и дополнения к ней, заявления, объяснительная и докладная записка, представление. Кроме того, документация по ЛС должна оформляться в соответствии с унифицированными формами первичных документации по учету труда и его оплате, введенными в действие Постановлением государственного комитета по статистике РФ от 5.01.2004 г. №1:

- №Т-1, №Т1-а: приказ о приеме на работу работника.

- №Т-2 – личная карточка работника.

- №Т-3 – штатное расписание

- №Т-4 – учетная карточка научного работника

- №Т-5, №Т5-а – приказ о переводе работника на другую работу.

- №Т-6, №Т6-а – приказ о представлении отпуска работнику.

- №Т-7 – график отпусков

- №Т-8, №Т8-а – приказ о прекращении трудового договора.

-№Т9,Т9-а – приказ о направлении работника в командировку

- №Т-10 – командировочное удостоверение

- №Т10-а – служебное задание и отчет о его выполнении.

- №Т-11, Т11-а – приказ о поощрении работника.

Ведение этих форм является обязательным в КС организаций всех форм собственности. Однако организация вправе вносить дополнительные реквизиты в указанные формы применительно к особенностям деятельности (изменение отдельных реквизитов не допускается).

Оформление кадровых документы осуществляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30 – 2003, а также Рекомендациями по оформлению служебных документов на основе ГОСТ Р 6.30 – 2003.

ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ КАДРОВОЙ ОРД

1. Гриф утверждения документов: проставляется на ОРД, регламентирующей управление персоналом: положение об отделе кадров, должностная инструкция работника отдела кадров, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка и других.

2. Гриф согласования документа:

1. Внешнее согласование документов с другими организациями. По типу внешнего согласования осуществляется согласование отдельных документов, издаваемых КС, с профсоюзным комитетом организации или другим органом самоуправления. Реквизит состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», сразу после чего делается ссылка на номер и дату протокола заседания профсоюзного комитета.

2. Реквизиты визы согласования документов (внутреннее согласование) проставляется на приказах и иных документах правого характера, создаваемых в КС. Виза проставляется на оборотной стороне последнего листа подлинника документа (в нижней части листа и включает подпись визирующего, расшифровку подписей, И.О.Ф, должность и дату согласования.

ОРД по кадрам визируется в зависимости от характера и содержания документа, создаваемого КС, исполнителем (начальником отдела кадров), заинтересованными должностными лицами – руководителями подразделений, в которых работают работники, упоминаемые в приказе, ответственными лицами финансово – экономических служб, зам. Руководителя организации, курирующим данный вопрос (начальник отдела кадров, зам. руководителя по кадрам, гл.бухгалтер, юрисконсульт).

Виза в обязательном порядке включает дату согласования документов. При наличии замечания документов виза оформляется следующим образом. Пример:

Нач.юр. отдела л/п И.О.Ф.С замечаниями (прилагаются на одном листе).

00.00.0000

Также на документах проставляется отметка об исполнение документа и направление его в дело.

Виза ознакомления работника с содержанием ОРД проставляется либо в документах напротив пункта, который касается работника, либо после подписи руководителя.

ТЕМА: ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ОСНОВНЫХ ФУНКЦИЙ КС. ДОКУМЕНТЫ, РЕГЛАМЕНТИРУЮЩИЕ УПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОМ И ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ КС.

1. Состав и общая характеристика ОРД, регламентирующей управление персоналом.

К локальным нормативным актам (ЛНА) на предприятии по управлению персоналом относится следующие документы:

• Коллективный договор

• Правила ВТР

• Положение о персонале

• Этический кодекс работника

• Организационная структура и штатная численность

• Штатное расписание

• Иные ЛНА, издаваемые в организации.

СОДЕРЖАНИЕ И ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ ШТАТНОГО РАСПИСАНИЯ

На основание структуры и штатной численности в организации подготавливается штатное расписание. Оно является обязательным документом на предприятии и подготавливается службой труда и заработной платы либо кадровой службой, работающей в новых условиях. В первом случае документ ежегодно передается в КС для использования в текущей деятельности.

Штатное расписание содержит название структурных подразделений; наименования должностей; сведения о количестве штатных единиц в подразделение и в целом по организации, размеры должностных окладов, надбавок. Штатное расписание содержит плановые цифры о фонде заработной платы . При поступлении работников на работу им устанавливается заработная плата в пределах плановых показателей по штатному расписанию в зависимости от наличия образования и опыта работы работника по той должности, где он будет работать. Наименование должностей должно соответствовать Общероссийскому классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.

Гриф утверждения содержит сведения о номере и дате приказа, которым утверждено штатное расписание, а также количестве штатных единиц в целом по предприятию. Гриф утверждения обязательно утверждается печатью предприятия.

Документ содержит виды согласования с заинтересованными службами:

1. Виза исполнителя ( начальник отдела труда и з\п)

2. Визы согласование (гл.бухгалтер, руководитель структурного подразделения, должности которого отражены в штатном расписании).