Тема: систематизация и хранение документов кс. Номенклатура дел кадровой службы

Правильное формирование и учет документов в КС обеспечивается с помощью номенклатуры дел организации. Номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в КС, в которых указываются сроки их хранения. Номенклатура дел подписывается её руководителем.

ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ КС

Дела в КС формируются в соответствии с номенклатурой дел, по которой определяют, сколько папок необходимо сформировать для заведения дел. Наименования папок должны соответствовать заголовкам дел.

ПРАВИЛА ФОРМИРОВАНИЯ ДЕЛ В КС:

1. Документы постоянного и временного сроков хранения формируют раздельно.

2. Каждый документ, помещаемый в дело, должен соответствовать требованиям Государственных стандартов по оформлению ОРД.

3. Толщина дела должна быть не более 4 см. и объем не более 250 листов.

4. Приказы по основной деятельности формируют отдельно от приказов по ЛС.

5. Подготовка передачи документов в архив КС.

Сроки хранения документов

1. Указания администрации района и департамента по кадрам – 5 лет.

2. Приказы руководителя по Л.С. -75 лет.

3. Приказы по предоставлению отпусков и командировок – 3 года.

4. Основания к приказам по Л.С. – 3 года.

5. Договоры о полной материальной ответственности – 5 лет.

6. Отчеты и справки по кадрам – 5 лет.

7. Переписка организации с отдельными лицами по кадрам – 3 года.

8. Мед. справки на работников и документы о периодических медосмотрах – 3 года.

9. Штатные расписания – 1 год.

10. Книга учета движения трудовых книжек – 5 лет.

11. График отпусков – 1 год.

12. Личные карточки формы Т-2 – 75 лет.

13. Протоколы заседаний тарифно-квалификационной комиссии – 15 лет.

14. Личные дела специалистов и журнал учета личных дел – 75 лет.

15. Журнал учета лиц, уходящих на пенсию – 5 лет.

16. Основания для выдачи трудовых книжек впервые – 10 лет.

17. Книга учета нарушителей трудовой дисциплины – 3 года.

18. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них – 50 лет.

19. Должностные инструкции – 3 года.

20. Номенклатура дел – 5 лет.

Подготовка передачи документов в архив кс

В КС документы хранятся еще один год после окончания текущего года, после чего передаются в архив организации.

Проведение экспертизы ценностей документов организации осуществляется под руководством экспертной комиссии, в порядке, установленном локальным нормативным актом предприятия, на основании указаний Главархива РФ.

Комиссия должна определить сроки хранения документов с помощью специальных перечней, утвержденных Федеральной архивной службой РФ, которая установила следующие сроки хранения документов:

а) дела постоянного и долговременного свыше 10 лет срока хранения,

б) дела краткосрочного до 10 лет срока хранения.

Законченные в делопроизводстве дела постоянного и долговременного сроков хранения, а также приказы по Л.С. готовятся и передаче в архив организации после окончания календарного года, в котором они заведены.

Оформление дел

До передачи дел в архив КС должна произвести их оформление. Это работа производится ответственным специалистом КС за работу с документами. Оформление дел подразделяется на полное и частичное. Полному оформлению подлежат дела постоянного и долговременного срока хранения, а частичному - дела временного хранения. По результатам экспертизы на документы постоянного и долговременного сроков хранения составляется опись тех дел, которые передаются в архив, а также акты на выделение дел к уничтожению, срок хранения которых истек. Опись составляется отдельно на дела постоянного и долговременного срока хранения и приказы по Л.С. в 2-х экземплярах, один из которых передается в архив с делом, а второй остается в КС.

Дела включаются в акт об уничтожении в том случае, если их срок хранения истек 1 января года, в котором составлен акт. Опись на уничтожение дел и передачу в архив осуществляется под роспись работника КС и архивариуса.