Тема: характеристика документов, сопровождающих процесс движения кадров

ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ ТРУДОВЫХ ДОГОВОРОВ О ПРИЕМЕ НА РАБОТУ

Оформление приема на работу начинается с составления работником и работодателем трудового договора. От имени работодателя эту функцию выполняет КС. В соответствии со ст.67 ТК составляется в письменной форме в двух экземплярах, каждый из которых подписывается работником и руководители КС осуществляется подготовку проекта трудового договора и представляет его на подпись руководителю. По общему правилу договор оформляется КС до начала работы. Однако если работник фактически был допущен к работе ведомо администрации, то КС должны оформить договор не позднее 3 дней со дня фактического допуска к работе, КС заключает следующие виды трудового договора:

1. Бессрочные

2. Срочные (со сроком не более 5 лет)

При составлении срочных т.д. КС должна учитывать что они заключили только по определенным основаниям предусмотренными ст.59.

Трудовой договор является локальным нормативным актом и оформляется в порядке предусмотренном на предприятии. Как правило до оформления на типовых бланках, форма которой подготавливается юридической или кадровой службой.

При этом может использоваться примерная форма т.д.предусмотренная рекомендациями по заключению трудового договора в письменной форме, принятыми постановлениями мин труда РФ от 14.07.93 г № 135.

В настоящее время определённой унифицированной формы трудового договора нет. Все типовые формы носят рекомендательный характер и могут изменятся и дополняться разработчиками документации на предприятии. При разборке формы трудового договора необходимо отражать в них существуют условия предусмотренные в статье 57 ТКРФ (в обязательном порядке).

По мимо существующих условий в договоре могут отражаться и иные условия по усмотрению сторон. Сведения о работнике включает все реквизиты предусмотренные последней графой : адрес, паспортные данные, Ф.И.О, подпись; Сведения о работодателе включают: наименование и место нахождения юридического лица, почтовый адрес организации , Ф.И.О, подпись, должность руководителя, договор заверяется печатью организации.

ОФОРМЛЕНИЕ УЧЕНИЧЕСКОГО ДОГОВОРА.

По мимо трудового договора КС могут заключается с работником в дополнение к основу трудовому договору и иными договоров:

• Ученический договор

• Договор полной материальной ответственности.

• Оформление допуска к государственной тайне.

Правовой режим ученического договора:

Ученический договор оформляется КС в соответствии с нормами главы 32 ТКРФ. КС оформляет 2 вида договоров:

1. Договор на профессиональное обучение с лицом ищущим работу который является договором гражданско-правового характера и регулируется ГКРФ.

2. С работником данной организации на переобучение без отрыва от работы, который регулируется нормами ТКРФ.

СОДЕРЖАНИЕ (СУЩЕСТВЕННЫЕ УСЛОВИЯ) УЧЕНИЧЕСКОГО ДОГОВОРА

• Наименование сторон.

• Конкретная профессия, специальная квалификация которую приобретает ученик.

• Обязанность работодатель обеспечивает работнику возможность обучения в соответствии с ученическим договором.

• Обязанность работника пройти обучение и в соответствии с полученной проф по трудовому договору с работодателем в течение срока установленного ученическим договором.

• Срок ученичества.

• Размер оплаты в период ученичества.

По соглашению сторон ученического договора может содержать и иные условия, которые не должны противоречить нормам трудового законодательства. Порядок оформления ученического договора аналогичен трудовому договору.

ХАРАКТЕРИСТИКА ДОКУМЕНТОВ, ОПОСРЕДСТВУЮЩИХ ПРОЦЕСС ДВИЖЕНИЯ КАДРОВ

Выполняемые КС виды работ документируются посредством создания следующих документов:

1. Документы по приему работников на работу:

- анкета или личный листок по учету кадров - документ, содержащий перечень вопросов в персональных данных соискателя, составляемых по определенной форме. Документ заполняется на бланке установленной формы лично соискателем путем описания соответствующих данных, либо расстановки условных обозначений.

Заполняется на основании личных документов. По структуре документ подразделяется на пункты. В необходимых случаях пункты группируются в разделы.

Заполняются сведения личного характера: Ф.И.О., дата и место рождения, наименование специального ученического заведения, которое пишется полностью, с указанием документом об образовании; место проживания; указание гражданства; для имеющих ученые степени – указание степени, а также звания, научные труды; знание иностранных языков, семейное положение с перечислением состава семьи; о привлечении к судебной ответственности работника и его семьи; о пребывании заграницей, о выполняемой работе.

АВТОБИОГРАФИЯ

Это документ, представляющий жизнеописание соискателя по установленной на предприятии форме.

Автобиография в отличие от резюме несет в себе информацию о жизни соискателя.

Содержание документа дает возможность администрации установить следующие сведения о соискателе:

• Ф.И.О. и другие личные данные; социальное происхождение; гражданство или национальность.

• Сведения об образовании, в том числе специальность по диплому.

• Сведения о работе, т.е. с какого времени начал работать, причины перерыва в работе и перехода на другую работу.

• Сведения о ближайших родственниках с указанием года рождения, рода занятий и адреса проживания.

• О привлечении к судебной ответственности соискателя и ближайших родственников.

• Проживание за границей.

• Иные сведения, которые соискатель считает необходимым сообщить.

Оформление документа осуществляется с требованиями ГОСТ Р 6.30 – 2003.

Подписывается с проставлением даты составления в хронологической последовательности.

РЕЗЮМЕ

Составляется в обратной последовательности. При этом отражаются наиболее существует сведения о библиографических данных и проф. качествах. Структура резюме включает следующие пункты:

1. Личные данные работника (Ф.И.О., адрес, телефон, дата рождения).

2. Цель резюме (место, на которое претендует соискатель).

3. Уровень образования (от окончания вуза до года окончания школы, в обратном порядке).

4. Трудовая деятельность, в которой заполняются в обратном порядке сведения о трудовой деятельности с настоящего времени до окончания школы.

5. Специальные знания (языки, ПК), ( Объем резюме не более 2 печатных страниц).

ЗАЯВЛЕНИЕ О ПРИЕМЕ НА РАБОТУ

Нормами ТКРФ заявления о приеме на работу не предусмотрено. Однако на практике такой документ продолжает оформляться.

Реквизиты:

• Адресат: адресуется должностному лицу, пишется от руки, либо по типовой форме с указанием должности, структурного подразделения, даты приема и его условий.

Представлены сведения об ознакомлении работника с условиями приема и согласия с ними, дата и подпись.

После составления заявления работником кадровик производит его оформление, т.е. располагается виза руководителя подразделения, где он будет работать, а также виза руководителя КС и другого руководителя в соответствии с локальным актом.

После того кадровик знакомит работника с организационными документами, с уставом и коллективным договором, должностной инструкцией, условиями труда, трудовым договором.

ОФОРМЛЕНИЕ КС ДОКУМЕНТОВ ПО ПЕРЕВОДУ РАБОТНИКА НА ДРУГУЮ РАБОТУ

Перевод работника или перемещение производится КС на основании приказа руководителя. При этом применяется унифицированная форма Т-5, утвержденная постановлением Госкомитета РФ по статистике ( Росстата). Указанная форма применяется для оформления и учета переводов и перемещений работника на другую работу в пределах предприятия. Подготовка проекта приказов осуществляется уполномоченным работником КС на основании соответствующих документов. Проект приказа оформляется в соответствии с требованиями ГОСТА.

ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ ПО УВОЛЬНЕНИЮ РАБОТНИКОВ

Увольнение производится на основании приказа руководителя формой Т-8. Проект приказа подготавливается уполномоченным работником КС на основании соответствующих документов. Состав их определяется ТКРФ в зависимости от основания увольнения. Оформляется увольнение приказом по Л /С, затем производится запись в трудовой книжке и в личной карточке Т-2, после этого с работником производится полный расчет по форме Т-61. Ознакомление с приказом об увольнении производится под роспись работника.

ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ ПО КОМАНДИРОВАНИЮ РАБОТНИКОВ

Направление работников в командировку производится на основании приказа типовой формы Т-9. Подготовка приказа осуществляется работником КС, аналогично подготовке приказа по увольнению.

ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ ПО ОТПУСКАМ

Представление отпусков работнику осуществляется на основании приказа типовой формы Т-6, который составляется кадровой службой на основании графика отпусков. Оформление приказа производится работником КС аналогично вышеуказанным приказам. В качестве основания указывается график отпусков и заявление работника.

ТЕМА: ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ ПРИКАЗОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Оформление приказов по личному составу (Л/С) является одной из важнейших функций КС и осуществляется в соответствии с распределением функции должностными обязанностями. Приказы по Л.С. оформляются и ведутся строго отдельно от приказов по основной деятельности. Вместе с тем обе разновидности приказов оформляют на бланках одинаковой формы, если имеют текстовую, содержательную часть. Тексты большинства приказов по Л.С. не имеют констатирующей части и глагола «ПРИКАЗЫВАЮ», как в приказах по основной деятельности. Поэтому приказы по Л/С как правило начинаются с распорядительного действия.

Различают простые (индивидуальные) и сложные (сводные) приказы по Л.С. В простых содержится информация об одном работнике, а в сложных – о нескольких сотрудниках.

При составление сводных приказов необходимо учитывать, что один документ не должен содержать информацию с различными сроками хранения. Поэтому на практике выделяют в отдельные дела приказы по предоставлению отпусков и командировкам, которые имеют короткие сроки хранения, в отличии от приказов с длительными сроками хранения (75 лет) по приему, переводу и увольнению. Также отдельно оформляется приказы о поощрениях и взысканиях. Они имеют констатирующую часть.

Содержание каждого пункта приказа по Л.С. должно быть сформулировано в соответствии с требованиями ТК РФ. На практике нет единого подхода построения текстов приказа по Л.С. Для правильной подготовки текстов приказов, необходимо различать постоянную, т.е. одинаковую для всех приказов информацию, и переменную - различную для отдельных видов приказов.

Постоянной для любого приказа по Л.С. информацией является:

• Ф.И.О. работника (исключение: в приказах на прием И.О. пишется полностью).

• Указание распорядительного действия (принять, перевести, уволить…)

• Наименование должности и структурного подразделения,

• Дата вступления в силу конкретного пункта приказа, если она не совпадает с датой регистрации,

• Основание к приказу.

Наличие других сведений в отдельных пунктах приказов определяется спецификой распорядительного действия.

В приказах на прием:

В приказе отражается установленный размер оплаты труда, при необходимости отражается прием с испытательным сроком; прием на работу с особыми условиями труда и другие условия, отличающиеся от нормальных.

Образец приказа на прием

Христюк Александра Михайловича принять на работу с 15.09.2011 года, токарем 3 разряда, в слесарный цех, с тарифной ставкой – 1850 рублей в день.

Основание: Трудовой договор с Христюк А.М. от 15.09.11г.

В ПРИКАЗАХ НА ПЕРЕВОД:

При переводах на другую работу указываются:

1. Новая должность и подразделение.

2. Для временных переводов указывается его вид.

3. Причина перевода в соответствии с нормами ТКРФ.

4. Изменения в оплате труда.

5. Основание к приказу на перевод.

Например:

Христюк Александра Михайловича, уборщика помещения, перевести с его согласия курьером с 21.09.2011 года.

Установить Христюк Александру Михайловичу должностной оклад 15000 рублей в месяц. Сохранить средний заработок в течение 2 –х недель со дня перевода.

Основание: заключение ВКК от 20.09.2011 года.

Образец приказа о временном переводе:

Христюк Александра Михайловича, уборщика помещений, перевести курьером на период декретного отпуска Власовой С.Н., с 15.09.2011 года, с оплатой по выполняемой работе.

В приказах на увольнение:

Указывается причина увольнения со ссылкой на соответствующую статью ТКРФ.

Например:

Христюк Александра Михайловича, уборщика помещений, уволить 21.09.2011г. за неоднократное неисполнение работником без уважительных причин трудовых обязанностей по п.4 ст.81 ТК РФ.

Основание: 1) Приказ № 87К от 3.09.2011г., докладная записка заведующей канцелярией от 20.09.2011г.

2. Объяснительная записка Христюк Александра Михайловича от 20.09.2011 г.

ПРИ ПРЕДОСТАВЛЕНИИ ОТПУСКА.

В приказах по представлению отпуска указывается: вид отпуска, его продолжительность, дата начала и окончания.

Например:

Христюк Александру Михайловичу, уборщику помещения, предоставить очередной трудовой отпуск продолжительностью 27 календарных дней с 15.09.2011г, по 12.10. 2011г.

Основание: график отпусков.

В отдельных случаях в качестве основания предоставления отпуска указывается заявление работника.

При командировании работников

В приказах по командированию работников указывается дата и продолжительность командировки, наименование организации, куда направляется работник, и основание к приказу.

Например:

Христюк Александра Михайловича, экспедитора транспортного отдела, командировать в город Рязань на электромеханический завод с 01 по 10 октября 2011 года, с целью оформления отгрузки и доставки материалов.

Основание: служебное задание от 30.09.2011г., командировочное удостоверение от 30.09.11г. №42.

Приказы по Л.С. составляются и оформляются в соответствии с требованиями ГОСТА Р.6.30 – 2003г., а также методических рекомендаций по оформлению ОРД.

Проект приказа должен иметь подпись руководителя под текстом приказа, визы согласования с заинтересованными должностными лицами на обороте последнего листа подлинника приказа (аналогично визированию положения об отделе кадров). Кроме того приказ визирует руководитель структурного подразделения, работники которого указаны в приказе.

Приказы по Л.С. доводятся до сведения работников под расписку.

Приказы по Л.С. обязательно регистрируются в журнале регистрации в документальной или электронной форме (проставляется обязательно №, дата издания приказа и его содержание).

В зависимости от вида приказа рекомендуется при регистрации приказа его индексировать с прибавлением к порядковому номеру приказа буквенного обозначения. Информация, содержащаяся в приказе, проставляется в карточке Т-2.

ТЕМА: ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ КС ПО ВЕДЕНИЮ И ХРАНЕНИЮ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК.

Трудовая книжка в соответствии с статье 66 ТКРФ, является основным документом о трудовой деятельности и стаже работника.

С января 2004 года изменен порядок ведения и хранения трудовых книжек, и введена новая форма трудовой книжки.

Оформление и ведение трудовых книжек осуществляется в соответствии с Инструкцией о порядке оформления и ведения трудовых книжек работников, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.03.03г., №64, в соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 16.04.03г. № 225.

Предприятие обязано вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего свыше 5 дней по основной работе.

Оформление трудовой книжки впервые осуществляется КС в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема.

СТРУКТУРА ТРУДОВОЙ КНИЖКИ

1. Заполнение сведений о работнике (Ф.И.О., дата рождения, трудовая функция работника – образование, профессия).

2. Раздел: Сведения о выполняемой работе - сделаны в виде таблицы, в которой заполняется номер, дата, сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, повышении квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона); дата и номер документа на основании которого внесена запись.

Раздел: Сведения о награждении - сделаны в виде таблицы, в которой заполняется номер, дата, сведения о награждениях (о поощрениях); дата и номер документа, на основании которого внесена запись.

Взыскания в трудовую книжку не вносятся, кроме случаев дисциплинарного увольнения. Также в третий раздел книжки не вносятся сведения о премиях, предусмотренных системой оплаты труда на регулярной основе.

Работник вправе попросить в трехдневный срок копию или выписку из книжки.

Записи в трудовую книжку вносятся на основании приказа, в семидневный срок с момента его издания, и должны соответствовать тексту приказа. Записи должны производиться без сокращений и зачеркиваний, в установленном порядке.

Работник должен быть ознакомлен под роспись в личной карточке форме Т-2.

Сведения о работе по совместительству могут вноситься по желанию работника в трудовую книжку, на основании соответствующей справки.

Кроме сведений о работе в графу вторую вносятся записи:

- о времени военной службы (службы в МВД и таможне).

- о времени обучения на курсах и в школах повышения квалификации.

В случае исправления сведений в трудовой книжке по заявлению работника, ему может быть выдан дубликат трудовой книжки без записи, признанной недействительной.