7.2.2. Учетные регистры. Оборотная ведомость

Записать операцию в счетах бухгалтерского учета значит отразить ее содержание в бухгалтерских книгах, карточках или свободных листах (ведомостях), которые являются учетными регистрами. Запись хозяйственных операций в учетных регистрах называется учетной регистрацией.

Регистрами синтетического учета являются главная книга, книга "Журнал-Главная", журналы-ордера.

Регистрами аналитического учета являются книги, карточки, ведомости.

Карточки делают из плотной бумаги или тонкого картона и хранят в специальных ящиках (картотеках). Они открываются на год. Открытые карточки регистрируют в специальном реестре для обеспечения контроля за их сохранностью (например, карточки по учету основных средств, материалов, товаров на складе). Для разных уровней аналитического учета открывают разные карточки. Так, для учета расчетов с поставщиком на него заводится отдельная карточка, к которой прилагаются карточки по учету расчетов по каждому договору или счету этого поставщика. При компьютерном способе обработки информации нет необходимости заводить ручную картотеку расчетов с поставщиками.

Ведомости изготавливаются из менее плотной бумаги, они имеют, как правило, большой формат. Их хранят в специальных папках-регистраторах. Ведомости заводятся на месяц или квартал.

Учетные регистры можно заполнять вручную или компьютерным способом.

После регистрации хозяйственной операции в учетном регистре на первичном документе надо сделать пометку о произведенной записи (проставляют номер этой записи). По окончании месяца по каждой странице учетных регистров подводятся итоги.

Итоговые записи синтетических и аналитических регистров надо обязательно сверить путем составления оборотных ведомостей.

Оборотные ведомости - это способ обобщения данных учетной регистрации в счетах бухгалтерского учета. Оборотные ведомости составляются в конце месяца на основании следующих данных:

- сальдо (остаток) на начало месяца;

- обороты за месяц;

- сальдо на конец месяца.

Оборотные ведомости могут составляться по счетам синтетического и аналитического учета.

Пример 7.2/3. Бухгалтер рассчитал заработную плату работников организации и оформил расчетную ведомость. Расчет заработной платы бухгалтер производит на основании табеля учета рабочего времени и документов, в которых установлена заработная плата работников и дополнительные выплаты (трудовые договоры, приказы, штатное расписание).

Расчетная ведомость - это учетный регистр. За май она выглядит следующим образом (в скобках указаны номера балансовых счетов и использованы обозначения: Дт - дебет, Кт - кредит):

Ф.И.О.	Начальное сальдо (Кт 70)	Рабочие дни		Оклад, руб.	Начислено за месяц (Дт 44)	Удержания		Выдано из кассы (Кт 50)	Конечное сальдо (Кт 70)
		по графику	отработано фактически			НДФЛ (Кт 68)	Алименты (Кт 76)
Иванов	2000	20	20	2500	2500	325	-	2000	2175
Петров	3000	20	20	3000	3000	390	750	3000	1860
Итого	5000	Х	Х	Х	5500	715	750	5000	4035

Теперь представим хозяйственные операции по начислению и выдаче заработной платы за май в виде бухгалтерских проводок:

Дебет 44 Кредит 70

- 5500 руб. - начислена заработная плата за май (одновременно увеличены расходы на продажу);

Дебет 70 Кредит 68

- 775 руб. - удержан налог на доходы физических лиц из начисленной заработной платы;

Дебет 70 Кредит 76

- 750 руб. - удержаны алименты из заработной платы;

Дебет 70 Кредит 50

- 5000 руб. - из кассы организации выдана заработная плата за предыдущий месяц (образовавшаяся на 30 апреля задолженность организации перед работниками по заработной плате).

По данным расчетной ведомости и с помощью бухгалтерских проводок составим оборотную ведомость за май по балансовому счету 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда":

┌────────────────────────────────────────────────────────┬───────┬────────┐

│ Счет 70 │ Дебет │ Кредит │

├────────────────────────────────────────────────────────┼───────┼────────┤

│Начальное сальдо на 1 мая │ Х │ 5000 │

├─────────────────────────────────────────────────┬──────┼───────┼────────┤

│Обороты за май в корреспонденции со счетами │ 44 │ - │ 5500 │

│ │ 50 │ 5000 │ - │

│ │ 68 │ 715 │ - │

│ │ 76 │ 750 │ - │

├─────────────────────────────────────────────────┴──────┼───────┼────────┤

│Оборот за месяц (1 мая - 31 мая) │ 6465 │ 5500 │

├────────────────────────────────────────────────────────┼───────┼────────┤

│Конечное сальдо на 31 мая │ Х │ 4035 │

└────────────────────────────────────────────────────────┴───────┴────────┘

Конечное сальдо 4035 руб. (5000 + 5500 - 6465), которое мы получили в расчетной ведомости, совпало у нас с конечным сальдо, полученным в оборотной ведомости.

Пример 7.2/4. В этом примере мы рассмотрим, как составить оборотную аналитическую ведомость.

В организации принята следующая аналитическая структура счета 60:

Счет	Субсчет 1-го уровня	Субсчет 2-го уровня	Аналитические счета
60	1 "Расчеты в рублях"	1 "Поставщики товаров"	поставщик	договор (счет, накладная)	01 - расчеты по акцептованным счетам 02 - обеспечения векселями

Торговая организация ведет карточки по каждому поставщику и по каждому договору (счету), полученному от этого поставщика. Вот как выглядит карточка по договору N 68 с ООО "Промторг" за I-й квартал 2007 г.:

Счет 60.1.1		Поставщик		01	ООО "Промторг"
		Договор, счет		3	N 68 от 08.02.2007
		Вид расчетов		01	по акцептованным счетам
Дата операции	Содержание операции	Документ, N	Оборот (руб.)				Сальдо (руб.)
			Дт			Кт	Дт	Кт
	Начальное сальдо						-	-
11.02.2007	Поступил товар	Накладная 558	-			35 000	-	35 000
15.02.2007	Оплата	Платежное поручение 221	35 000			-	-	-
20.02.2007	Возврат брака	Накладная 1/55	2 000			-	2 000	-
	Итого за февраль		37 000			35 000	2 000	-
05.03.2007	Поступил товар	Накладная 716	-			70 000	-	68 000
11.03.2007	Поступил товар	Накладная 801	-			100 000	-	168 000
12.03.2007	Выдан вексель	Акт 27/цб	100 000			-	-	68 000
29.03.2007	Частичная оплата	Платежное поручение 415	48 000			-	-	20 000
	Итого за март		148 000			170 000	-	20 000
	Итого с начала года		185 000			205 000	-	20 000

По данным аналитической карточки составим оборотную аналитическую ведомость по счету 60.1.1.01.3.01 за март 2007 г.:

┌─────────────────────────────────────────────────────┬─────────┬─────────┐

│ Счет 60.1.1.01.3.01 │ Дебет │ Кредит │

├─────────────────────────────────────────────────────┼─────────┼─────────┤

│Начальное сальдо │ 2 000 │ Х │

├──────────────────────────────────────┬──────────────┼─────────┼─────────┤

│Обороты в корреспонденции со счетами │41 │ │ 170 000 │

│ │51 │ 48 000 │ │

│ │60.1.1.01.3.02│ 100 000 │ │

├──────────────────────────────────────┴──────────────┼─────────┼─────────┤

│Оборот за месяц │ 148 000 │ 170 000 │

├─────────────────────────────────────────────────────┼─────────┼─────────┤

│Конечное сальдо │ Х │ 20 000 │

└─────────────────────────────────────────────────────┴─────────┴─────────┘

4 февраля 2007 г. (до заключения договора N 68) торговая организация получала от ООО "Промторг" товар по счету N 1835 (ШАУ - 2) на сумму 200 000 руб., этот товар был частично оплачен 18 февраля в размере 150 000 руб., а на 50 000 руб. торговая организация выдала собственный вексель. Заполним аналитическую карточку по счету 60.1.1.01.2.01 за февраль 2007:

Счет 60.1.1		Поставщик		01	ООО "Промторг"
		Договор, счет		2	N 1835 от 04.02.2007
		Вид расчетов		01	по акцептованным счетам
Дата операции	Содержание операции	Документ, N	Оборот (руб.)				Сальдо (руб.)
			Дебет			Кредит	Дебет	Кредит
	Начальное сальдо						-	-
04.02.2007	Поступил товар	Накладная 490	-			200 000	-	200 000
18.02.2007	Оплата	Платежное поручение 260	150 000			-	-	50 000
18.02.2007	Выдан вексель	Акт 03/цб	50 000			-	-	-
	Итого за февраль		200 000			200 000	-	-

Оборотную аналитическую ведомость можно составить по любому уровню аналитического учета. К примеру, мы хотим знать состояние расчетов торговой организации с поставщиком ООО "Промторг" на конец февраля по всем действующим договорам. Тогда нам нужна оборотная ведомость по счету 60.1.1.01:

┌─────────────────────────────────────────────────────────┬───────┬───────┐

│Счет 60.1.1.01 │ Дебет │ Кредит│

├─────────────────────────────────────────────────────────┼───────┼───────┤

│Начальное сальдо по аналитическому счету 1-го уровня │ - │ - │

├─┬──────────┬────────────────────────────────────────────┼───────┼───────┤

│2│Счет 1835 │Начальное сальдо по аналитическому счету │ - │ - │

│ │ ├─────────────────────────────┬──────────────┼───────┼───────┤

│ │ │Обороты по счетам │41 │ - │200 000│

│ │ │ │51 │150 000│ - │

│ │ │ │60.1.1.01.2.02│ 50 000│ - │

│ │ │ │60.1.1.01.2.01│ - │ 50 000│

│ │ ├─────────────────────────────┴──────────────┼───────┼───────┤

│ │ │Итого оборот по аналитическому счету │200 000│250 000│

│ │ ├────────────────────────────────────────────┼───────┼───────┤

│ │ │Конечное сальдо по аналитическому счету │ - │ 50 000│

├─┼──────────┼────────────────────────────────────────────┼───────┼───────┤

│3│Договор 68│Начальное сальдо по аналитическому счету │ - │ - │

│ │ ├─────────────────────────────┬──────────────┼───────┼───────┤

│ │ │Обороты по счетам │41 │ 2 000│ 35 000│

│ │ │ │51 │ 35 000│ │

│ │ ├─────────────────────────────┴──────────────┼───────┼───────┤

│ │ │Итого оборот по аналитическому счету │ 37 000│ 35 000│

│ │ ├────────────────────────────────────────────┼───────┼───────┤

│ │ │Конечное сальдо по аналитическому счету │ 2 000│ - │

├─┴──────────┴────────────────────────────────────────────┼───────┼───────┤

│Обороты по аналитическому счету 1-го уровня │237 000│285 000│

├─────────────────────────────────────────────────────────┼───────┼───────┤

│Конечное сальдо по аналитическому счету 1-го уровня │ - │ 48 000│

└─────────────────────────────────────────────────────────┴───────┴───────┘

Мы составили аналитическую ведомость в развернутом виде. Если же нам нужна обобщенная информация, то та же ведомость будет иметь такой вид:

┌─────────────────────────────────────────────────────┬─────────┬─────────┐

│ Счет 60.1.1.01 │ Дебет │ Кредит │

├─────────────────────────────────────────────────────┼─────────┼─────────┤

│Начальное сальдо │ - │ - │

├──────────────────────────────────────────────┬──────┼─────────┼─────────┤

│Обороты в корреспонденции со счетами │ 41 │ 2 000 │ 235 000 │

│ │ 51 │ 185 000 │ - │

│ │ 60-1 │ 50 000 │ 50 000 │

├──────────────────────────────────────────────┴──────┼─────────┼─────────┤

│Оборот за месяц │ 237 000 │ 285 000 │

├─────────────────────────────────────────────────────┼─────────┼─────────┤

│Конечное сальдо │ - │ 48 000 │

└─────────────────────────────────────────────────────┴─────────┴─────────┘

И, наконец, опишем хозяйственные операции за февраль бухгалтерскими проводками:

Дата	Операция	Дебет	Кредит	Сумма
04.02.2007	Приход товара, накладная 490	41	60.1.1.01.2.01	200 000
11.02.2007	Приход товара, накладная 558	41	60.1.1.01.3.01	35 000
15.02.2007	Оплата по банку, п. п. 221	60.1.1.01.3.01	51	35 000
18.02.2007	Оплата по банку, п. п. 260	60.1.1.01.2.01	51	150 000
18.02.2007	Выдан вексель, акт 03/цб	60.1.1.01.2.01	60.1.1.01.2.02	50 000
20.02.2007	Возврат брака, накладная 1/55	60.1.1.01.3.01	41	2 000

Если бухгалтерский учет ведется компьютерным способом, то бухгалтер вводит проводки именно в такой структуре. При ручном способе ведения бухгалтерского учета бухгалтер делает разноску в журналах (ведомостях) по синтетическим счетам и субсчетам, а аналитические записи делает в карточках.