Учет изданных конфиденциальных документов

В ходе исполнения конфиденциальные документы подвергаются максимально возможному числу угроз, которые реализуются за счет:

1. документирования конфиденциальной информации на случайном носителе, не входящем в сферу контроля службы КД;

2. подготовки к изданию документа, не обоснованного деловой необходимостью или не разрешенного для издания;

3. включения в документ избыточных конфиденциальных сведений, что равносильно разглашению секретов учреждения, фирмы;

4. случайного или умышленного занижения грифа конфиденциальности сведений, включенных в документ;

5. изготовления документа в условиях, которые не гарантируют сохранность носителя, конфиденциальность информации;

6. утери оригинала, черновика, варианта или редакции документа, его части, приложения к документу, умолчания этого факта и попытки подмены утраченных материалов;

7. сообщения содержания проекта конфиденциального и даже открытого документа постороннему лицу, несанкционированного копирования документа или его части (в т.ч. на неучтенной дискете);

8. утечки информации по техническим каналам;

9. ошибочных действий работника службы КД, особенно в части нарушения разрешительной системы доступа к документам.

Передача конфиденциальных сведений в устной форме запрещается.

Важно, что в отличие от открытых документов исполнение конфиденциальных документов представляет собой стадию, насыщенную различными технологическими этапами и процедурами. Выделяются следующие основные этапы:

1. установление уровня грифа конфиденциальности сведений, подлежащих включению в будущий документ;

2. оформление и учет носителя для документирования выделенного комплекса конфиденциальной информации;

3. составление вариантов и черновика текста документа;

4. учет подготовленного черновика конфиденциального документа;

5. изготовление проекта конфиденциального документа;

6. издание конфиденциального документа.

Информация и документы, отнесенные к коммерческой или производственной тайне, имеют несколько уровней грифа ограничения доступа, соответствующих различным степеням конфиденциальности информации.

К первому массовому уровню относятся грифы «Конфиденциально», «Конфиденциальная информация». Не следует ставить гриф «Коммерческая тайна», т.к. грифом обозначается не вид тайны, а характер ограничения доступа к документу.

Второй уровень, достаточно редкий, он распространяется на грифы «Строго конфиденциально», «Строго конфиденциальная информация», «Конфиденциально. Особый контроль». Этот гриф присваивается документу лично первым руководителем учреждения, фирмы, который изменяет или отменяет его. Использование и хранение документов с этим грифом также организуется первым руководителем с возможным привлечением руководителя службы КД.

На документах, содержащих сведения, отнесенные к служебной тайне, ставится гриф «Для служебного пользования».

На ценных, но не конфиденциальных документах может проставляться помета (надпись, штамп), предполагающая особое внимание к сохранности таких документов, например, «Собственная информация учреждения фирмы», «Информация особого внимания», «Копии не снимать», «Хранить в сейфе». Может ставиться штамп, что данная информация без согласия фирмы не может быть использована в каких-либо коммерческих целях и по миновании надобности должна быть возвращена собственнику. Гриф или штамп обязательно проставляются при направлении конфиденциальной для фирмы информации в государственные учреждения, которые обязаны держать ее в тайне.

Гриф конфиденциальности присваивается документу:

1. исполнителем при подготовке проекта документа;

2. руководителем структурного подразделения (направления деятельности) или руководителем учреждения, фирмы при согласовании или подписании документа;

3. работником службы КД при первичной обработке поступающих документов, если конфиденциальный для учреждения, фирмы документ не имеет грифа ограничения доступа.

Изменение или снятие грифа конфиденциальности документа производится при изменении степени конфиденциальности и ценности содержащихся в нем сведений. Основаниями для этих действий являются соответствующая корректировка перечней конфиденциальных сведений или документов фирмы, истечение установленного срока действия грифа, наличие события, при котором гриф должен быть изменен или снят (например, опубликование ноу-хау в печати, патентование изобретения и др.); установление факта ошибочности присвоения грифа документу.

Руководители всех рангов и исполнители несут персональную ответственность за своевременное и правильное установление, изменение и снятие грифа конфиденциальности.

После снятия грифа документ передается в службу открытого делопроизводства учреждения, фирмы.

Носителями документированной конфиденциальной информации могут быть:

1. для традиционных текстовых документов - специальный блокнот с отрывными листами и корешком, выполняющим функцию учета листов и нанесения отметок о целевом их использовании; рабочая и стенографическая тетради для больших по объему документов; отдельные пронумерованные листы бумаги, типографские формы и бланки документов;

2. для чертежно-графических документов - пронумерованные листы ватмана, кальки, пленки, координатной бумаги и т.п.;

3. для машиночитаемых документов - маркированные и пронумерованные магнитные ленты, диски, дискеты, карты;

4. для аудио- и видеодокументов - магнитная пленка в маркированных и пронумерованных кассетах, лазерные диски, кинопленка в кассете;

5. для фотодокументов фотопленка в маркированных и пронумерованных кассетах, фотобумага, микрофотопленка в специальных кассетах.

Основными задачами учета носителей конфиденциальной информации или как часто их называют в научной литературе, документов предварительного учета, можно назвать следующие:

1. закрепление факта присвоения носителю категории конфиденциальности, ограниченного доступа;

2. присвоение носителю учетного номера и включение его в справочно-информационный банк данных для контроля за использованием и проверки наличия;

3. документирование фактов перемещения носителя между сотрудниками учреждения, фирмы, закрепление персональной ответственности за его сохранность;

4. контроль за работой исполнителя над документом и своевременным уничтожением носителя или его частей, потерявших практическое значение.

В службах КД коммерческих фирм бумажные носители текстовой и технической информации ставятся на инвентарный (перечневый) учет.

Этап оформления и учета носителей конфиденциальной информации, выдачи их исполнителям и приема от исполнителей выполняется в службе КД как в традиционном, так и автоматизированном режимах и включает следующие процедуры:

1. первичное оформление носителя, в процессе которого выполняются специализированные операции, позволяющие в дальнейшем контролировать подлинность носителя и сохранность всех его элементов;

2. традиционный или автоматизированный учет носителя, при котором документируется факт включения носителя в категорию ограниченного доступа с присвоением ему инвентарного номера;

3. окончательное оформление носителя, в процессе которого учетные данные переносятся на носитель и его составные части для их идентификации;

4. выдача учтенного, укомплектованного носителя информации исполнителю, закрепление за ним персональной ответственности за сохранность носителя, его целостность и целевое использование;

5. выдача исполнителю при необходимости дополнительных учтенных листов, форм и бланков;

6. возврат исполнителем носителя информации и проверка комплектности носителя, наличие оправдательных отметок за отсутствующие элементы и документирование факта передачи носителя в службу КД;

7. ежедневная проверка правильности учета носителей и их наличия.

При работе с исполнителями работник службы КД педантично решает следующие задачи обеспечения защиты информации:

1. предотвращение выдачи носителя лицу, не связанному с составлением конкретного документа, или исключенному из состава лиц, допускаемых к данному носителю (составляемому документу);

2. выявление факта утраты носителя или его частей, организация поиска носителя и проведение служебного расследования;

3. предотвращение нарушения принципа персональной ответственности за сохранность носителя и фиксируемой в нем информации;

4. обнаружение факта подмены носителя другим, фальсификация части носителя;

5. обнаружение фактов случайной или умышленной порчи носителя, изменения формата, нумерации листов, выбывание листов, их загрязнение, склеивание;

6. предотвращение несанкционированной и не оправданной деловой необходимостью передачи носителя между руководителями и исполнителями;

7. предотвращение несанкционированного ознакомления посторонних лиц с содержанием информации, зафиксированной на носителе, в процессе его выдачи исполнителю и приема от исполнителя.

Составление текстов особо ценных конфиденциальных документов обычно централизуется на уровне руководства учреждения, фирмы. Менее значимые конфиденциальные документы по отдельным функциональным вопросам составляются децентрализовано руководителями структурных подразделений (направлений деятельности) учреждения, фирмы и иногда допущенными к этой работе исполнителями (опытными менеджерами, экспертами).

Издаваемые на предприятии конфиденциальные распорядительные документы (постановления, распоряжения, приказы, указания, решения), а также протоколы, помимо учетного номера, должны иметь ежегодную порядковую нумерацию в пределах каждого из этих видов документов. Для обеспечения последовательности проставления таких номеров, ускорения поиска документов необходимо вести журналы учета изданных конфиденциальных распорядительных документов и протоколов по каждому их виду отдельно. Журнал имеет следующие графы (табл. 7):

Таблица 7

Порядковый номер и гриф конфиденци­альности	Дата	Учетный номер	Заголовок	Количество экземпляров	Количество листов в экземпляре	Отметка о место-нахожде­нии
1	2	3	4	5	6	7

В графе 3 проставляется учетный номер документа, присвоенный ему по журналу учета изданных документов.

Графы 1-4 обязательны, целесообразность включения граф 5-7 должна определяться главным образом объемом и характером справочной работы по документам.