Учет поступивших конфиденциальных документов

При учете поступивших конфиденциальных документов осуществляются следующие процедуры:

1. контроль за сохранностью, целостностью и комплектностью документов, установление возможного факта несанкционированного вскрытия пакета на пути его следования от отправителя до адресата;

2. исключение случаев попадания в учреждение, фирму пакетов и документов, принадлежащих другим организационным структурам, и разглашения их секретов;

3. документированное удостоверение факта получения пакета с конфиденциальными документами от службы доставки с целью предотвращения утраты документов после вскрытия пакета;

4. формирование исходной учетной базы для последующей регистрации документов и фиксирования их местонахождения;

5. учет документов, присланных во временное пользование (для согласования, ознакомления);

6. исключение возможности ознакомления работников службы КД с документами, составляющими особую ценность и имеющими помету «Лично»;

7. предотвращение утраты документов или их частей за счет неполного изъятия их из пакетов;

8. контроль за соответствием количества поступивших документов количеству документов, переданных на регистрацию;

9. установление связи исходящего номера поступившего документа с его регистрационным входящим номером и номером в передаточной учетной форме (журнале);

10. обеспечение проверки наличия документов, зарегистрированных в пакетно-контрольном журнале (описи) учета пакетов.

Поступающие пакеты, конверты до их вскрытия должны быть зарегистрированы в традиционном или электронном журнале (описи) учета пакетов. Запись, сделанная в журнале, документирует факт доставки пакета или документа и является первоисточником, основанием для последующего учета поступивших документов.

Конфиденциальные документы должны пересылаться (доставляться) между предприятиями в соответствующим образом оформленных запечатанных пакетах. Для этого следует вести журнал учета поступивших конфиденциальных пакетов, который предназначен, кроме того, для проставления отметок о взятии поступивших документов на различные виды учета, а также о возврате ошибочно присланных документов. Журнал имеет следующие графы:

Таблица 8

Дата пос-туп-ления паке-тов	Отку-да пос-ту- пили	Кол- во па-ке- тов	Под-пись лица, доста-вив- шего пакеты	По-ряд- ковые номе-ра паке-тов	Номера и грифы конфиден-циальности вложенных в пакеты документов	Входящие номера, при-своенные поступив-шим докумен-там	Учетные номера возвр-ных и взятых на учет вы-деленного хранения документов	Отметка о возврате ошибочно присланных документов
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Поступившие электронные документы первоначально вводятся в предварительный массив компьютера этого работника с целью выполнения вышеуказанных процедур. Вводить электронные документы, и электронные аналоги бумажных документов в рабочий массив компьютера до регистрации не допускается.

При получении пакетов сотрудник подразделения конфиденциального делопроизводства должен:

1. проверить на пакете наличие грифа конфиденциальности, соответствие адресата, проставление номеров документов и предприятия отправителя, целостность упаковки, сохранность прошивки и оттиска печати;

2. убедиться, что содержимое пакета не просматривается;

3. проверить на пакете и сопроводительном документе на него (реестре и др.) соответствие наименований адресата и отправителя, номеров документов, номеров экземпляров (если указаны), грифа конфиденциальности;

4. расписаться в сопроводительном документе за принятые пакеты с проставлением даты и, при необходимости, печати или специального штампа подразделения конфиденциального делопроизводства.

После проставления подписи за принятые пакеты сотрудник подразделения конфиденциального делопроизводства заполняет графы 1-3 журнала учета поступивших пакетов; при этом в графе 3 количество пакетов указывается прописью, а лицо, доставившее пакеты, заверяет эти данные своей подписью в графе 4. Затем до вскрытия пакетов заполняются графы 5-6 журнала. Порядковые номера пакетов ежедневно начинаются с № 1. Рядом с номером пакета, имеющего пометку «Лично», проставляется слово «лично».

При вскрытии пакетов проверяется соответствие на пакете и документе отправителя и адресата, грифа конфиденциальности, номеров документов, номеров экземпляров документа (если указаны на пакете). Пакеты должны быть развернуты таким образом, чтобы убедиться, что в них не осталось вложений. В документах проверяется наличие листов, а в документах, имеющих приложения, кроме того, соответствие учетных номеров, грифа конфиденциальности, номеров экземпляров, количества листов приложения записям в отметке о наличии приложения, содержащейся в основном документе (сопроводительном письме).

Пакеты с пометкой «Лично» вскрываются работником, которому они адресованы, или уполномоченным им лицом. По усмотрению лица, вскрывшего пакеты, вышеперечисленные данные проверяются им самим или сотрудником подразделения конфиденциального делопроизводства.

При несоответствии на пакете и документе или на документе и приложении учетных номеров, недостаче или излишке листов и экземпляров документа, а также в случае, если документ направлен на данное предприятие ошибочно, руководителем подразделения конфиденциального делопроизводства и сотрудником, вскрывшим пакет, составляется в двух экземплярах акт, второй экземпляр которого вместе с лицевой стороной пакета (при несоответствии данных на пакете и документе) немедленно направляется отправителю. О недостаче листов или экземпляров сообщается, кроме того, руководителю данного предприятия. Ошибочно присланные документы, лишние листы и экземпляры вместе с актом направляются с сопроводительным письмом отправителю. В графе 9 журнала учета поступивших пакетов производится отметка о возврате с указанием, сколько листов или какие экземпляры и почему возвращаются, номера и даты сопроводительного письма. Ошибочно присланные документы могут по согласованию с предприятием-отправителем пересылаться по назначению за их учетными номерами в новых пакетах с вложением в них лицевой стороны пакета предприятия-отправителя. В этом случае в графе 9 журнала учета поступивших пакетов делается отметка о пересылке с указанием предприятия, которому направлен документ, номера и даты сопроводительного письма.

О несоответствии на пакете и документе или на документе и приложении грифа конфиденциальности или номеров экземпляров отправителю сообщается письмом.

После вскрытия пакета и проверки правильности вложений поступившему документу присваивается очередной входящий номер, проставляемый в графе 7 журнала учета поступивших пакетов. Одновременно данные о документе заносятся в журнал или карточку учета поступивших конфиденциальных документов, имеющих следующие графы (таблица 9).

Таблица 9

Учетный номер и гриф конфи-денциально-сти документа		Дата пос-тупле-ния	Вид и заголовок документа		Откуда поступил	Номер и дата издания документа		Количество листов
								основного документа		прило-жении
1		2	3		4	5		6		7
Кому выдан	Кол-во лис-тов	Под-пись за полу-чение и дата	Подпись за возврат и дата	Индекс (номер) дела, номера листов дела			Номер по учету документов выделенного хранения количества листов		Примечание
8	9	10	11	12			13		14

В момент регистрации заполняются графы 1 - 7. В графе 1 проставляются очередной порядковый номер, присвоенный документу, и аббревиатурой гриф конфиденциальности документа. В графе 5 указываются номер, присвоенный документу на предприятии, издавшем документ, и дата подписания (утверждения) документа. Если документ прислан без сопроводительного письма, то в графе 6 проставляется количество его листов, а в графе 7 делается прочерк. Если документ имеет сопроводительное письмо, то в графе 6 проставляется количество листов сопроводительного письма, а в графе 7 количество листов приложений. При этом если все приложения имеют гриф конфиденциальности, указывается общее количество листов всех приложений, если часть приложений не имеет грифа конфиденциальности, то количество их листов проставляется через + к листам конфиденциальных приложений, например: 8+4 н/с.

При поступлении документа в двух и более экземплярах проставляется общее количество листов всех экземпляров.

На документе регистрационные данные (отметка о поступлении) проставляются в соответствии с порядком, изложенным в лекции «Подготовка и издание конфиденциальных документов» раздел 3. При наличии двух и более экземпляров на одном экземпляре проставляется входящий штамп, на первых листах других экземпляров - отметка «К вх №».

При учете документов, присланных для согласования, подписания, утверждения, ознакомления (подлежащих возврату), отметка о поступлении проставляется на обороте последнего листа основного документа и каждого приложения.

Документы, присланные в пакетах с пометкой «Лично», по усмотрению лица, вскрывшего пакет, или передаются для учета сотруднику подразделения конфиденциального делопроизводства, или регистрируются последним в учетных формах со слов лица, вскрывшего пакет. При втором варианте регистрационные данные в штампе на документе проставляет лицо, вскрывшее пакет.

Если на предприятие возвращены без сопроводительного письма отправленные ранее без сопроводительного письма все или часть экземпляров документа, то производится отметка об их возвращении без присвоения входящего номера. Эта отметка проставляется в графе 8 журнала учета поступивших пакетов напротив возвращенного номера вложенного в пакет документа и производится следующим образом: № 10 (при возврате изданного документа) В № 2 (при возврате документа выделенного хранения), вх. № 13 (при возврате документа, зарегистрированного по входящему номеру). Одновременно в графе 15 журнала учета изданных документов или в графе 11 журнала (карточки) учета документов выделенного хранения производится запись: «Экз №____возвращены, п/ж №____за_______» с проставлением номеров экземпляров, порядкового номера и даты поступления пакета, в котором находились возвращенные экземпляры. В графе 14 журнала учета поступивших документов (под отметкой об отправлении, см. раздел 5.4.) производится запись: «Возвращен, п/ж №______за___________» с проставлением порядкового номера и даты поступления пакета, в котором находился возвращенный документ.

Если документ отправлялся и (или) возвращен с сопроводительным письмом, то он регистрируется за очередным входящим номером. Документ, подлежащий выделенному хранению, переводится затем без сопроводительно­го письма на учет документов выделенного хранения. Сопроводительное письмо подшивается в дело.

При поступлении документа, изданного другим предприятием и подлежащего выделенному хранению, ему следует сразу (без регистрации в журнале учета поступивших документов) присваивать очередной порядковый номер по журналу (карточке) учета документов выделенного хранения. Этот номер проставляется на документе, в графе 8 журнала учета поступивших пакетов и в графе 1 журнала (карточки) учета документов выделенного хранения с одновременным заполнением граф 2-7 этого журнала, при этом в графе 5 указывается: «П/ж №_____за », с проставлением номера и даты поступления пакета, в котором находился документ.