Сущность и особенности конфиденциального делопроизводства

Конфиденциальное делопроизводство следует определять как деятельность, обеспечивающую документирование конфиденциальной информации, организацию работы с конфиденциальными документами и защиту содержащейся в них информации.

Документирование информации – это процесс подготовки и изготовления документов, под организацией, работы с документами: их учет, прохождение, исполнение, отправление, классификация, систематизация, подготовка для архивного хранения, уничтожение, режим хранения и обращения, проверки наличия.

К конфиденциальным документам относятся документы с ограниченным доступом, т. е. такие документы, работа с которыми допускается по специальному разрешению уполномоченных на то лиц. Документы, содержащие коммерческую тайну, являются конфиденциальными и относятся к сфере конфиденциального делопроизводства.

Утечка конфиденциальной информации представляет собой неправомерный, т. е. неразрешенный выход такой информации за пределы защищаемой зоны ее функционирования или установленного круга лиц, имеющих право работать с ней, если этот выход привел к получению информации лицами, не имеющими к ней санкционированного доступа.

Утрата и утечка конфиденциальной документированной информации обусловлены уязвимостью информации. Уязвимость информации – это неспособность информации самостоятельно противостоять дестабилизирующим воздействиям, т. е. таким воздействиям, которые нарушают ее установленный статус.

Уязвимость документированной информации — понятие собирательное, которое проявляется в следующих формах:

1. хищение носителя информации или отображенной в нем информации (кража);

2. потеря носителя информации (утеря);

3. несанкционированное уничтожение носителя информации или отображенной в нем информации (разрушение);

4. искажение информации (несанкционированное изменение, несанкционированная модификация, подделка, фальсификация);

5. блокирование информации;

6. разглашение информации (распространение, раскрытие).

Конфиденциальное делопроизводство должно осуществлять решение двух задач:

1. документационное обеспечение всех видов конфиденциальной деятельности;

2. защиту документированной информации, образующейся в процессе конфиденциальной деятельности.

Организация конфиденциального делопроизводства

Организация конфиденциального делопроизводства означает создание необходимых условий для изготовления и получения конфиденциальных документов, организации работы с ними и предотвращения утраты и утечки документированной конфиденциальной информации.

Организация конфиденциального делопроизводства включает создание подразделения, обеспечивающего изготовление, учет, хранение, обработку и использование конфиденциальных документов, установление его статуса, структуры, численного и должностного состава, разработку положения о подразделении и должностных инструкций сотрудников, выделение для подразделения служебного помещения, обеспечение необходимых условий труда, разработку или приобретение нормативных документов и методической литературы по организации и ведению конфиденциального делопроизводства, создание постоянно действующей экспертной комиссии, оформление допуска сотрудников к коммерческой тайне и обучение их правилам работы с конфиденциальными документами.

Конфиденциальное делопроизводство в силу небольшого по сравнению с открытым делопроизводством объема документов и в целях обеспечения условий для сохранности и конфиденциальности документов должно быть централизованным, т.е. сосредоточенным в едином подразделении предприятия.

Подразделение конфиденциального делопроизводства может быть самостоятельным структурным подразделением предприятия, подчиненным непосредственно руководителю предприятия, или входить в состав других подразделений, как правило, осуществляющих защиту конфиденциальной информации: службу безопасности, службу защиты информации и др.

Численный состав сотрудников подразделения конфиденциального делопроизводства должен определяться объемом выполняемой работы с учетом норм времени на ее выполнение.

Поскольку государственных нормативов времени на работы, связанные с конфиденциальным делопроизводством, нет, следует использовать государственные нормативы времени, установленные для открытого делопроизводства, например: «Укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию», утвержденные постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 20 мая 1987 г. № 327/17-42 (изданы в 1988 г.), «Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления», утвержденные постановлением Министерства труда Российской Федерации от 25 ноября 1994г. № 72 (изданы в 1995г.) и др. Как показывает практика, содержащиеся в названных и других документах нормативы применительно к конфиденциальному делопроизводству должны быть увеличены в среднем примерно на 20-25%, что вызывается большим количеством и большей сложностью операций с конфиденциальными документами.

Обоснованное определение численности сотрудников подразделения конфиденциального делопроизводства на основе нормирования их труда обеспечивает оптимальную загрузку сотрудников, что влечет за собой повышение оперативности и качества работы.

Должностной состав сотрудников подразделения конфиденциального делопроизводства должен определяться характером и сложностью выполняемой работы. Для более многообразной и более сложной работы следует устанавливать и более высокие должности. При определении должностей следует руководствоваться «Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов» (ОК 01694), регламентирующим наименования должностей, а также использовать «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих», утвержденный постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации 21 августа 1998г., в котором содержатся квалификационные требования к должностям (См. раздел Литература [1,2]).

Основные задачи и функции подразделения конфиденциального делопроизводства, а также права и ответственность его руководителя должны быть закреплены в положении о подразделении, а обязанности, права, ответственность сотрудников подразделения конфиденциального делопроизводства или специально назначенных для ведения конфиденциального делопроизводства лиц - в должностных инструкциях, разрабатываемых на конкретные должности.

Подразделение конфиденциального делопроизводства должно быть обеспечено служебным помещением для хранения конфиденциальных документов и работы сотрудников подразделения, а также помещением для исполнителей, если работа с конфиденциальными документами не разрешена в служебных помещениях исполнителей.

Организация трудового процесса включает: разработку технологии выполнения работ, рациональное размещение рабочих мест сотрудников, установление правильного режима труда и отдыха, обеспечение техники безопасности.

Важной составной частью организации конфиденциального делопроизводства является создание постоянно действующей экспертной комиссии (ПДЭК). Задачами такой комиссии должны быть:

1. разработка перечня сведений, составляющих коммерческую тайну;

2. разработка перечня издаваемых предприятием конфиденциальных документов;

3. снижение или снятие степени конфиденциальности сведений и грифа конфиденциальности документов;

4. разработка Положения о разрешительной системе доступа к конфиденциальной информации;

5. экспертиза ценности конфиденциальных документов с целью установления сроков их хранения и отбора документов на основе этих сроков для архивного хранения и уничтожения;

6. проведение аналитической работы по предотвращению утечки и утраты конфиденциальной информации.

Председателем ПДЭК необходимо назначать одного из заместителей руководителя предприятия, допущенного ко всем конфиденциальным документам.

ПДЭК создается приказом руководителя предприятия и должна работать на постоянной основе с заменой в необходимых случаях отдельных ее членов. Задачи, функции и порядок работы комиссии определяются положением о ней.

Сотрудники, допущенные к работе с конфиденциальными документами, должны иметь допуск к коммерческой тайне в целом.