- •Е.В. Черток защита и обработка конфиденциальных документов
- •Санкт-Петербург
- •Введение
- •Раздел 1. Понятие и принципы организации конфиденциального документооборота
- •1.1. Введение. Понятие и принципы организации конфиденциального документооборота
- •Служебная и коммерческая тайна
- •Сведения, составляющие коммерческую тайну
- •Коммерческая информация
- •Организационно-управленческая информация ограниченного доступа:
- •Другая информация ограниченного доступа
- •Исключительные права (интеллектуальная собственность)
- •Секреты производства (ноу-хау)
- •Виды тайн в гражданском законодательстве
- •Российской Федерации и
- •Группы конфиденциальной информации
- •Соответствие видов тайн в гражданском законодательстве группам конфиденциальной информации представлено в таблице 1:
- •Разрешительная система доступа к конфиденциальным документам
- •1.2. Структура защищенного документооборота
- •Сущность и особенности конфиденциального делопроизводства
- •Организация конфиденциального делопроизводства
- •1.3. Определение состава конфиденциальных документов. Документопотоки, состав технологических этапов и операций Определение состава конфиденциальных документов
- •Документопотоки, состав технологических этапов и операций
- •Защищённые документопотоки
- •Системы обработки документов
- •1.4. Подготовка и издание конфиденциальных документов Учет и оформление бумажных носителей конфиденциальной информации
- •Изготовление и учет проектов конфиденциальных документов
- •Оформление конфиденциальных документов
- •1.5. Учет конфиденциальных документов Общие требования к учету конфиденциальных документов
- •Учет изданных конфиденциальных документов
- •Учет поступивших конфиденциальных документов
- •Учет конфиденциальных документов выделенного хранения
- •Карточка
- •1.6. Порядок рассмотрения и исполнения конфиденциальных документов Организация исполнения конфиденциальных документов
- •2. Копирование и размножение документов
- •3. Контроль исполнения документов
- •4. Отправление конфиденциальных документов.
- •Тема 7 Составление номенклатур, формирование и оформление конфиденциальных дел.
- •1. Составление номенклатур конфиденциальных дел.
- •2. Формирование конфиденциальных дел.
- •3. Оформление конфиденциальных дел.
- •Тема 8 Подготовка конфиденциальных документов для архивного хранения и уничтожения.
- •1. Экспертиза ценности конфиденциальных документов.
- •3. Подготовка конфиденциальных дел и документов для уничтожения.
- •Примеры заполнения:
- •Тема 9 Проверки наличия конфиденциальных документов.
- •1. Назначение, виды и принципы проведения проверок наличия конфиденциальных документов
- •2. Проверки правильности проставления регистрационных данных конфиденциальных носителей, документов, дел и учетных журналов (картотек).
- •3 Проверки правильности проставления отметок о движении конфиденциальных документов, дел и носителей.
- •4. Квартальные проверки фактического наличия конфиденциальных носителей и документов.
- •5. Годовая проверка наличия конфиденциальных дел, документов выделенного хранения и учетных журналов (картотек)
- •6. Нерегламентные проверки наличия конфиденциальных носителей, документов и дел.
6. Нерегламентные проверки наличия конфиденциальных носителей, документов и дел.
Нерегламентные проверки наличия конфиденциальных носителей, документов и
______________________________________________________________
*)Если не все в наличии, то пишется: «кроме», с указанием учетных номеров документов
или индексов (номеров) и года дел (журналов).
**) Пункт включается в акт при наличии незарегистрированных дел или документов.
дел проводятся при смене руководителя и сотрудников подразделения конфиденциального делопроизводства, их временном отсутствии (болезнь, командировка, отпуск), временном отсутствии исполнителей, нарушении оттисков печатей на хранилищах документов, ликвидации предприятия. Во всех случаях они включают проверку соответствия фактического наличия носителей, документов и дел учетным данным на них.
При смене руководителя подразделения конфиденциального делопроизводства проводится проверка наличия всех носителей, документов и дел, независимо от времени их регистрации. Проверка проводится комиссией, назначаемой приказом руководителя предприятия. Результаты проверки отражаются в общем акте приема-передачи дел. К акту прилагаются справки сотрудников подразделения конфиденциального делопроизводства, подтверждающие наличие носителей, документов и дел, находящихся у них на хранении.
При смене сотрудника подразделения конфиденциального делопроизводства проводится проверка наличия носителей, документов и дел, находящихся на ответственном хранении сотрудника. Проверка осуществляется сдающим и принимающим сотрудниками. Результаты проверки оформляются актом приема-передачи, подписываемым этими сотрудниками и утверждаемым руководителем подразделения конфиденциального делопроизводства. В случае отсутствия сменяемого сотрудника проверка проводится комиссией.
На период временного отсутствия руководителя или сотрудника подразделения конфиденциального делопроизводства числящиеся за ними документы, носители и дела, необходимые для текущей работы, передаются замещающим их лицам по разовой расписке или по акту с проверкой соответствия их фактического наличия учетным данным. При отсутствии передающего лица проверка проводится комиссией. Носители, документы и дела, которые не требуются для работы на период временного отсутствия лица, не передаются. Они должны храниться в опечатанных металлических шкафах (сейфах). При этом составляется акт, в котором указываются номера хранилищ и номер печати, которой они опечатаны. Принимающее лицо не несет ответственности за находящиеся в этих хранилищах документы, если оттиск печати на них не будет нарушен. При нарушении оттиска печати, а также в случае проникновения в помещения, в которых хранятся носители, документы и дела, посторонних лиц со вскрытием хранилищ или нарушением оттиска печатей на них приказом руководителя предприятия назначается комиссия для проверки находящихся в хранилищах документов. Результаты проверки оформляются актом.
При увольнении, переводе на другую работу, перед командировкой, отпуском исполнителя находящиеся в его спецпортфеле документы и носители передаются в подразделение конфиденциального делопроизводства со списанием их в учетных формах. В случае внезапного отсутствия исполнителя (болезнь и др.) необходимые для работы документы, находящиеся в его спецпортфеле, изымаются комиссионно с проверкой соответствия фактического наличия изымаемых документов учетным данным. При этом составляется акт изъятия документов, в котором отражается, какие документы (с указанием учетного номера и количества листов в каждом документе) изъяты. Спецпортфель с оставшимися документами опечатывается печатями двух членов комиссии (с отражением в акте номеров печатей), изъятые документы списываются с исполнителя в формах учета.
При ликвидации предприятия проверка наличия носителей, документов и дел проводится комиссией, назначаемой руководителем предприятия. Результаты проверки оформляются актом, который приобщается к общему акту о ликвидации.