3. Настройка представлений папки «Контакт»

• Откройте папку «Контакты» и посмотрите список «Текущее представление», выберите «Список телефонов»

• Вы можете отсортировать список контактов по возрастанию или убыванию. Для этого щелкните правой кнопкой мыши в том поле, в котором вы хотите отсортировать контакты (например, в поле «Полное Имя»)

Установите текущее представление контактов «Адресные карточки» и ознакомьтесь с другими типами представлений.

4. Создание письма контакту

• Откройте контакт и выполните команду - «Контакты»«Создать письмо контакту», Автоматически запустится Word и появится диалоговое окно «Мастер писем – шаг 1 из 4».

• Выбрав нужный формат (шаблон) письма, нажмите кнопку «Далее»

• Второе диалоговое окно Мастера писем содержит имя и адрес контакта. Выберите приветствие в нижней части окна и нажмите кнопку «Далее»

• Появится третье диалоговое окно Мастера писем, шаг 3. Заполните это диалоговое окно, при этом используйте данные из адресной книги, нажав соответствующую кнопку. Выберите любое количество имен и нажмите кнопку Далее»,

• Появится четвертое диалоговое окно. В группе «Заключительная часть письма» выберите нужные элементы и нажмите кнопку «Готово». Outlook выведет заготовку письма в окне Word В окне Word введите недостающий текст письма.

Завершив ввод текста, можно подготовить конверт . Для этого:

• В окне Word выберите команду «Сервис», «Конверты и наклейки»

• Используя диалоговое окно «Конверты и наклейки», подготовьте конверт, отпечатайте и закройте диалоговое окно

• По окончании работы с письмом сохраните его.

Контрольные вопросы

1. Как создать контакт с новыми данными и на основе существующего контакта?

2. Как настроить текущее представление?

3. Как создать письмо контакту, используя «мастер писем»?

Задание 4. Планирование встреч, событий и собраний. Папка «Календарь»

1. Назначение встречи

Чтобы назначить встречу, надо заполнить диалоговое окно «Встреча». Существует несколько способов вызова окна «Встреча».

Первый способ: Выполните команду «Файл»«Создать»«Встреча».

Второй способ: Щелкните правой кнопкой мыши на папке «Календарь» и выполните команду «Календарь» «Создать встречу»;

Третий способ: Щелкните правой кнопкой мыши на папке «Календарь» и нажмите клавиши Ctrl + N.

На экране появится диалоговое окно встреча. Запланируйте 3 встречи, например, посещение музея и т.д.. В этом вам поможет табл. 2.

2. Повторяющаяся встреча

Чтобы назначит повторяющуюся встречу:

• заполните окно «Встреча» и нажмите кнопку «ПОВТОРЕНИЕ».

• В появившемся диалоговом окне «ПОВТОРЕНИЕ ВСТРЕЧИ» можно задать остальные параметры встречи, периодичность ее повторения, дату окончания и т.д.

• После нажатия кнопки ОК происходит возврат к окну «Встреча», при этом название окна меняется на «ПОВТОРЯЮЩАЯСЯ ВСТРЕЧА», и из него исчезают поля для времени встречи (поскольку оно задается в окне диалога «Повторение встречи»)^6.

Используйте возможности Outlook «ПОВТОРЯЮЩАЯСЯ ВСТРЕЧА», составьте расписание занятий в Академии на неделю

Таблица4. Заполнение формы «Встреча»

Поля формы	Назначение поля	Вводимая информация
Тема	Тема встречи	Посещение музея
Место	Место проведения встречи	Музей им. А.Пушкина
Начало, конец проведения встречи	Введите дату или выберите ее из календаря, щелкнув стрелку7	Пн. 21.02.00.- 11:30 Пн. 21.02.00.- 15.00.
Флажок «Целый день»	Наличие флажка превращает встречу в событие8
Флажок «Оповещение»	Звуковое напоминание о встрече. Кнопка в виде динамика служит для выбора звука	Установите флажок
Текстовое поле	Ввод сопроводительного текста
Флажок «Частное»	Не позволяет Вашим коллегам узнать о встрече по сети
Сохранить и закрыть	Щелчок кнопки завершает ввод информации