4. Работа с панелью задач

В одном представлении в окне Outlook раскрыты одновременно две папки «Календарь» и «Задачи». Это обеспечивает простой и удобный способ обмена информацией между папками. Панель задач представляет список активных задач::

• Можно перетащить элемент из папки «Задачи» на любое временя календаря, тем самым зарезервировав в календаре время;

• Можно добавлять и/или удалять элементы из папки «Задачи».

• Можно изменить вид панели задач, используя контекстное меню .

• Для вызова контекстного меню щелкните правой кнопкой мыши на заголовке одного из столбцов панели задач.

Контекстное меню позволит изменить представление элементов в папке «Задачи».

Контрольные вопросы

1. Как отметить нужную дату в «Календаре»?

2. Как изменить степень детализации информации, отображаемой в «Календаре»?

Задание 5. Папка «Дневник»

1. Создание записей в дневнике вручную

Установите курсор в списке папок на папку (пордпапку) «Дневник» и нажмите комбинацию клавиш Ctrl+ N. На экране появится диалоговое окно «Запись в дневнике». Сделайте 3 записи в дневнике вручную.

• В поле «Тема» введите краткое описание записи;

• Раскроете список «Тип» и выберите нужный тип записи;

• Если запись в дневнике касается лица, занесенного в одну из адресных книг, нажмите кнопку «Адресная книга» и с помощью диалогового окна «Выбор имен» введите нужное имя;

• Дату и время, введенные в форму, можно изменить;

• Для регистрации длительности действия заполните поле «Длительность» (по умолчанию устанавливается нулевая длительность).

• Чтобы зарегистрировать длительность реально происходящего действия, заносимого в дневник, щелкните кнопку «Запустить часы».

• В процессе беседы можно свернуть Outlook и работать в других приложениях при этом часы будут идти. По окончании действия (например, беседы) можно вновь открыть окно Outlook и остановить часы

2. Установка автоматическая записи элементов в дневник

• Выберите в меню «Сервис» команду «Параметры», затем перейдите на вкладку «Дневник»

• В списке «Автозапись элементов» установите флажки для элементов, автоматически записываемых в дневник.

• В списке «Для следующих контактов» установите флажки рядом с именами контактов, для которых необходимо автоматически записывать выбранные элементы.

• Все выбранные элементы будут автоматически записываться для всех заданных контактов.

Элементы, допускающие автоматическую запись в дневник

• Ответ на поручение

• Ответ на приглашение

• Отмена собрания

• Поручение

• Приглашение на собрание

• Сообщение электронной почты

Приложения, документы которых допускают автоматическую запись в дневник:*

• Microsoft Access, Microsoft Excel, Microsoft Office Binder, Microsoft PowerPoint, Microsoft Word

3. Просмотр записей в дневнике о каком-либо контакте

• Откройте контакт, для которого необходимо просмотреть записи в дневнике.

• В диалоговом окне «Контакт» щелкните вкладку «Дневник».

• В списке «Показать записи типа..» щелкните тип просматриваемых записей дневника.

Контрольные вопросы

1. Как просмотреть записи в дневнике о каком-либо контакте?

2. Как открыть, переместить, изменить запись в дневнике?

3. Какие элементы и приложения допускают автоматическую запись в дневнике?

4. Как настроить представление в дневнике?

1 О назначении категории см. разд. 1, п. 1.5.

2 Установка флажка скрывает элемент (т.е. задачу) для других пользователей, имеющих доступ к данной папке

3 Добавьте в главный список категорий

4 Интервал между экзаменами – 3 дня

5 Выполните те же действия, что и при создании задачи, повторяющейся с регулярными интервалами

6 После ввода информации о последней встрече, Вам надо закрыть окно «Встреча», для этого сделайте щелчок в поле «Сохранить и закрыть»

7Выбирая время начала и окончания встречи, воспользуйтесь функцией автодатировки: достаточно ввести текст, например, «следующий вторник» или «полдень», и не набирать дату или время.

8 Информация в задании «Назначение события»

2