5.Організація документообігу на підприємстві.

Спосіб оформлення господарських операцій документами називається документацією. На підставі документів здійснюють записи на рахунках обліку, тому набуває особливої важливості правильність оформлення документу. У кожному документі мають бути визначені показники, які називають реквізитами. Кількість і зміст реквізитів визначаються характером операції і призначенням документа.

Для кожного документа обов’язковими є такі реквізити:

1. назва і номер документа;

2. дата і місце складання;

3. назва і код підприємства, від імені якого складено документ;

4. зміст і обсяг господарської операції та її одиниця виміру;

5. посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність;

6. особисті підписи осіб, які брали участь у здійсненні господарської операції та складанні документу.

Вимоги до оформлення документів.

Первинні документи повинні складатися у момент здійснення господарської операції, або безпосередньо після її здійснення.

Як правило, для документів використовують типові форми, які виготовляються у вигляді бланків. Велике значення у виконанні цих вимог має уніфікація і стандартизація документів. Під уніфікацією документів розуміють розробку єдиних форм документів для оформлення однотипних господарських операцій на підприємствах і в організаціях різних галузей і форм власності.

Під стандартизацією документів розуміють встановлення для бланків однотипних документів однакового, найбільш раціонального розміру і форми з завчасним визначенням розміщення відповідних реквізитів.

Порядок документального оформлення господарських операцій та вимоги щодо складання документів регламентуються Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку.

З метою правильного використання бухгалтерських документів їх класифікують за різними ознаками:

За порядком складання:

1. первинні – складаються у момент здійснення операції: грошовий чек, платіжне доручення, накладна на відпуск матеріалів, рахунок-фактура тощо;

2. зведені – складають на підставі первинних документів шляхом узагальнення їх даних: касова книга, книга складського обліку, звіт про рух матеріальних цінностей тощо. Ці документи характеризують зміни на підставі не однієї господарської операції, а комплексу таких операцій.

За призначенням:

1. розпорядчі – містять розпорядження та дають право на здійснення господарської операції: платіжні документи банку на перерахування або зняття коштів (чеки, платіжні доручення), довіреності на отримання матеріальних цінностей, накази на надання відпусток тощо;

2. виправдні (виконавчі) – оформлюються після здійснення операції і підтверджують її здійснення: акти на виконані роботи, прибуткові ордери тощо.

3. бухгалтерського оформлення – складаються працівниками бухгалтерії на підставі первинних документів (розпорядчих або виправдних) з метою подальшої обробки інформації: бухгалтерські довідки, журнали, відомості, розрахунки тощо;

4. комбіновані – поєднують в собі ознаки розглянутих вище документів, тобто містять розпорядження і підтверджують факт здійснення операції, а також елементи бухгалтерського оформлення: видатковий касовий ордер, авансові звіти тощо.

За способом відображення:

1. разові – відображають одну або декілька господарських операцій, і на їх підставі відразу роблять подальші облікові записи: акти, вимоги, касові ордери, накладні, чеки тощо;

2. накопичувальні – складаються впродовж певного періоду (декади, місяця) для відображення однорідних операцій, що систематично повторюються: відомості відпуску готової продукції, лімітно-забірна карта тощо.

За місцем складання:

1. внутрішні – складаються на даному підприємстві;

2. зовнішні – оформлюються та надходять від інших підприємств.

За змістом операції:

1. по обліку грошових коштів – оформлюються операції з грошовими коштами: банківські чеки, прибуткові та видаткові ордери;

2. по обліку матеріальних запасів – документи з надходження і вибуття основних засобів, запасів, (прибуткові і видаткові накладні, вимоги, лімітні карти);

3. по обліку розрахункових операцій – оформлюють розрахункові операції між підприємствами, підприємцями, фізичними особами: рахунки-фактури, платіжні вимоги, векселі тощо.

Необхідно зазначити, що кожний документ виконує різні функції, і тому він належить одночасно до різних класифікаційних груп.

Документи, складені в різних підрозділах (цехах, складах тощо) після здійснення господарської операції передають до бухгалтерії у порядку та строки, встановлені головним бухгалтером. Отримані документи підлягають перевірці:

1) формальній –встановлюють повноту і правильність заповнення всіх реквізитів документів, достовірність підписів посадових осіб. При цьому перевіряють чіткість запису змісту операції і цифрових показників, своєчасність складання документів і подання їх до бухгалтерії;

2) за суттю – законність та доцільність для підприємств даної операції;

3) арифметичній – правильність визначення сум та всіх арифметичних підсумків.

Перевірені документи підлягають обробці для підготовки документів для запису відповідних сум на рахунках:

1. таксування (оцінка) – проставляють у відповідних графах документа ціну і суми, тобто грошову оцінки оформлених натуральних показників господарської опера;

2. групування – складання зведених документів (на підставі первинних об'єднанні однорідних за змістом первинних документів у групи і запису в групувальні відомості для визначення загального підсумку по кожній групі);

3. контирування – поставляння кореспонденції рахунків по суті кожного документа;

4. запис змісту документів на рахунки синтетичного й аналітичного обліку.