30. Организация работ по планированию
Организация работ по планированию - это процесс переработки входа системы планирования в ее выход по достижении целей организации (фирмы) (рис.1).
Рис. 1. Организация работ по планированию
Компоненты системы планирования:
Вход - это нормативы конкурентоспособности планируемого объекта, разработанные на стадии стратегического маркетинга в соответствии с миссией и целями организации, дополнительная информация для разработки планов, необходимые ресурсы, документы.
Выход - планы, разработанные в соответствии с требованиями потребителей (рынка), во исполнение нормативов конкурентоспособности и других требований.
Внешняя среда - факторы макро- и микросреды организации, инфраструктуры данного региона, прямо или косвенно влияющие на процесс планирования, его параметры, параметры входа и выхода системы (антимонопольная политика, налоговая и таможенная системы, сила конкуренции в данной отрасли и смежных отраслях (у поставщиков и потребителей продукции организации), активность маркетинговых посредников, наличие качественной нормативно-методической документации по различным функциям менеджмента (прежде всего по планированию) и др.)
Обратная связь характеризует различную информацию, поступающую от исполнителя плана к его разработчику (стрелка в «процесс») или к поставщикам входа системы планирования (стрелка к «входу»).
Процесс планирования - процесс разработки и принятия управленческих решений в области планирования. Этот процесс составляет внутреннюю структуру системы планирования (рис.2 ).
Рис. 2. Внутренняя среда систем планирования
Компонентов внутренней структуры системы планирования:
1. Научное сопровождение состоит из научных подходов к планированию, принципов и методов планирования. Качество научного сопровождения планирования является главным фактором обеспечения качества планов.
2. Планы, отвечающие целям организации, - это система стратегических, тактических (текущих) и оперативно-календарных планов по различным аспектам производственно-хозяйственной деятельности организации.
3. Обеспечение разработки планов включает ресурсное, информационное, кадровое, методическое, правовое обеспечение этого процесса.
4. Управляемая подсистема - это совокупность объектов планирования: для менеджера - специалисты, разрабатывающие планы; для специалистов - непосредственные плановые задания и параметры, которые нужно спрогнозировать, обосновать, состыковать, оформить в плановые документы, и т. д.
5. Управляющая подсистема - менеджеры, осуществляющие руководство разработкой планов, организацию их выполнения.
Процесс разработки плана включает следующие работы:
1) изучение проблемы;
2) формирование системы планирования;
3) уточнение нормативов конкурентоспособности планируемого
объекта и других требований;
4) разработка управленческого решения;
5) оформление, согласование и утверждение плана;
6) доведение плановых заданий до исполнителей;
7) координация выполнения плана;
8) учет и контроль выполнения конкретных плановых заданий и параметров;
9) стимулирование выполнения плана.
Методы организации работ по планированию.
Распространенными методами организации работ по планированию являются сетевые методы и построение оперограмм.
Рассмотрим кратко эти методы.
Сетевое планирование и управление (СПУ) - это графо-аналитический метод управления процессами создания (проектирования) любых систем. Сетевой график - полная графическая модель комплекса работ, направленных на выполнение единого задания, в которой (модели) определяются логические взаимосвязи и последовательность работ.
Основными элементами сетевого графика являются работа (изображается стрелкой) и событие (изображается кружком).
Работа - это процесс или действие, которые нужно совершить, чтобы перейти от одного события к другому. Она характеризуется определенными затратами труда и времени.
Если для перехода от одного события к другому не требуется ни затрат времени, ни затрат труда, то взаимная связь таких событий изображается пунктирной стрелкой и называется фиктивной работой.
Фиктивная работа представляет собой, логическую связь между событиями и показывает зависимость начала выполнения какой-либо работы от результатов выполнения другой.
Событие - это фиксированный момент времени, который представляет собой одновременно окончание предыдущей работы, т.е. ее результат (исключение - начальное событие) и начало последующей работы (исключение - конечное событие).
Любая непрерывная последовательность взаимосвязанных событий и работ носит название путь.
Путь от начального до конечного события называется полным.
Путь от данного события до завершающего называется последующим за данным событием, а от исходного события до данного - предшествующим. ( рис.3).
Рис.3. Фрагмент укрупненного комплекса работ по планированию
Обозначения:
События:
1 - получено задание на планирование с финансированием;
2 - выполнен анализ методических документов по планированию, моделированию, оптимизации;
3 - уточнены нормативы конкурентоспособности планируемого объекта;
4 - выполнен прогноз основных параметров плана;
5 -выполнены работы по моделированию некоторых параметров плана;
6 - выполнено экономическое обоснование плана;
7 -разработан проект плана;
Работы:
1-2 - анализ методических документов по планированию и другим смежным вопросам, продолжительностью 2,5 мес;
1-3 -уточнение нормативов конкурентоспособности планируемого объекта по результатам маркетинговых исследований, 4,5 мес;
1-4 -прогнозирование важнейших параметров плана, 3,5 мес;
2-5 -моделирование, 3 мес;
3-6 -анализ параметров плана, 2,5 мес;
4-6 -экономическое обоснование плана, 4 мес;
5-7 -согласование проекта плана, 3 мес;
6-7 -согласование проекта плана, 2,5 мес.
Анализ сетевого графика. Критическим наиболее продолжительным является путь 1-4-6-7 продолжительностью 10 мес. (3,5+ 4+2,5). Путь 1-3-6-7 имеет продолжительность 9,5 мес. (4,5+2,5+2,5), путь 1-2-5-7 имеет продолжительность 8,5 мес. (2,5+3+3). Срыв любого события на критическом пути (на рисунке обведен жирной линией) ведет к срыву всего комплекса работ. Остальные пути имеют некоторый резерв времени, например путь 1-3-6-7 имеет резерв 0,5 мес. (5 %), путь 1-2-5-7 - в 1,5 мес. (15 %). Напряженность последнего пути равна 0,85, что означает допустимость задержки событий 2 и 5 в сумме не более чем на 1,5 мес. Таким образом, сетевые модели позволяют наглядно установить взаимосвязи событий и оптимизировать комплекс работ.
Для увязки работ и исполнителей рекомендуется строить oпepoграммы по следующей форме (рис.4 ).
Оперограмма - одна из разновидностей таблично-графического отображения последовательности управленческих и производственных операций, когда по горизонтали слева направо изображаются исполнители, по вертикали сверху вниз -последовательность операции.
На пересечении строк и столбцов проставляются символы, указывающие на исполнителя и характер той или иной операции. Оперограмма содержит трудоемкость выполнения каждой операции. Управленческая операция - это часть управленческой процедуры, выполняемая руководителем, специалистом или др. служащим с применением или без применения технических средств с целью выработки, обоснования, принятия и реализации управленческих решений.
Одним из преимуществ оперограмм, в которых представлены основные виды работ подразделений, является возможность обоснования трудоемкости их выполнения - исходного пункта нормирования
Рис.4. Оперограмма организации выполнения работ
На рисунке показано, что за работу 1 ответственным является исполнитель Г, а Б является соисполнителем. По работе 2 ответственным исполнителем является А, а остальные - соисполнители и т.д.
Применение оперограмм позволяет обеспечить наглядность взаимосвязей работ и исполнителей.
Оперограммы позволяют представить в графической форме организацию выполнения работ, состыкованную по видам работ, ответственным исполнителям и исполнителям. Вместе с тем оперограммы не позволяют наглядно видеть стыковку работ во времени, степень параллельности их выполнения.
При планировании сроков выполнения работ следует идти от конечного срока к начальному, текущему моменту.
Для стыковки работ, их исполнителей и сроков выполнения применяются ленточные графики. (рис. 5).
Ленточный график используют для наглядного представления соотношения составляющих какого-то параметра и одновременно для выражения изменения этих составляющих с течением времени.
При построении ленточного графика прямоугольник графика делят на зоны пропорционально составляющим или в соответствии с количественными значениями и по длине ленты размечают участки в соответствии с соотношением составляющих по каждому фактору.. Систематизируя ленточный график так, чтобы ленты располагались. в последовательном временном порядке, можно оценить изменение составляющих с течением времени.
Рис.5. Ленточный график
На ленточном графике четко видно, что, например, за качество и сроки выполнения работы отвечает ответственный исполнитель Г, ему помогает исполнитель Б. Кроме того, исполнитель А участвует в трех работах: работе 2 как ответственный исполнитель, а в работах 4 и 6 - как соисполнитель. В ленточном графике наглядно видно стыковку работ во времени, степень параллельности их выполнения.
Поэтому на практике пользуются всеми тремя методами организации и контроля выполнения комплекса работ: сетевые модели - для оптимизации сроков и затрат ресурсов; оперограммы - для стыковки работ с ответственными исполнителями и соисполнителями; ленточные графики - для с6.4. Стратегический маркетинг как инструмент планирования