Қызметтік хатта көрсетілетін міндетті мәліметтер

1. Тақырыбы

2. Датасы

3. Хат жолданып отырған мекеменің аты мен адресаттың аты-жөні

4. Кіріспе сөз

5. Хаттың жалпы мазмұны, мақсатын көрсететін бөлік

6. Негізгі мәсін

7. Хатты аяқтай келе айтылатын сыпайыгершілік сақтау сөздері

8. Жіберушінің қолы

9. Қосымша /приложение/ берілетін болса, оған сілтеме

10. Қосымша /приложение/

11. Құжатты дайындаушы, жіберуші туралы мәлімет

12. Посткриптум

2 – тапсырма. Оқыңыз, есте сақтаңыз.

1. Қызметтік құжаттар бейтарап /нейтральный/ қалыппен ресми түрде жазылу керек. Қызметтік хат жазу барысында адресатты марапаттап, мадақтайтын немесе намысына тиетін дөрекі сөздерді қолданудан аулақ болған жөн.

2. Адресаттың сізден қызмет дәрежесінің төмен, жоғарылығына қарамастан «Тез арада орындаңыз», «Кідіртпей жауабын я қорытындысын хабарлаңыз», «Қысқа мерзімде жауап беріңіз» деген сөйлемдерді қолданбағаныңыз жөн. Оның орнына хаттың жауабын я мәселенің шешімін білгіңіз келетінін «Осы күнге дейін жауап беруіңізді сұраймын» деп белгілі бір күнді көрсетіңіз немесе «Өз шешіміңізді хабарлауыңызды сұраймын» деген сөйлемдерді қолдану арқылы білдіріңіз.

3. Егер қызметтік хатта ол мекеменің, я қызметкердің өтінішін я тапсырылған ісін орындау мүмкін емес екендігін айтқыңыз келсе, хатты бірден «ол мәселенің орындалуы я қабылдануы мүмкін емес» деген сөздерден бастаңыз. Алдымен аталған мәселеге тоқталып, содан кейін өз шешіміңіздің себебін негізгі етіп түсіндіріп, содан кейін барып бұл өтініштің, я болмаса істің қазіргі жағдайда, бұл мәселенің қайта қаралуы да мүмкін екенін айта кетуге болады.

4. Сіздің хатыңыз заңды, мазмұны айқын болуы керек. Бұл әсіресе қаржы, кадр құжаттары үшін міндетті.

5. Хатыңыз көпшілікке түсінікті тілмен және ресми түрде жазылуы керек.

6. Қызметтік құжаттың қай түрін жазсаңыз да көп ойды аз сөзбен жеткізуге тырысыңыз.

7. Іс қағаздарын жазарда орныққан сөз тіркестері мен қалыптасқан терминдерді қолданыңыз.

8. Бастауыш сөйлемнің басында, баяндауыш соңында, диалект сөздер, қазіргі қазақ тілінде ескіріп, айналымнан шыққан тіркестер қолданылмайды.

9. Жазылған құжатты қайтара оқып шығып, сөйлемдегі басы артық сөздерді алып тастау керек.

3 – тапсырма. Үлгімен танысыңыз.

Жолдама хат

Қазақ мемлекеттік Ғылыми-техникалық ақпарат ғылыми-зерттеу институтының директорына М.Х.Дулати атындағы Тараз мемлекеттік университетіндегі филология ғылымдарының кандидаты дәрежесін алу үшін диссертация қорғайтын ДР 14.05.04. диссертациялық кеңес 10.02.02. – қазақ тілі мамандығы бойынша Оспанова Айнаш Ақанқызының «Қазақ тіліндегі көсемшенің мағынасы мен қызметінің дамуы» атты кандидаттық диссертация жұмысын және авторефераттың 2 данасын мемлекеттік тіркеу мен микрофильмнен өткізу үшін жіберіп отыр.

Диссертацияның қорғалған күні 11 наурыз 1999 жыл.

Диссертация кеңес төрайымы, филология ғылымының докторы, профессор З.Қ.Ахметова.

4 – тапсырма. Сіз педагогикалық колледжінің директорысыз. Оқушылар қабылдау жоспарының орындалуы туралы, қалалық білім беру жөніндегі комитетінің төрағасына баяндау хат жазыңыз.

5 – тапсырма.Мына сөздерді өз орындарына қойып, сөйлемнің стилін дұрыстаңыз.

1. Хаттарға, лауазым, бұрыштама, иелері, мүдделі, жіберілетін, соғады.

2. Арнайы, толтырылады, арнайы, қағаздарға

3. Куәландырылады, кей, хат, мөрмен, жағдайда

4. Хаттар, 80 пайыз, басқару, құрайды, құжаттары

Тең, дәрежедегі, өтініш, хабарлар, ұсыныс, мекемелер, алмасады

5-апта, 9, 10 сабақтар

Тақырып: Акт. Анықтама.

Сабақтың мақсаты: Құжат туралы түсінік беріп, жазуға үйрету.

А К Т /Кесім/

Акт – тексеру барысында анықталған фактілер мен оқиғаларды, іс-әрекеттерді растайтын іс қазының түрі. Акт үш немесе бірнеше адамның қатысуымен жасалатын құжат.

Акт жасаушылар өздері байқаған дәлелді фактілер мен нақты материалдарға сүйенеді.

Акт істі өткізу мен қабылдау, біткен объектілер мен сынақтарды тапсыру кезінде жасалады, кейде пайдалану мерзімі өтіп, іске жарамай қалған шаруашылық заттар, құралдар, мүліктерді есептен шығару кезінде, адамдар қайғылы жағдайларға ұшырағанда жасалды.

Кейбір жағдайда актіні бекітуге тура келеді. Бақылау-ревизиялық басқармасының тапсыруымен мекеменің қаржы жағдайын тексеруге өкілдігі бар жалғыз адам да акт жасай алады.

1 – тапсырма. Үлгімен танысыңыз. Үлгі бойынша акт жазыңыз.

А К Т

Біз, төменде қол қоюшылар, «Гигант» кеншарының шаруашылық ісін басқарушы ……………., күріш егісінің звено жетекшісі …………. ………….. студенттер /аты-жөні/ /аты-жөні/

…………………….. осы актіні жасауға қатысты.

/аты-жөні/

Себебі, кеншарға жәрдем беруге келген студенттерге құрылған шатырларға тіреу, үстел, орындықтар етіп пайдалану үшін кеншардың 3 (үш) текшеметр тақтайы пайдаланылды.

Бұл акт көрсетілген 3 (үш) текшеметр тақтайды есептен шығарып, оның орнына шатырдың үлкен 20 (жиырма) тіреуін және 5 (бес) үстел, 8 (сегіз) орындықты есепке енгізу үшін толтырылды.

Акт екі дана етіп дайындалды. ……………………………………

«Гигант» кеншарының шаруашылық

бөлімінің бастығы /қолы/ аты-жөні

Күріш егісінің звено жетекшісі /қолы/ аты-жөні

Студенттер /қолы/ аты-жөні

7 қыркүйек, 1998 жыл.

2 – тапсырма. Сіздің мекемеңізге 20 дана жаңа компьютер әкелінді. Сол жөнінде акт жазыңыз.

3 – тапсырма.Мамандығыңызға байланысты акт үлгісін жазыңыз.

А Н Ы Қ Т А М А

Анықтама – бір істің жай-күйін білдіретін куәлік, құжат. Анықтаманың мынадай түрлері болады:

1. тұрған жайын айғақтайтын анықтама

2. түрлі мекемелер мен орындардың талап етуі бойынша азамат ахуалының әртүрлі қырларын мәлімдеп білдіретін жалпылама анықтама

3. отбасы құрамы туралы анықтама

4. оқу орнынан берілетін анықтама

5. айлық жалақысы туралы анықтама

6. тексеру нәтижесі туралы анықтама

Керекті сөздер:

Анықтама – справка

Анықтама бюросы

Мағлұмат – сведения

Түсінік беру – дать объяснение

Қысқаша сипаттама – краткая характеристика

Тапсырыс қағазы – заказной лист, заявка

Толтыру – заполнить

Баспа – издательство

Талап ету қағазы – лист требования

Таңдау – выбирать

Реттеу порядок

Орналастыру – расположение

Растайды – подтверждает

Тексеру нәтижесі туралы анықтама белгілі бір мекемелердегі бөлімшелердің жұмыс түрлерін тексеріп қорытындылау, бағалау мақсатында жазылады. Ондай анықтамалар арқылы белгілі бір өкілдігі бар адамдар тобы тексерілген істері бойынша пікірлері мен қорытындысын жоғары ұйымдарға, басшыларға жеткізеді. Анықтамада тексерудің мақсатына қарай барлық фактілер мен оқиғалар жүйелі, рет-ретімен негізгі түрде жазылуға тиіс. Осындай анықтамалар негізінде сол мекеменің жылдық есебі жазылады немесе есеп беруде қосымша мәлімет ретінде алынады.

1 – тапсырма. Үлгілермен танысыңыз. Үлгілер бойынша анықтама жазыңыз.