3.2. Структура процесу прийняття управлінських рішень

Прогнозування стану об’єкту управління може також здійснюватись на основі обробки статичних даних про керований об’єкт.

Тема 4: Основні засади впровадження арм в організаціях

4.1 Основні цілі впровадження арм

Автоматизація управління підприємством переслідує тільки одну мету - своєчасне ухвалення менеджером правильного організаційного рішення, яке буде реалізоване і проконтрольоване, на підставі чого буде прийняте подальше рішення. Важливими чинниками для ухвалення рішень є збір і аналіз достовірної інформації, підготовка альтернативних варіантів подальшого розвитку подій, безпосередньо ухвалення рішення, організація його реалізації, контроль виконання, аналіз одержаного результату, корекція.

Автоматизоване робоче місце (АРМ) є робочим місцем персоналу автоматизованої системи управління, обладнане засобами, що забезпечують участь людини в реалізації функцій управління.

Автоматизоване робоче місце (АРМ) спеціаліста - це інструмент раціоналізації та інтенсифікації управлінської діяльності.

АРМ - комплекс технічних і програмних засобів індивідуального користування, зорієнтований на виконання певних функцій. АРМ утворюється на базі комп'ютерної техніки, технічне й програмне забезпечення якої дає змогу здійснювати автоматизований режим обробки інформації, створення локальних баз даних. Усе це забезпечує зростання продуктивності праці.

За допомогою АРМ фахівець може обробляти тексти, посилати і приймати повідомлення, що зберігаються в пам'яті персонального комп'ютера, брати участь у нарадах, організовувати і вести особисті архіви документів, виконувати розрахунки і одержувати готові результати в табличній або графічній формі. Зазвичай процеси ухвалення рішень і управління в цілому реалізуються колективно, але необхідна проблемна орієнтація АРМ управлінського персоналу, що відповідає різним рівням управління і реалізованим функціям. Підготовка інформації для ухвалення рішень, власне ухвалення рішень та їх реалізація можуть мати багато загального в різних економічних службах підприємства. Це дозволяє створювати гнучкі структури управління.

Основні цілі впровадження АРМ:

• своєчасне отримання повної і достовірної інформації;

• підтримка прийняття раціональних управлінських рішень;

• створення для користувача комфортних умов праці;

• зростання продуктивності праці.

4.2 Інформаційна модель системи арм менеджера в організації

Документообіг – рух документів організації з моменту їх створення або отримання до закінчення їх виконання або відправки.

Документообіг охоплює всі структурні підрозділи організації - від канцелярії до керівництва, він є важливим елементом системи управління установи.

Організація документообігу – це правило, у відповідності з якими відбувається обіг документів в організації. Організація документообігу передбачає раціональний рух документів, включаючи як операції з документами, так і їх переміщення в апараті управління, їх отримання, розгляд, оформлення і відправка.

Головне правило документообігу – оперативний рух документів по найбільш короткому шляху з мінімальними витратами часу і роботи.

Правильна організація документообігу сприяє оперативному проходженню документів в апараті управління, врівноваженню навантаження на підрозділи та на посадових осіб, позитивно сприяє на процес управління в цілому.

Документообіг в установі здійснюється у вигляді потоків документів, які циркулюють між пунктами обробки інформації (керівники установи та структурні підрозділи, спеціалісти, кваліфіковані службовці) та пунктами технічної обробки документів.

По відношенню до апарату управління розрізняють потоки документів, що надходять, відправляються та внутрішні документи.

В установі відбувається розподіл поступаючого обсягу документів на потоки, які направляються керівникам, в структурні підрозділи та окремим виконавцям.

У процесі функціонування організаційної системи, формуються інформаційні потоки, які на виході створюють потік документів, що відправляються. Крім того, в установах циркулюють документи, які не виходять за їх межі (потоки внутрішньої документації).

До основних параметрів потоків відносять:

• напрямок потоку, який визначається пунктами відправлення та призначення;

• обсяг потоку, який визначається кількістю документів, що проходять через систему за одиницю часу;

• структура потоку, що визначається різновидом документів, авторством та іншими ознаками класифікації;

• режим потоку, який визначається періодичністю руху документів через пункти обробки.

Практично перед будь-якою організацією постає питання автоматизації документообігу.

Задачі, які вирішуються в процесі автоматизації документообігу установи, багато у чому залежать від характеру її комерційної діяльності, інфраструктури, адміністративної організації та багатьох інших факторів. Але не залежно від специфіки кожної окремої установи існує ряд загальних вимог до систем автоматизації офісної діяльності (документообігу).

Система автоматизації документообігу повинна підтримувати розсилку та візування документів, тобто здійснювати відображення реальних процесів роботи з паперами у будь-якій установі.

В наслідок автоматизації документообігу повинна бути забезпечена й інша типова операція в роботі з паперами - контроль над проходженням документів. Крім того, дана система повинна забезпечувати введення до системи документів з різних джерел (паперова документація, повідомлення електронної пошти, факсимільні повідомлення та ін.).

Класифікація документів (від лат. Classic - ряд, група) - це система їх супідрядності, що використовується як засіб встановлення зв'язків між класами документів, а також для орієнтування в їх різноманітті. Структура класифікації звичайно представляється у вигляді таблиці або схеми.

Класифікація є одним з методів пізнання. Без неї неможливо вивчити різноманіття існуючих видів документів, систематизувати їх, встановити відмінності між видами документів, що виділяються по різних ознаках. Правильно складена комплексна класифікація відображає закономірності розвитку документів, розкриває зв’язки між ними, допомагає зорієнтуватися в будь-якій їх множині, служить основою для їх впорядкування в документарних системах. Вона має важливе значення для теорії документоведення і практичної документно-комунікаційної діяльності.

Класифікація документів - це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності. Мета класифікації полягає в підвищенні оперативності робочого апарату управління та відповідальності виконавців. У поточній роботі класифікацію документів здійснюють на етапі групування їх у справи.

Документи класифікують за такими ознаками:

• спосіб фіксації інформації;

• зміст;

• місце складання;

• термін виконання;

• походження;

• гласність;

• термін зберігання;

• рід діяльності та ін.

За способом фіксації інформації розрізняють такі документи:

• рукописний;

• друкарський;

• механічний;

• магнітний;

• фотографічний;

• оптичний; лазерний;

• електронний.

За змістом документи поділяють на:

• організаційно-розпорядчі;

• фінансово-розрахункові;

• постачально-збутові та ін.

Організаційно-розпорядчі документи (ОРД) — це управлінська документація, що слугує засобом здійснення та регулювання процесів управління. Документи, які належать до ОРД, можна умовно поділити на такі групи:

• організаційні (положення, інструкції, правила, статути тощо);

• розпорядчі (постанови, рішення, розпорядження, вказівки тощо);

• довідково-інформаційні (довідки, протоколи, акти, пояснювальні та службові записки, службові листи, відгуки, плани роботи, телеграми, телефонограми, звіти, доповіді тощо);

• з кадрових питань (заяви, накази по особовому складу, особові картки, трудові книжки, характеристики тощо);

• особові офіційні (пропозиції, заяви, скарги, автобіографії, розписки, доручення тощо).

За місцем складання розрізняють такі документи:

• внутрішні, що стосуються внутрішніх питань підприємства (організації, установи, фірми) і не виходять за його межі;

• зовнішні, тобто вхідна та вихідна кореспонденція.

За терміном виконання документи бувають:

• термінові, що виконуються у строки, встановлені законом, відповідним правовим актом, керівником;

• нетермінові, які виконуються в строки, визначені керівництвом підприємства (організації, установи, фірми).

За походженням документи поділяють на:

• службові, що стосуються діяльності підприємства (організації, установи, фірми);

• офіційно-особисті, які стосуються конкретних осіб.

За гласністю документи бувають:

• звичайні,

• для службового користування (ДСК);

• таємні;

• конфіденційні та ін.

• За терміном зберігання розрізняють:

• документи постійного зберігання;

• документи тривалого (понад 10 років) зберігання;

• документи тимчасового (до 10 років) зберігання.

За родом діяльності виділяють системи документації, які класифікують таким чином:

• організаційно-розпорядча;

• стандартів та технічних умов;

• планова;

• звітно-статистична;

• конструкторська;

• технологічна;

• розрахунково-грошова;

• з ціноутворення та ін.

Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД) містить класифікацію документів, розроблену для практичного використання під час роботи з документами, а саме - при заповненні уніфікованих форм (бланків) документів. Кожному виду номіналу управлінського документа надається кодове (у даному разі - цифрове) позначення, завдяки чому конкретний документ в умовах реалізації автоматизованої інформаційної системи може бути швидко розшуканий за цією інформаційною (пошуковою) ознакою. ДКУД входить до складу нормативних документів державної системи класифікації і кодування техніко-економічної та соціальної інформації в Україні. Об'єктами класифікації у ньому є державні (міжвідомчі, міжгалузеві) уніфіковані форми документів (УФД), що затверджуються міністерствами, державними комітетами чи іншими відомствами - розробниками уніфікованих систем управлінської документації. У ДКУД наведені назви і кодові позначення УФД, що входять у затверджені уніфіковані системи документації (УСД). Тобто ДКУД є номенклатурним переліком УФД з їх унікальними кодовими позначеннями.

Крім зазначеного вище призначення ДКУД для кодування інформації (надання ідентифікаційних номерів УФД) в автоматизованих інформаційних системах, він використовується також для обліку та систематизації, контролю складу та змісту УФД у кожному класі документації, організації ведення відповідних класів документації у даному класифікаторі.

ДКУД використовується під час збирання та оброблення документів за відповідними уніфікованими формами усіма органами державного і господарського управління та підвідомчими підприємствами й організаціями в процесі виконання відповідних управлінських функцій згідно з чинним законодавством.

ДКУД містить такі класи УСД з їх кодовими позначеннями:

• організаційно-розпорядча документація - 02;

• первинно-облікова документація - 03;

• банківська документація - 04;

• фінансова документація - 05;

• звітно-статистична документація - 06;

• планова документація - 07 та ін.

В ДКУД використано три рівні класифікації: клас УСД (клас документації) - підклас УСД (підклас документації) - УФД (вид номіналу документа). На рівні конкретного документа, тобто УФД, виду номіналу, його цифровий код складається із семи знаків: два знаки - код класу УСД, ще два знаки - код підкласу УСД і три знаки - відповідний реєстраційний номер УФД.