4.3 Електронна пошта. Модель електронного офісу
Електронна пошта - це система, що дозволяє пересилати повідомлення з одного комп’ютера на інший через модем або мережеве з’єднання. Електронна пошта має ряд переваг порівняно з іншими способами пересилання інформації. Вона дешевша, доступніша і забезпечує доставку повідомлень протягом декількох хвилин. Електронна пошта (E-mail) - базовий і досить потужний сервіс. Він надає можливість пересилати текстові і графічні файли, а також відео-звукові кліпи в мережі Internet. Щоб переслати повідомлення, необхідно знати електронну адресу. Адреса електронної пошти має такий вигляд: ім’я_користувача@хост.домен.
Для роботи з електронною поштою використовуються програми Outlook Express (в пакеті Microsoft Office), Netscape Messenger, Internet Mail або інші.
Засоби роботи з електронною поштою мають також Web-браузери Internet Explorer та Netscape Communicator.
Робота у середовищі Outlook Express .
Після завантаження програми на екрані з’явиться вікно такого вигляду, як зображено на рис. 4.1.
Рис.4.1. Папка Входящие
Папка Входящие містить отримані повідомлення, які можна переглянути (виконати click на темі потрібного листа, або double click для відкриття листа в окремому вікні), роздрукувати (кнопка Печать), вилучити (клавіша Delete). На повідомлення можна відповісти, вибравши у меню Сервис команду Ответить отправителю, або натиснувши кнопку Ответить отправителю.
Створення повідомлення
У меню Сообщение вибрати команду Создать (див. рис. 4.2), натиснути кнопку Создать сообщение або натиснути клавіші CTRL+N. У вікні, що з’явилося (рис. 2.3), увести потрібну адресу, тему та текст повідомлення.
У мережі Internet можна безкоштовно отримати поштову скриньку, наприклад, за такими адресами: WWW.USA.NET; WWW.UKRPOST.NET; WWW.UKR.NET; WWW. AVANPORT. COM.
Рис.4.2. Меню Сообщение
Рис. 4.3. Створення повідомлення
На рис. 4.4. зображено вікно безкоштовного поштового серверу WWW.UKR.NET. Для отримання доступу до своєї пошти треба увести ім’я, пароль та натиснути кнопку Войти.
Рис. 4.4. Вікно поштового сервера UKR.NET
Для створення власної поштової скриньки треба натиснути на кнопку Новый пользователь. На екрані з’явиться вікно з умовами реєстрації. Для продовження реєстрації необхідно натиснути на кнопку я принимаю условия. У вікні, що з’явилося, заповнити форму реєстрації користувача поштової скриньки.
Крім пересилання повідомлень, електронна пошта дає змогу організувати роботи групи та створити список розсилання за інтересами.
Телеконференції - це дискусійні групи з певної тематики, які дають можливість ефективно спілкуватися за інтересами і організовані у ієрархічну структуру. Головні розділи конференції:
comp - все про комп’ютери;
news - новини;
rec - теми дозвілля, хобі, мистецтва;
soc - соціальні питання;
та інші.
Для роботи з телеконференціями користувач застосовує спеціальну програму, в якій визначає, якими конференціями буде користуватися.
Нові форми обміну інформацією зумовили виникнення нових форм організації бізнесу з використанням сучасних засобів передачі даних.
Під час організації внутрішньокорпоративних ділових процедур, у компанії виникає потреба в автоматизації різних видів діяльності її співробітників.
Ключем до вирішення проблеми підвищення рівня ефективності діяльності персоналу будь-якого офісу вважається впровадження електронного (автоматизованого) офісу. Мова йде про комплексне використання:
сучасних технічних та програмних засобів для автоматизації процедур і функцій управління (обробка текстів, їх редагування, збереження та пошук, передача інформації по каналах зв’язку всередині офісу та за його межі, інформаційне обслуговування персоналу офісу, деякі аспекти підготовки і прийняття рішення і т.д.);
засобів програмної підтримки;
підходів до проектування приміщень;
охорони праці персоналу.
Впровадження електронних офісів стало реальністю завдяки досягненням в галузях виробництва комп’ютерної техніки та високоефективних засобів організаційної техніки.
Концепція електронного офісу дає перспективу суттєвого підвищення ефективності творчої діяльності службовців, які здійснюють інтенсивну обробку великих обсягів документальної інформації.
Не дивлячись на короткий термін існування електронний офіс вже пройшов три стадії розвитку.
Для першого етапу була характерною орієнтація на автоматизацію рутинних, часто повторюваних операцій, яка здійснювалась секретарями або технічним персоналом організації. Характерним прикладом таких робіт є машинодрукарські роботи. Для підвищення продуктивності праці при їх виконанні були створені, так звані пристрої обробки текстів, які дозволили швидко виправляти та редагувати різні документи, а також створювати і використовувати шаблони при підготовці документів.
На другому етапі розвитку електронних офісів окремі пристрої об’єднувалися за допомогою внутрішніх ліній в єдину мережу, що дозволяло виконувати ряд додаткових функцій, таких, як автоматизований зв’язок між різними робочими місцями, сумісна робота над документами, автоматизований контроль за виконанням документів і т.д.
3. Третій етап розвитку електронних офісів пов’язаний з широким застосуванням персональних комп’ютерів і створенням на їх основі автоматизованих робочих місць. АРМ поєднуються за допомогою комунікаційних засобів в єдину систему (мережу), що має доступ до всіх обчислювальних ресурсів офісу, баз даних, а також до зовнішніх джерел інформації. При цьому значно прискорюється можливість інформаційного обміну між користувачами мережі, автоматизуються деякі традиційні операції, зв'язані з прийомом і відправленням кореспонденції та інших документів каналами зв'язку.
Для кожного співробітника офісу (або групи співробітників) розробляється і оснащується автоматизоване робоче місце, професійно орієнтоване на виконання конкретних функцій управління. Така орієнтація здійснюється шляхом підбору та встановлення відповідного програмного забезпечення. До складу типового автоматизованого місця входить персональний комп’ютер та необхідні додаткові вбудовані пристрої, які розширюють його функціональні можливості, і периферійне обладнання (принтер, сканер, графопобудовувач). Крім того кожне робоче місце забезпечується потрібною організаційною технікою у відповідності до функціональних завдань.
Текстові редактори (або сучасні текстові процесори) являються першим компонентом електронного офісу, оскільки проблема обробки тексту і його перетворення є одним із основних завдань діловодства.
Поява наступного компонента дозволила реалізувати за допомогою комп'ютера функцію інформаційного обміну, що належала системі телефонного і поштово-телеграфного зв'язку. Таким компонентом стала система електронної пошти для обміну інформацією між користувачами на багатокористувацьких комп'ютерах, а потім і в мережах.
Значно пізніше стали використовуватися системи розробки баз даних (своєрідних електронних картотек), а також електронні таблиці для виконання різних (іноді дуже складних) розрахунків.
Надалі в офісах стали використовуватися системи ділової графіки, необхідні для наочності виконуваних офісних процедур.
Використання ПК в офісі не виключає, а, навпаки, підсилює роль засобів організаційної техніки, розробленої на основі застосування новітніх досягнень електроніки (скануючі пристрої, факс-модемні плати, копіювальні багатофункціональні машини, факсимільні апарати, слайд-принтери тощо).
Практична реалізація концепції електронного офісу поступово приводить до зміни стилю і методів керування, до перегляду і перерозподілу функцій персоналу, підвищення продуктивності його праці при виконанні цілого ряду діловодних операцій.
Нові технічні засоби й інформаційні технології покликані забезпечити підвищення продуктивності праці в офісній і адміністративній діяльності. Поряд із цим технічні засоби і комп'ютерні технології, адміністративні й офісні системи виконують, по суті, допоміжні роботи, зв'язані з обробкою інформаційних масивів. Процес прийняття рішень залишається прерогативою людини. Але завдяки автоматизації деяких процесів керування персонал офісу звільняється від виконання рутинних операцій і приділяє більше часу аналітичним та творчим процесам
На сучасному етапі розвитку інформаційних технологій до структури системи автоматизації документообігу електронного офісу традиційно включають наступні підсистеми:
технології обробки зображень документів (Imaging Syste m);
системи оптичного розпізнання символів (Optical Character Recognition System , OCR);
системи керування документами, СКД (Document Management System, DMS);
повнотекстові бази даних (Full-Text System );
системи автоматизації ділових процедур, АДП (Workflow Syste m); програмне забезпечення для робочих груп (Groupware).
Новітні інформаційні технології сприяють створенню віртуальних офісів, які забезпечують комплексну реалізацію завдань предметної області, причому обладнання і працівники цих офісів можуть знаходитися в різних приміщеннях. Впровадження технології віртуального офісу сприяє впровадженню децентралізації ділових операцій.
Віртуальний офіс - це територіально віддалені підрозділи або компанії та робочі місця (як вдома, так і в офісі), взаємодія яких забезпечується за допомогою інформаційних технологій.
На даний час найбільші концерни України мають свої філіали в інших містах, з якими зв’язуються за допомогою комутаційних ліній в режимі on-line. В місті, де зосереджене управління концерном, магазини та склади з’єднуються з адміністрацією через заздалегідь виділені канали. При цьому підрозділи теж локалізовані, що дозволяє суттєво зменшити витрати.
В Internet вже давно налагоджено сервіс - бронювання квитків, готельних номерів, замовлень перекладачів, служби охорони і т. д. Що ж стосується світових тенденцій, число корпоративних офісів (тобто, коли користувач працює на компанію в домашніх умовах), невпинно росте і оцінюється десятками мільйонів.