2.4. Системный анализ

Проектирование рабочего процесса часто начинается с общего анализа всего производственного процесса. Далее он движется от общего к специфическим особенностям работы, концентрируясь на организации рабочего места и передвижениях рабочего. Системный анализ может стать хорошим источником увеличения производительности производства.

Необходимость системного анализа может вызваться рядом причин:

34. изменения в производственных инструментах и оборудовании;

35. смена дизайна изделия или производство новых изделий;

36. изменения в материалах или техпроцессе;

37. правительственные инструкции или трудовые контракты;

38. другие факторы (например, несчастные случаи на производстве, проблемы с качеством продукции).

Системный анализ проводится как для существующих видов труда, так и для новых производственных процессов. Хотя может показаться странным анализировать методы еще не существующего вида работы, все же гораздо лучше сначала разработать методику нового процесса, чем сперва запустить процесс, а потом пытаться эго оптимизировать. Для существующего вида работы процедура обычно заключается в том, что аналитик наблюдает за трудовым процессом в его существующем виде, а затем разрабатывает методы его усовершенствования. При анализе еще не существующего процесса, аналитик должен полагаться на рабочие инструкции и свою способность представить процесс в действии.

Основные процедуры системного анализа таковы:

39. определить подлежащий изучению процесс и собрать фактические данные о инструментах, оборудовании, материалах и т.д.;

40. если работа уже идет, обсудить ее с непосредственным исполнителем и руководством, чтобы определить их вклад в процесс;

41. изучить и зафиксировать существующий метод, используя производственные схемы и диаграммы; для новых видов труда разработать диаграммы и схемы, основанные на имеющейся информации о задействованных производственных операциях;

42. проанализировать рабочий процесс;

43. предложить новые методы;

44. внедрить новые методы;

45. проследить за внедрением, чтобы убедиться в достижении качественных улучшений.

Выбор рабочей операции для изучения. Иногда мастер или руководитель хочет, чтобы изучению подвергалась какая-то определенная рабочая операция. В других случаях, методический анализ является частью общей программы по увеличению производительности производства и снижению затрат. Вот некоторые общие принципы, определяющие выбор рабочего процесса для изучения:

46. наличие высокой трудоемкости;

47. частое выполнение;

48. небезопасная, утомительная, неприятная и/или шумная работа;

49. ярко выраженная проблемность (например, проблемы качества продукции, проблемы с рабочими графиками).

Документирование существующего метода. Используйте диаграммы, графики и устные описания настоящего способа выполнения работы. Это поможет хорошо понять рабочий процесс и послужит сравнительной основой для оценки возможных изменений.

Анализ работы и предложение новых методов. Анализ работы требует тщательного обдумывания всех вопросов, связанных с трудовым процессом — всех что, почему, когда, где и кто. Часто простой разбор этих вопросов проясняет процесс пересмотра рабочей методики и делает аналитика своего рода «адвокатом дьявола» по отношению к существующим и предполагаемым методам работы.

Схема производственного процесса используется для изучения общей последовательности рабочих операций, исходя из движений рабочего или из движения потока материалов.

Анализ и совершенствование производственных методов облегчаются использованием различных диаграмм и схем, например, графика производственного процесса и схемы распределения оборудования. Бывает также полезна схема коллективного трудового процесса.

Схемы производственного процесса используются для рассмотрения и критического анализа полной последовательности операций через фокусирование внимания на передвижениях рабочего или на потоке материалов.

Эти схемы могут быть полезны при выявлении непроизводительных частей процесса (например, задержек и пауз, временного хранения, излишних перемещений). На рис.1 показаны условные обозначения, которые используются в построении схемы производственного процесса, а на рис.2 — пример такой схемы.

Схемы производственного потока могут быть полезны при изучении движения материалов по производственному отделению, при изучении последовательности делопроизводства и документации, при анализе перемещений пациентов после операции в зависимости от стадии выздоровления, при размещении складов и хранилищ, при прослеживании движения потока корреспонденции и почтовых отправлений.

Опытные аналитики обычно разрабатывают контрольный список вопросов, ответы на которые они должны получить при разработке идей по усовершенствованию производства. Вот некоторые из этих вопросов:

50. Почему на определенном пункте маршрута имеет место задержка в продвижении или складировании продукта?

51. Символ	Значение	Примеры использования
    Круг	Операция	Запустить станок Отпечатать документ Провести собеседование Вычислить показатель затрат
    Квадрат	Проверка / контроль	Проверить работу станка Проверить ошибки в документе Проверить график поставок Утвердить повышение з/платы
    Стрелка	Движение / транспортировка	Отправить данные Транспортировка продукции Доставить материал на следу- ющую операцию
    Ромб	Выработка решения	Соответствует ли деталь ТУ? Приемлем ли поставщик? Соответствует ли продукция условиям заказа?
    Треугольник	Хранение	Хранение документа в картотеке Хранение готового материала на складе Хранение сырья в контейнерах
    Буква D (от слова Delete)	Задержка / простой	Ожидание лифта Время ожидания (ответа, под- писи, указаний, очереди) Простой во время ремонта

    Рис. 1. Условные обозначения производственных схем

    Как можно сократить или устранить дистанцию перемещения продукта?

2. Можно ли сократить процесс обработки материала?

52. Приведет ли реорганизация рабочего места к большей эффективности производственного процесса?

53. Можно ли сгруппировать сходные операции?

54. Поможет ли использование дополнительного или более совершенного оборудования?

55. Есть ли у сотрудника идеи по усовершенствованию своего рабочего процесса?

График действия работников и оборудования помогает наглядно представить отрезки рабочего цикла, в течение которых оператор или оборудование задействованы или свободны. Аналитику ясно видно, когда оператор и машина работают независимо и когда их работа пересечена или взаимозависима. Один из путей использования этого типа диаграмм — определить, сколько именно машин или оборудования может обслужить один оператор.

Пример такой диаграммы показан на рис. 3. Среди прочих показателей, диаграмма наглядно определяет уровень загруженности механизма и рабочего.

Внедрение более совершенных методов работы. Для успешного внедрения предложенных изменений требуется убедить руководство в необходимости изменений и заручиться содействием рабочих. Если с рабочими консультировались по ходу процесса усовершенствования, и ясли их предложения были включены в план реорганизации, - то проведение процесса усовершенствования будет значительно облегчено. Тяжелее процесс пойдет, если аналитик принимает на себя всю ответственность по внедрению усовершенствований.

Если предложенный метод коренным образом отличается от ранее существовавшего

		Наименование процесса: обработка заказа в отделе сбыта Дата: 23.05.2000 Исполнитель: Свиридова В.И. Отдел: СНК-2
					Обозначения этапов
№ п/п			Время, мин.														Наименование этапа
1			4														Прием заказа по телефону, факсу или почте.
2			5														Регистрация телефонного заказа по установленной форме.
3			4														Проверка ошибок в заказе, полученном по факсу или почте.
4			1														Правильно ли оформлен заказ?
5			6														В случае неправильного оформления, связь с потребителем и уточнение заказа.
6			4														Оценка заказа в денежном выражении.
7			3														Регистрация оригинала заказа.
8			4														Сделать копию заказа.
9			2														Направить копию заказа на склад.
10			38														Ожидание возврата копии заказа со склада.
11			2														Заказ может быть выполнен? (есть ли продукция на складе?)
12			6														Печать сопроводительных документов.
13			3														Направить сопроводительные документы на склад.
14			5														Печать накладной.
15			2														Регистрация накладной в папке с текущими документами в ожидании отгрузки.
	Итого:			89		29		5		4		3		38		10

а)

б)

Рис. 2. Анализ производственного процесса: а — построение карты процесса; б — построение диаграммы Парето по затратам времени на выполнение этапов

рабочего процесса, то необходимо организовать обучение рабочих, и полный процесс реорганизации может потребовать определенного времени.

Процесс: взвешивание сыпучих пищевых продуктов				Оператор: В.С. Зуев График: Galina Blanka
Этап	Наименование этапа	Время, сек.	Служащий		Весы
1	Прием пакета от покупателя и помещение его на весы	1
2	Набор на клавиатуре весов цены товара	2
3	Взвешивание пакета, подсчет стоимости покупки и выдача чека	3
4	Снятие пакета с весов	4
5	Проверка правильности цены на чеке	5
6	Прикрепление чека к пакету	6
7	Выдача пакета покупателю	7
	Итог затраты времени:	7	6		1
		100%	86%		14%

Рис. 3. График рабочего состояния для работника и оборудования

Контроль за исполнением. Чтобы убедиться, что изменения проделаны и предложенный метод производства функционирует как задумано, аналитик должен проверить работу производственного цикла по истечении определенного срока и еще раз проконсультироваться с исполнителями.