3.4. Выборочные исследования рабочего процесса

Выборочные исследования рабочего процесса — метод определения процента времени, которое рабочий или машина тратит на определенную производственную деятельность.

Выборочные исследования рабочего процесса — метод определения процента времени, которое рабочий или машина тратит на определенную производственную деятельность.

В отличие от хронометрирования выборочные исследования рабочего процесса не требует постоянных замеров времени — и даже не требует постоянного наблюдения за ходом процесса. Вместо этого аналитик производит кратковременное наблюдение за рабочим или машиной через произвольные интервалы времени, и просто отмечает характер деятельности. Например, машина может работать или простаивать; секретарь может печатать, подшивать документы, говорить по телефону и т.д.; плотник может подносить материалы, производить измерения, резать дерево и т.д. Конечные данные — подсчеты числа наблюдений, которые приходились на каждый вид деятельности или простоя.

Хотя выборочные исследования рабочего процесса иногда проводятся для определения нормативного времени, два основных способа его применения:

98. исследование процента неизбежных задержек и простоев в работе или процента времени простоя оборудования;

99. анализ неповторяющихся действий.

В первом случае, например, главному администратору больницы может потребоваться знать, какой процент времени используется и простаивает определенное рентгеновское оборудование. В случае неповторяющихся видов деятельности, таких как секретарская работа или техническое обслуживание, может потребоваться точно определить, какой процент времени сотрудник тратит на разные виды работы.

Неповторяющиеся виды деятельности обычно требуют более широкой и разнообразной квалификации, чем повторяющиеся, и работникам часто начисляют заработную плату исходя из того, какой процент их работы требует более высокой квалификации. Поэтому очень важно определить процент времени, которое затрачено на высоко квалифицированный труд. Например, секретарь может стенографировать, печатать, подшивать документы, отвечать на телефонные звонки, составлять рабочий график встреч для своего начальника и выполнять другую обычную офисную работу.

Если секретарь большую часть времени проводит, подшивая и архивируя документы, то его заработная плата будет ниже, чем у секретаря, который большую часть времени проводит, стенографируя и печатая. Для определения процентного соотношения различных видов деятельности можно использовать выборочные изучения рабочего процесса, следовательно, этот метод может быть очень полезен для составления рабочих инструкций и списка обязанностей. Информация, полученная этим способом, бывает также полезна при составлении объявлений и найме на работу, где должны быть указаны навыки и квалификация, необходимая для кандидата.

Оценки, полученные путем выборочного изучения рабочего процесса, неизбежно содержат некоторую долю ошибок; одинаковое число наблюдений в течение недели, но сделанные в разное время, скорее всего, дадут неодинаковые результаты. Кроме того, все они обычно слегка не совпадают с действительными (но неизвестными) показателями. Следовательно, важно относиться к результатам выборочных исследований как приближениям к действительным процентным показателям времени, затраченного на определенные виды работ. Цель проведения таких исследований — получить результат с определенным приемлемым процентом ошибок, отличающийся от действительных пределах допустимого. Например, главный администратор больницы может затребовать данные по простоям рентгеновского оборудования со степенью достоверности 95%, в пределах 4% от действительного значения. Следовательно, цель выборочного исследования — найти показатель , который указывает на действительное значение времени простоя , в пределах приемлемой ошибки е: . Отклонения в оценках значения обычно распределяются нормально. Следовательно, для построения зоны уверенности (интервала достоверности) и для определения размера выборки, можно использовать нормальное распределение. Один из способов (неклассический) рассматривать распределение результатов выборки — вообразить все возможные действительные показатели, которые могут дать показатель в данной выборке. В результате получаем распределение возможных действительных показателей, которое нормально и расположено вокруг показателя выборки. Наиболее вероятные действительные значения будут расположены близко к результату выборки; значения в центре распределения гораздо ближе к реальному, чем значения по краям распределения. Эту концепцию иллюстрирует рис. 4. Насколько широким или сжатым будет распределение, зависит от размера выборки и значения . Величина максимальной возможной ошибки определяется размером выборки и необходимым уровнем достоверности (уверенности).

Рис. 4. Интервал достоверности оценки основан на нормальном распределении

Для крупных выборок, максимально допустимую ошибку е можно рассчитать по формуле:

,

где z — число стандартных отклонений, необходимое для достижения желаемого уровня достоверности (уверенности),

— показатель выборки (число событий, деленное на размер выборки),

n — размер выборки.

В большинстве случаев, руководство особо оговаривает необходимый уровень достоверности (уверенности) и величину допустимой ошибки (погрешности), и от аналитика требуется определить размер выборки, достаточный для получения данных результатов. Соответствующее значение n можно рассчитать решив предыдущее уравнение для n:

Обратите внимание: если полученное значение п — не целое (дробное) число, то его следует округлить до большего.

П ример 4

Управляющий сети минимаркетов хочет получить оценку процента времени, которое тратится на изменение ценников. Менеджер хочет быть на 98% уверенным, что полученный результат будет в пределах 5% от реального значения. Каков должен быть размер выборки?

Решение:

е = 0,05 z = 2,33 значение p неизвестно

(см. таблицу, приведенную ранее в разделе «Хронометрирование» на стр. 15)

Когда предварительное значение р получить невозможно, предварительная оценка размера выборки рассчитывается, принимая. = 0,50. После 20 наблюдений (или около того), можно получить новое значение по результатам проведенных наблюдений. После этого рассчитывается пересмотренное значение n, используя новое значение . Имеет смысл заново рассчитывать значение n два или три раза на протяжении исследования, чтобы получить более точный показатель необходимого размера выборки.

Таким образом, начальное значение n:

или 543 наблюдения

Предположим, что за первые 20 наблюдений ценники менялись дважды, то есть = 2/20 = 0,10. Пересмотренное значение n будет:

или 196 наблюдений

П редположим, что второй пересмотр значения n сделан после первых 100 наблюдений (включая начальные 20). Предположим, что значение = 0,11. Перерасчет n даст следующий показатель:

или 213 наблюдений

Возможно, следует сделать еще один перерасчет значения n для получения окончательной величины. Если результат окажется меньше, чем уже произведенное число наблюдений, то выборку следует прекратить.

Определение размера выборки - это только часть выборочного исследования рабочего процесса. Общий процесс состоит из следующих этапов:

100. Четко определите объект наблюдения (работник или оборудование).

101. Сообщите сотруднику и его непосредственному начальнику о цели исследования, чтобы избежать возможных подозрений и недоразумений.

102. Рассчитайте предварительный размер выборки, используя предварительную оценку р, если она доступна (например, по данным прошлых исследований или основываясь на опыте аналитика). В противном случае примите = 0,50.

103. Разработайте график произвольных наблюдений.

104. Начните наблюдения. В процессе исследования необходимо несколько раз за ново рассчитывать размер выборки.

105. Определите процент времени, затраченного на каждый определенный вид деятельности.

Тщательная формулировка задачи поможет предотвратить ошибки, такие как наблюдение не за тем работником или изучение не того вида работы. Точно так же, важно сообщить заинтересованным сторонам о цели и диапазоне исследования, чтобы сгладить страхи и опасения, которые могут возникнуть при необъявленном сборе данных. Очень важно придерживаться произвольного графика наблюдений, чтобы получить значимые результаты.

Таблица случайных чисел — таблица, состоящая из неупорядоченной последовательности чисел, которую используют для составления графика произвольных наблюдений.

Наблюдения должны быть распределены по времени таким образом, чтобы получить действительное представление о работе. Если наблюдения следуют по времени одно за другим, результаты могут не соответствовать типичному ходу работы. В какой степени наблюдения распределены по всему периоду исследования, частично зависит от характера изучаемого рабочего процесса; решение этого вопроса обычно предоставляют аналитику. Составление графика произвольных наблюдений предусматривает использование таблицы случайных чисел (табл. 5), которая состоит из неупорядоченной последовательности чисел (т.е. произвольной).

Использование этой таблицы позволяет аналитику включить в график наблюдений фактор произвольности. Числа, полученные из таблицы, могут служить для определения времени наблюдений в ходе исследования. Из таблицы можно получить любое значение. Цифры сгруппированы по четыре просто для удобства. Основная идея такова: из таблицы извлекается любое число и преобразуется в показатель времени наблюдения. Это можно проделать несколькими способами. Мы будем использовать следующий: возьмем из таблицы три группы цифр для каждого наблюдения. Первая группа будет обозначать день, в который будет производиться наблюдение, вторая — час, а третья —минуту. Количество цифр в каждой группе равно количеству дней в процессе исследования, количеству часов

Таблица 5. Фрагмент таблицы произвольных чисел

	1	2	3	4	5	6
1	6912	7264	2801	8901	4627	8387
2	3491	1192	9575	7547	2093	4617
3	4715	2486	2776	2664	3856	0064
4	1632	1546	1950	1844	1123	1908
5	8510	7209	0938	2376	0120	4237
6	3950	1328	7343	6083	2108	2044
7	7871	7752	0521	8511	3956	3957
8	2716	1396	7354	0249	7728	8818
9	2935	8259	9912	3761	4028	9207
10	8533	9957	9585	1039	2159	2438
11	0508	1640	2768	4666	9530	3352
12	2951	0131	4359	3095	4421	3018

День	Час	Минута
1	4	15
2	9	24
6	3	47

в каждом дне, минут в каждом часе. Например, если исследование проходит на протяжении 7 дней, понадобятся двузначные числа; если оно проходит 8 часов в день, то для второй группы нужны однозначные числа. Разумеется, третья группа будет состоять из двузначных чисел, поскольку час состоит из 60 минут. Таким образом, нам нужны двузначные числа в первой группе (дни), однозначные числа во второй группе (часы), двузначные числа в третьей группе (минуты). Исследование, которое будет проходить на протяжении 7 дней в офисе с 9-часовым рабочим днем, потребует однозначных чисел первой группе, однозначных во второй, двузначных в третьей.

Предположим, что в последнем случае (7 дней, 9 часов, 60 минут) будут сделаны три наблюдения. Начнем с определения дней, когда будут произведены наблюдения, потом часов, и наконец, минут. Начнем с первого ряда в таблице произвольных чисел и будем читать вправо по строке. Первое число б, оно будет обозначать шестой день. Второе число 9. Так как оно превышает число дней исследования, мы его просто пропускаем. Третье число 1, оно обозначит первый день; за ним следует 2, то есть второй день. Следовательно, наблюдения будут производиться в первый, второй и шестой день. Затем определяем часы. Предположим, мы читаем второй ряд первого столбца, в поисках однозначных чисел. Мы имеем: 3 (= третий час работы), 4 (= четвертый час работы), 9 (= девятый час работы). Опускаясь на следующий ряд и читая двузначные числа, получаем: 47 (= сорок седьмая минута), 15 (= пятнадцатая минута), 24 (= двадцать четвертая минута). Объединяя результаты, получаем следующее:

День	Час	Минута
6	3	47
1	4	15
2	9	24

Это означает, что на шестой день исследования наблюдения будут проводиться на 47 минуте третьего часа работы офиса. В первый день исследования наблюдения будут проводиться на 15-й минуте четвертого часа работы офиса. На второй день исследования наблюдения будут проводиться на 24-й минуте девятого, последнего часа работы офиса. Для наглядности, расположим эти результаты в хронологическом порядке.

После того, как все числа будут расположены в хронологическом порядке, полный график наблюдения может выглядеть следующим образом (исследование проводится в течение двух дней, по 10 наблюдений в день):

Наблю-	День1					Наблю-		День2
дение	Время	Работа	Простой				дение		Время	Работа	Простой
1	4:15						1		8:04
2	8:42						2		9:15
3	9:02						3		9:24
4	9:31						4		9:35
5	9:48						5		10:12
6	9:57						6		10:27
7	10:20						7		10:38
8	11:02						8		10:58
9	11:13						9		11:50
10	11:55						10		1:14

Обычное использование таблицы случайных чисел — читать числа в какой-либо последовательности (вправо по ряду, вверх или вниз по столбцу), пропуская те из них, которые по каким-то причинам не подходят. При проведении каждого нового исследования важно менять способ пользования таблицей, чтобы избежать повторений, так как рабочие быстро запоминают время, когда проводились наблюдения и фактор произвольности теряется. Для определения места отсчета в таблице случайных чисел подойдут абсолютно любые способы — вплоть до серийного номера долларовой банкноты.

Таблица 6. Метод выборочного исследования по сравнению с методом хронометрирования

Преимущества

Наблюдения распределены по определенному периоду времени, поэтому они менее подвержены кратковременным изменениям и незначительным отклонениям. Практически не создается помех нормальному ходу рабочего процесса. Рабочие не возражают против такого рода исследований. Выборочное исследование требует меньше времени и средств на его проведение; кроме того, требования к квалификации аналитика не такие жесткие. Исследование можно в любой момент прервать, что не скажется на его результатах. Можно проводить одновременно несколько выборочных исследований. Не нужен хронометр или другое подобное устройство. Применимо к неповторяющимся видам работы.

Недостатки

Менее детализировано по отношению к элементам рабочего процесса. Рабочие могут изменять свой метод работы, когда замечают наблюдение за собой, тем самым обесценивая результаты исследования. Во многих случаях метод, которым пользуется рабочий, не фиксируется. Наблюдателям не всегда удается придерживаться произвольного графика наблюдений. Выборочный метод плохо подходит для кратковременных, повторяющихся видов рабочих процессов. Много времени может потребоваться на перемещение от одного рабочего места к другому, чтобы соблюсти требования произвольности наблюдений.

В общем, процесс определения произвольного времени для наблюдений при выборочном исследовании включает следующие этапы:

106. Определите число дней в исследовании и число часов в день. Это укажет необходимое число знаков в соответствующих числах.

107. Подберите группу чисел для дней (пропуская неподходящие значения в таблице).

108. Повторите п.2 для часов.

109. Повторите п.2 для минут.

110. Соотнесите дни, часы и минуты в том порядке, в котором они были получены.

111. Расположите данные в хронологическом порядке.

В табл. 6 представлено сравнение методов хронометрирования и выборочного исследования. Можно сделать вывод, что метод выборочного исследования для определения нормативного времени менее формален и менее детален и более подходит для неповторяющихся видов работы.