36. Комп'ютеризація кадрового діловодства.

Комп'ютеризація кадрового діловодства є однією з основних умов раціональної організації діловодних процесів у організації, засобом підвищення ефективності діяльності кадрових служб, фактором зростання продуктивності й оперативності праці менеджерів.

Склад програмного та технічного забезпечення залежить від конкретних умов організації діяльності підприємства, а саме від масштабів виробництва, чисельності персоналу, організаційної структури апарату управління, масштабності документообігу, потреб в оперативній та ретроспективній інформації, ступеня централізації робіт з документами тощо.

Механізація та автоматизація кадрового діловодства мають здійснюватись на підставі впорядкування системи документування управлінської діяльності, уніфікації й скорочення кількості форм документів, які створюються в організації.

Упроваджувати комп'ютеризацію необхідно на всіх етапах діловодства, починаючи з підготовки документів, їхнього копіювання, оперативного розмноження, експедиційного оброблення, реєстрації та пошуку, швидкого транспортування, завершуючи контролем виконання та надійним зберіганням документації.

Деякі організації успішно використовують систему управління персоналом Реrsоn Рго, яку створено для автоматизації діяльності служби управління персоналом.

Основні функціональні можливості цієї програми такі: Розроблення організаційної структури організації. Створення та редагування штатного розпису організації. Облік, зберігання та оперативний пошук даних про персонал організації. Створення електронного варіанта особових справ співробітників, карток персонального обліку працівників. Створення бази даних кандидатів на вакантні посади. Формування стандартизованих типів документів (наказів з приймання на роботу, звільнення з роботи, відрядження, надання відпустки тощо). Формування статистичної звітності з персоналу та кадрової роботи. Організація обліку, зберігання та швидкого пошуку внутрішніх, вхідних та вихідних документів. Організація розсилання документації за допомогою електронної пошти.

Отже, упровадження комп'ютерних технологій у кадровому діловодстві дає змогу підвищити ефективність діяльності працівників кадрової служби, зекономити витрати часу на підготовку та пошук необхідних документів, посилити контроль за створенням, веденням та зберіганням документації з персоналу організації.

37. Поняття, цілі і завдання планування персоналу. Умови і напрямки планування персоналу, їх характеристика.

Планування людських ресурсів – це аналіз і вивчення якісної та кількісної потреби в персоналі, що дасть змогу забезпечити досягнення цілей організації. Таким чином, сутність кадрового планування полягає у створенні умов для забезпечення організації у визначений час необхідно кількістю працівників відповідної кваліфікації, і в той же час надати людям роботу, що відповідає їх здібностям і нахилам та задовольняє їх потреби.

Кадрове планування повинне відображати такі основні аспекти:

• кількість працівників, їх кваліфікація;

• способи залучення необхідного персоналу, або скорочення надлишкового, без суттєвих соціальних збитків;

• використання персоналу у відповідно до здібностей;

• шляхи забезпечення розвитку персоналу для виконання нових видів робіт, а також забезпечення підтримки знань персоналу у відповідності з потребами організації;

• планування витрат на заплановані кадрові заходи.

Як вже зазначалось, виділяють такі види кадрового планування:

• стратегічне (глобальне, довготермінове, інноваційне);

• оперативне (адміністративне, короткотермінове).

В процесі кадрового планування необхідно враховувати наступні фактори:

• внутрішньо-організаційні (цілі організації, рух персоналу (тобто звільнення, вихід на пенсію, декретні відпустки, тимчасова непрацездатність), фінансовий стан організації, корпоративна культура.);

• зовнішні ( стан економіки, розвиток техніки та технологій, державна політика в сфері зайнятості, конкуренція і ринкова динаміка).

Ефективне кадрове планування людських ресурсів в кінцевому підсумку позитивно впливає на результати діяльності організації завдяки:

• оптимізації використання персоналу, тобто детальна кадрова політика дає змогу виявити і продуктивно використовувати потенціал працівників шляхом розширення посадових обов’язків, переводу працівників на інші робочі місця, реорганізацію виробничих процесів;

• удосконаленню процесу прийому на роботу оскільки дає можливість забезпечити пошук і вибір кандидатів на плановій основі, знизити витрати та уникнути кризових ситуацій, пов'язаних з дефіцитом персоналу;

• організації професійного навчання (план потреби в персоналі є основою для планування і проведення професійного навчання працівників організації, що дає змогу забезпечити необхідну кваліфікацію працівників і досягти реалізації бізнес-планів з найменшими витратами);

• скорочення загальних витрат на робочу силу за рахунок продуманої, послідовної і активної політики на ринку праці.

Кадрова політика в організації може здійснюватися за такими головними напрямками:

* прогнозування створення нових робочих місць з врахуванням впровадження нових технологій;

* розробка програми розвитку персоналу з метою вирішення як поточних, такі майбутніх завдань організації на основі вдосконалення системи навчання і посадового переміщення працівників;

* розробка мотиваційних механізмів підвищення зацікавленості в задоволення працею;

* створення сучасних систем наймання та відбору персоналу;

* здійснення маркетингової діяльності в галузі персоналу;

* формування концепції оплати праці і морального стимулювання працівників;

* забезпечення рівних можливостей праці, її безпеки та рівних умов;

* визначення основних вимог до персоналу в межах прогнозу розвитку підприємства;

* формування нових кадрових структур і розробка процедур управління персоналом;

* покращення морально-психологічного клімату в колективі, залучення рядових працівників до управління підприємством.