3.2. Анализ нормы управляемости
По решению той или иной проблемы можно оценить эффективность управления.
Работа руководителя включает в себя самые разнообразные обязанности, в широком смысле их можно разделить на три категории:
контрольные функции - обязанность следить, чтобы подчиненные работали должным образом;
оперативные функции - собственные обязанности менеджера, которые он должен выполнять лично, не перепоручая другим;
общие функции - обязанности менеджера по отношению ко всей организации в целом, его вклад в благосостояние фирмы, посещение совещаний и т. д.
Количество времени, которое менеджер затрачивает на выполнение определенной задачи, может служить показателем и мерой его производительности. Сумма же всех его функций составляет полную нагрузку руководителя.
В расчетах АНУ (анализа нормы управления) такое время составляет 40-часовая рабочая неделя.
Единицы АНУ, соответствующие нагрузке среднего компетентного менеджера за среднюю 40-часовую неделю следующие:
20 - приемлемая на определенный период норма для руководителя с опытом работы меньше среднего, с невысокими природными данными, следует ожидать, что он достигнет пика в 25 единиц в течении 30-60 дней в зависимости от способности обучения;
25 - нормальная нагрузка;
30 - возможная норма для опытного руководителя с выдающимися природными данными.
Здесь студенту необходимо провести расчет нагрузки отдельного руководителя. Подразделение, деятельность которого подлежит анализу, указывается руководителем курсовой работы. Для упрощения расчетов приводится классификация уровней работников, представленная в таблице 8.
Перевод показателей уровня в единицы АНУ для каждого работника: низкий - 3, средний - 2, высокий - 1.
Это означает, что работник низкого уровня обычно трижды отнимает время у своего руководителя, представляющего высший уровень, т. е. руководитель должен дополнительно затратить на этого работника около 5 часов (4,8) в неделю или примерно час в день; 3-3,5 (3,2) часа в неделю работник среднего уровня; 1-1,5 (1,6) часов в неделю работник высшего уровня.
Таблица 5
Классификация работников
Уровень |
Исполнители |
1. Низкий |
Среднее звено (подчиненным указывают, что и как делать, держа их под постоянным контролем) |
2. Средний |
Дирекция, руководство отделов (подчиненным указывают, что и как делать, плановый учет и контроль сведен к проверке результатов работы) |
3. Высокий |
Передача ответственности (подчиненным указывают, что делать и контролируют только результаты работы) |
Правила, используемые при расчетах:
Правило 1. (при общей нагрузке в 25 единиц)
Нельзя принимать на себя никаких дополнительных обязанностей, не увеличивая при этом рабочего времени. Привлечение руководителя к оперативным или общим функциям лишь снизит эффективность контроля.
Правило 2. (при общей нагрузке, превышающей 25)
Умножив разницу на 1,6, получим количество часов, превышающих 40-часовую норму, необходимую для выполнения контрольных функций.
Правило 3. (при нагрузке, меньше 25 единиц)
Умножив разницу на 0,8, получим количество часов, которые возможно посвятить другим обязанностям, не связанным с контролем.
Правило 4. Сверхурочное время переводится в единицу АНУ при помощи коэффициента 1,5.
Примечание - норма ответственности отличается от нормы управляемости; руководитель может отвечать за целый отдел, но норма управляемости ограничена числом его непосредственных подчиненных, которые в свою очередь имеют собственные нормы управляемости.
Пример расчета нормы управляемости.
Расчет нормы управляемости для руководителя с коэффициентом 25 за 40-часовую рабочую неделю.
У руководителя 4 непосредственных подчиненных. По отношению к полученной работе они подразделяются следующим образом:
1 низкого уровня 1*3=3;
2 среднего уровня 2*2=4;
1 высшего уровня 1*1=1;
8
25-8=17; 17*0,8=13,6 (по правилу 3).
У руководителя будет около 14 часов в неделю или 2,7 часа в день для оперативной и общей работы.
Известно, что начальник проводит за столом (оперативное время, включая перерывы) 2 часа в день или 10 полных часов в неделю - 10 единиц.
Руководящая работа 8 единиц
О
перативная
работа 10 единиц
18 единиц
25-18-7; 7*0,8=5,6 (по правилу 3)
Руководитель имеет 5,6 часов, свободных для выполнения общих функций, без корректировки рабочего графика.
Руководителя попросили выполнить задания, на которые ему в течении 5 дней придется тратить дополнительно около 1 часа
5*1,5=7,5 (по правилу 4):
25-7,5=17,5 свободных единиц АНУ, что почти соответствует 18 единицам АНУ, приходящимся на оперативную и руководящую работу, т. е. рабочий график начальника позволяет осуществлять все виды функций.