2. Выставки и экспозиции

Экспозиции (торгово-промышленные ярмарки, презентации, выставки) – это мероприятия, назначение которых состоит в том, чтобы свести вместе поставщиков товаров, оборудования и услуг в ситуации, в которой им удобно демонстрировать все это участникам данного мероприятия.

Экспоненты (те, кто выставляет) обычно платят производителям за право выставить их продукцию. Они пытаются воздействовать на участников мероприятия, установить контакты, повысить сбыт и т.д. Экспозиции могут занимать площадь до тысячи квадратных метров, разделенную на квадраты, выделенные для различных поставщиков или их представителей. В индустрии гостеприимства наиболее широко рекламируемые и посещаемые экспозиции организуются Американской ассоциацией отелей и мотелей (каждый ноябрь в Джавитс-Центре в Нью-Йорке) и Национальной ассоциацией ресторанов (каждый май в Чикаго).

Особых затрат требует организация и проведение Всемирных выставок, на которых свои достижения демонстрируют многие страны планеты. В настоящее время наиболее значимыми среди прошедших в XIX – ХХ вв. выставок признаны:

- 1889 – Первая Всемирная выставка – Париж (Франция);

- 1939 – Вторая Всемирная выставка – Нью-Йорк (Соединенные Штаты Америки);

- 1958 – Третья Всемирная выставка – Брюссель (Бельгия);

- 2000 – Четвертая Всемирная выставка – Ганновер (Германия).

Самой представительной по праву считается Ганноверская, на которой были представлены 200 стран. Организаторы выставки обеспечили высокое сервисное обслуживание всех посетителей, предлагая информационные, транспортные услуги, в зависимости от потребностей и материальных возможностей гостей выставки «EXPO - 2000». Так, для любителей быстрого передвижения был организован прокат специальных транспортных средств, для посетителей, предпочитающих обзорные экскурсии, – путешествие над выставкой в безопасных и комфортабельных фуникулерах. Учитывая интересы посетителей с детьми, устроители выставки соорудили огромный крытый стадион, в котором были представлены все, кроме зимних, виды спортивных аттракционов для детей. Почитатели таланта Питера Штайна могли присутствовать на его репетиции «Фауста» Гете, которая ежедневно проходила в специально сооруженном ангаре.

Помимо того, что каждой стране был предоставлен собственный павильон, «EXPO-2000» продемонстрировала достижения мирового развития в области образования, культуры, высоких технологий, экологии. Эта выставка представила как бы срез культурно-исторического и экономического развития, который достигло человечество в конце ХХ в.

3. Специфика сервисного обслуживания конференций

Конференции (съезды) – широкомасштабные совещания, обычно совмещаются с экспозициями. Многие ассоциации проводят конференции раз в году и даже чаще. На них обычно тратится изрядная доля бюджета организации.

Организация сервисного обслуживания конференций следует стандартной процедуре:

- регистрация участников, размещение, ознакомление с материалами предстоящего обсуждения;

- представление председателя;

- открытие конференции приветственной речью председателя;

- выступление главного докладчика (или докладчиков);

- открытие экспозиции (оборудование, поставщики и т.д.);

- работа семинаров или сообщения по частным вопросам;

- обед;

- организация помещений для рабочих групп и презентаций;

- демонстрация каких-либо практических умений и методик (выставка нового высокотехнологичного оборудования, новых печатных изданий); презентации, организованные фирмами-оптовиками;

- закрытие конференции.

Конференции не всегда проходят в специальных конференц - центрах.

Чаще всего участники бронируют места в гостиницах на три-пять дней. Самый большой отель, где можно развернуть экспозицию, организовать регистрацию, обед и т.д., становится штаб-квартирой конференции.

Раньше только ассоциации организовывали ежегодные конференции с речами, экспозициями, образовательными программами и культурно-массовыми мероприятиями. Сейчас и многие корпорации способны организовывать их.

Необходимость современных деятелей промышленности, науки, культуры и бизнеса проводить совещания и посещать конференции породила целую индустрию с ежегодным оборотом, измеряемым миллиардами долларов. Во многих крупных, и даже не очень крупных городах рядом с главными гостиницами и ресторанами выросли конференц – центры.

Главные фигуры в этой индустрии:

- специалисты из бюро конференций и визитеров (БКВ), расписывающие по минутам совещания для своих клиентов;

- персонал конференц - центров, берущий на себя организацию экспозиций, техническую подготовку залов, холлов и т.д.;

- работники специализированных агентств, организующие транспорт, расселение участников, доставку аудиовизуальных средств и т.д.

Практическую сторону организации собраний всякого рода берут на себя специализированные агентства, оказывающими услуги корпорациям и ассоциациям, проводящим собрания, или же штатными работниками этих корпораций и ассоциаций. В любом случае организатор собраний — интересная профессия. Согласно статистическим данным Международной ассоциации организаторов конференций только в США этим занимается полный рабочий день или по совместительству около 212 000 людей.

Профессиональные организаторы собраний не только бронируют для своих клиентов места в гостиницах, но и расписывают запланированное мероприятие по минутам, не забывая согласовать каждый пункт повестки дня с контракторами, от которых зависит, чтобы ни один из них не сорвался. За последние годы к множеству забот организаторов собраний добавились аудиовизуальные средства и синхронный перевод.

Нагрузка, ложащаяся на плечи организатора собрания, может быть в одних случаях большая, в других – меньшая, но обычно его функции сводятся к следующему:

Предварительная подготовка:

Ø набросать повестки дня совещания;

Ø выяснить цели совещания;

Ø узнать примерное количество участников;

Ø выяснить размеры бюджета совещания;

Ø выбрать место для проведения мероприятия;

Ø выбрать отель (отели);

Ø договориться о контрактах;

Ø выбрать место для экспозиции;

Ø подготовить документацию для экспонентов;

Ø продумать план маркетинга;

Ø забронировать авиабилеты в ту и другую сторону;

Ø организовать наземный транспорт;

Ø организовать доставку грузов;

Ø организовать необходимое аудиовизуальное оборудование.

Действия на месте проведения мероприятия:

Ø провести инструктаж перед началом мероприятия;

Ø иметь под рукой рабочий план;

Ø руководить переходом людей из одного помещения в другое;

Ø устранять недоразумения и неполадки;

Ø подписывать счета.

После мероприятия:

Ø выслушать замечания;

Ø подвести итоги;

Ø поблагодарить за совместную работу;

Ø организовать отъезд гостей;

Ø договориться на следующий год.

Одно хорошо в работе организаторов совещаний: провел как следует мероприятие в этом году, и уже легче провести подобное в следующем году.

Конференц - центры и отели предоставляют место для проведения мероприятия, комнаты для проживания участников и организуют их питание и обслуживание. Конференц - центры и отели, заинтересованные в клиентуре, обычно стараются поддерживать хорошие отношения с профессиональными организаторами совещаний. Они часто приглашают их на осмотр возможностей отеля принимать участников совещаний: показывают конференц-залы, холлы, гостевые комнаты, угощают фирменными блюдами в ресторане, обращая внимание на инвентарь и оборудование, которое можно задействовать во время проведения мероприятия.

Основными фигурами в этой индустрии являются специализированные бюро конференций и визитеров. Международная ассоциация бюро конференций и визитеров описала эти агентства как организации широкого профиля, представляющие город, принимающий у себя участников конференций и людей, посещающих город с познавательными, научными и деловыми целями.

Бюро конференций и визитеров, таким образом, поддерживает деловые связи со всеми секторами городского хозяйства, в которых заинтересованы приезжие люди:

Ø транспортом;

Ø отелями и мотелями;

Ø ресторанами;

Ø развлекательными учреждениями;

Ø поставщиками.

Бюро представляет местные предприятия этого профиля, действуя как группа продавцов, сбывающая их продукцию. Перед городом бюро ответственно:

Ø за налаживание связей с организациями, проводящими регулярные конференции, совещания и выставки, в интересах города, который оно представляет;

Ø оказание всяческой помощи этим организациям в подготовке и проведении этих мероприятий;

Ø распространение среди туристов и участников конференций информации об исторических и культурных памятниках, имеющихся в городе, а также о развлекательных заведениях и аттракционах.

Бюро призвано способствовать созданию у приезжих благоприятного впечатления о городе.

Своей деятельностью бюро повышает прибыль местной индустрии гостеприимства. Помогая организовать мероприятия типа торгово-промышленных ярмарок, бюро работает методами, которыми действуют деловые люди, принимающие участие в этих ярмарках. Например, турагентство на этих ярмарках устанавливает связи с отелями, ресторанами и развлекательными учреждениями, чтобы комплектовать свои «наборы туриста». Точно также организатор совещаний выясняет возможности различных отелей, ресторанов и т.д., посещая торгово-промышленные ярмарки. На них же он ищет своих будущих клиентов. Другими источниками информации о потенциальных клиентах могут быть справочники ассоциаций, которые имеют офисы в Вашингтоне (чтобы лоббировать свои интересы в правительстве) и крупных городах типа Нью-Йорка, Чикаго, Сан-Франциско.

Многие бюро имеют свои офисы, или представителей в этих городах, или даже рабочие группы, которые могут развить связи, установленные на торгово-промышленных ярмарках. Можно также звонить «на всякий случай» потенциальным клиентам, вроде национальных ассоциаций, корпораций и т.д.

Если организация заинтересуется, можно организовать ознакомительную поездку на предполагаемое место проведения мероприятия. Бюро оценивает потребности клиента и организует транспорт, места в гостиницах, питание в ресторанах и экскурсии по местам, имеющим культурное и/или историческое значение.

Конференц - центрами называются огромные, специализированные предприятия индустрии гостеприимства, где организуются конференции и экспозиции. Обычно на их территории есть для этого все необходимое: места для парковки автомашин, информационные службы, бизнес - центры, пищеблок и т.д.

Обычно конференц - центры являются корпорациями, состоящими на балансе государства, штата или города и управляемыми через совет представителей различных групп, заинтересованных в успешном функционировании этого предприятия. Совет назначает президента или генерального менеджера, который управляет центром в соответствии с его целями и задачами.

В конференц - центре обычно имеется достаточно выставочных и конференц-залов, чтобы обеспечить проведение конференции любого масштаба.

Они получают прибыль, сдавая выставочные залы (обычно разделенные на квадраты по 100 футов каждый). Дополнительная прибыль идет от реализации продуктов питания и напитков через столовую и торговые автоматы.

Многие центры имеют собственных субподрядчиков, которые занимаются оформлением, освещением, аудиовизуальным обеспечением и средствами коммуникации.

Кроме подобных мегацентров, есть и менее крупные, вносящие тем не менее, свою лепту в федеральную, региональную или местную казну. Хороший пример этому – Род-Айлендский конференц - центр. Расположенный в самом центре г. Провиденс, по соседству с муниципалитетом, он обошелся штату в $82 млн. (за всю историю штата только одно здание обошлось дороже). Общая площадь – 365 000 кв. футов, площадь главного выставочного зала – 1 000 кв. футов, танц - зал – 20 000 кв. футов, восемнадцать комнат для собраний, полносервисный ресторан, способный накормить в день 5 тыс. чел.

Имеется собственная телефонная сеть. В передней части здания расположен зал вместимостью 365 человек, одна из стен которого сделана из стекла, сквозь которое можно созерцать центр Провиденса. Панорамные стекла во всей передней части здания создают естественное освещение не только в этом зале, но и во всех холлах и зонах отдыха. Подобный конференц – центр способен принести городской казне миллионы долларов.