46. 58 Складання Номенклатура справ. Та Формування справ

Після виконання і зняття з контролю документи підшивають до справ з метою зберігання і подальшого використання.

Справа – це сукупність документів, повязаних певною ознакою, що зібрані в окремій папці з твердою обкладинкою.

Номенклатура справ – це перелік справ створюваних в діловодстві установи. Номенклатура справ є обовязковим документом кожної установи. Номенклатура справ складається з метою встановлення на підприємстві єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого пошуку документів за змістом та різновидом, здійснення відбору документів на держави (архівне) зберігання у процесі діловодства.

Розрізняють такі види номенклатур справ.

Типова номенклатура справ є нормативним документом і розроблюється спеціальними стандартами; Зразкова номенклатура справ - зразок для створення індивідуальних номенклатур справ кожної установи; Індивідуальна номенклатура справ – систематизований перелік справ кожної окремої установи, організації чи підприємства.

Є певні приципи групування документів до однієї справи. При цьому необхідно враховувати такі характеристики:

1) назву видів документів (протоколи, накази);

2) хронологічні межі (протоколи за 2005-2006 рр.);

3) короткий зміст документів;

4) кореспондента.

Формування справ – це групування документів у справи відповідно до їх номенклатури. У справи підшиваються тільки виконані док-ти. Для забезпечення швидкого пошуку документів та їх систематизації на внутрішньому боці справи або у вигляді першого аркуша поміщують опис документів, які зберігаються у даній справі. Такий опис становить собою таблицю з графами: порядковий номер, назва і стислий зміст док-та, дата (може не бути), індекс, к-сть аркушів. Кожен док-т який підшивають, номерують у правому верхньому кутку. Найбільша к-сть аркушів, які можна підшити до справи – 250, якщо більше, то створюється 2-й том справи.

Під час формування справи док-ти необхідно групувати таким чином: а) оригінали документів (у разі відсутності – засвідчені копії); б) документи одного діловодного року (за винятком особових, судових, перехідних справ); в) окремо док-ти постійного і тимчасового строків зберігання.

Кожній справі, включеній до номенклатури, надається умовне позначення арабськими цифрами - індекс. Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу (за штатним розписом або класифікатором структурних підрозділів) та порядкового номера справи в межах підрозділу. У разі наявності у справі томів (частин) індекс ставиться на кожному томі із зазначенням: т.1, т.2 тощо.

У кінці року номенклатура справ закривається підсумковим записом, у якому зазначається кількість і категорії заведених справ. Підсумковий запис скріплює своїм підписом особа, відповідальна за діловодство у структурному підрозділі.

Заголовок справи в номенклатурі повинен складатись з елементів розташованих у такій послідовності: назва виду док-та, короткий зміст, дата (період) до якого відносяться документи справи. Основною частиною заголовка справи є виклад питання (предмет), з якого вона заводиться.

К-сть справ у номенклатурі вказується по закінченні року. Номенклатура справ складається діловодною службою, секретарем, або спеціалістом, відповідальним за роботу з документами при безпосередній участі архівіста підприємства. Номенклатура справ підписується відповідальним укладачем, архівістом, узгоджується з ЕК і затверджується керівником підприємства.