2.3. Формирование структуры виртуального предприятия.
После формирования учетной политики ООО «Веселый дракоша» необходимо разработать организационную структуру, которая бы отражала полный перечень подразделений организации и их подчиненность. Для этих целей в прикладном решении «1С: Бухгалтерия предприятия» предусмотрен справочник «Подразделения организации». Он доступен как из стартового помощника, так и из пункта меню «Предприятие»- «Подразделения организации». Справочник предназначен для хранения списка подразделений организации, в разрезе которых ведется аналитический учет в программе. Справочник позволяет вести учет затрат на местах производства работ и по местам концентрации хозяйственных функций (дирекция, бухгалтерия).Заполним справочник «подразделения организации» для ООО «Веселый дракоша».
Для заполнения справочника откроем ссылку стартового помощника «Подразделения организации». Справочник пока пуст, чтобы его заполнить выделим надпись «подразделения организации» и нажмем кнопку «Добавить», после чего откроется диалоговое окно «Подразделения организации» в котором укажем название подразделения – «Администрация» а в поле «Группа» укажем общую группу «Подразделения организации».
После нажатия кнопки «ОК» в окне «Списки подразделений организации» появится подчиненная группа «Администрация».
Аналогичным образом создадим подгруппу «Бухгалтерия», «Отдел продаж» и «Отдел снабжения». После этого окно «список подразделений организации» будет выглядеть следующим образом:
«Рисунок 2.11 Список подразделений организации»
В окне отражается не только перечень подразделений, существующих в предприятии, но и их подчиненность. Свернуть подгруппы можно нажатием знака «минус» рядом с названием подразделения, к которому они относятся.
2.4. Основные справочники виртуального предприятия.
Необходимо заполнить справочники, предполагающие частое и многократное использование. Заполнение этих справочников не только позволяет в дальнейшем сократить время на выполнение типовых операций, но и является обязательным для реализации функциональных возможностей программы «1С:Бухгалтерия предприятия». Поэтому заполним основные справочники для организации ООО «Веселый дракоша».
2.4.1. Справочники кадрового учета организации.
В пункте 2.3. была разработана организационная структура, но для того чтобы она могла функционировать необходим персонал. Поэтому следует заполнить основные справочники кадрового учета.
Справочник «Должности организации» предназначен для хранения списка должностей, используемых в организациях. Должность работника указывается при оформлении приказа о приеме на работу, а также может изменяться при кадровом перемещении.
Для заполнения справочника «Должности организации» в разделе «Справочники» выбрать пункт «Должности». После щелчка по данной ссылке перед нами откроется окно «Должности организации». В данном окне уже содержится три записи, сформированные в процессе заполнения общих сведений об организации – это должности «директор», «главный бухгалтер» и «старший кассир».
К имеющимся должностям добавим еще одну должность – «экономист». Для этого нажмем кнопку «Добавить» после чего в появившейся пустой строке в поле «Наименование» напишем «менеджер по снабжению». После щелчка мыши программа автоматически присвоит новой должности код (000000004). Аналогичным образом добавим еще несколько должностей: экономист, менеджер по работе с клиентами, юрист. Таким образом, окно «Должности организации» примет вид:
«Рисунок 2.12 Список должностей организации».
Справочник должностей предприятия можно просмотреть через пункт панели инструментов «Операции»- «Справочники»-«Должности организации».
Создав перечень должностей, существующих в организации следует на каждую из должностей принять сотрудника. Но перед заполнением справочника «Сотрудники» целесообразным будет заполнить справочник «Физические лица», поскольку это позволит в дальнейшем не заносить вручную сведения о сотрудниках организации, а выбирать сотрудника из списка физических лиц. Поэтому для начала заполним справочник «Физические лица».
Этот справочник также находится на вкладке «Кадры» в основном окне программы в разделе «Справочники». Щелкаем по ссылке с надписью «Физические лица». Открывается окно со списком физических лиц. В этом списке уже есть две записи о трех людях – тех, кого мы указывали при заполнении раздела «Ответственные лица организации» (п.2.1.).
Теперь занесем в справочник еще одну запись – Шустрых Михаил Викторович. Для этого в окне «Физические лица» щелкнем кнопку «Добавить», в результате чего открывается окно «Добавить личные данные». В этом окне в графе «Имя» указываем Фамилию, Имя и Отчество добавляемого лица. После этого программа автоматически внесет эти данные в три расположенные ниже графы. На вкладке «Общие» внесем сведения о физическом лице:
В графе «Дата рождения» укажем: 19.04.1960
В графе «Пол» выберем вариант «мужской»
В графе «Место рождения» щелкнем на многоточие рядом с графой и в открывшемся окне «Место рождения» внесем сведения: Населенный пункт: Москва, страна: Россия. И щелкнем кнопку «ОК»
В графе «Удостоверение» также щелкаем по многоточию рядом с графой. Открывается окно «Паспортные данные физического лица» . в данном окне указываем: Паспорт гражданина Российской Федерации, серия: 45 01, № 356952, выдан: 12 января 2005 года, УФМС России по МО, № подр. 4
В графе «Гражданство» выбираем «Россия»;
Графу «Инвалидность» оставляем пустой;
В графу «ИФНС» указываем код -7725
В графу «Страховой номер в ПФР» вносим 452-535-13.
После внесения всех необходимых сведений вкладка «Общие» примет вид, представленный на рисунке 13.
Далее переходим на вкладку «Адреса и телефоны», на которой необходимо указать контактные данные физического лица.
В графе «Адрес по прописке» при щелчке на значок справа от графы открывается окно «Адрес по прописке», куда заносим следующие данные: Протвино, Ленина ул, дом № 8, кв.5. В графу «Адрес проживания» вносим те же данные, что и в графу «Адрес по прописке»
В графе «Телефон» указываем - +7 (495) 56 68 14.
После этого нажимаем кнопку «ОК» и в окне «Физические лица» появляется еще одна запись.
«Рисунок 2.13 Личные данные физического лица – общие»
Аналогичным образом добавляем данные на всех физических лиц. После заполнения справочник «Физические лица» имеет вид:
« Рисунок 2.14 Справочник Физические лица»
В дальнейшем этот справочник помимо вкладки «Кадры» в панели инструментов программы можно посмотреть, выбрав пункт «Физические лица».
Затем заполним данными справочник сотрудников организации. Чтобы приступить к заполнению, на вкладке «Кадры» в разделе «Справочники» выберем пункт «Сотрудники организации». Добавим в подразделение «Администрация» директора – Большакову Александру Анатольевну. Для этого выберем левой кнопкой мыши данное подразделение и нажмем кнопку «Добавить». В открывшемся окне внесем данные о сотруднике.
Нам предложено два варианта заполнения данных о сотруднике организации: «Создать нового сотрудника и внести его личные данные в справочник физических лиц» и «Создать нового сотрудника, выбрав его из справочника физических лиц». Так как мы предварительно заполнили справочник «Физические лица», то выбираем второй пункт. В справочнике «Физические лица» выбираем Большакову Александру Анатольевну. При двойном щелчке левой кнопкой мыши по записи в справочнике физических лиц, справочник «Физические лица» закрывается, а окне «Сотрудники организации. Создание» происходит автоматическое заполнение полей данными о физическом лице:
«Рисунок 2.15 Сотрудники организации. Создание»
После нажатия кнопки «ОК», создание отобразилось в списке сотрудников организации в разделе «Все подразделения». При этом, пока не указана ни должность, ни то подразделение, к которому он относится. Все эти сведения появятся после того, как мы сформируем документ о приеме на работу этого сотрудника. Таким же образом проведем заполнения справочника другими сотрудниками организации. После внесения всех сотрудников мы увидим их полный перечень в алфавитном порядке:
«Рисунок 2.16 Сотрудники организации»
Чтобы принять сотрудника на работу снова перейдем на вкладку «Кадры» и в верхней части окна выберем «Прием на работу». При открытии данного пункта появляется пустое пока окно «Приемы на работу». В данном окне будут отражаться документы о приеме на работу.
Чтобы сформировать документ о приеме на работу, нажимаем кнопку «Добавить». Появиться окно «Прием на работу. Новый». В поле «организация» указываем нашу организацию – ООО «Веселый дракоша», затем в поле «Сотрудник» щелканув на знак многоточия, выбираем в раскрывшемся списке сотрудников Большакову Александру Анатольевну. В графе «Дата приема» укажем дату 01.01.2012. Мы принимаем данного сотрудника на должность директора, поэтому в графе «подразделение» выбираем из раскрывающегося списка подразделений «Администрация», а в графе «Должность» так же из списка выбираем «Директор».
В разделе «Сведения для расчета заработной платы» в графе «Вид расчета» указываем «оклад по дням». Устанавливаем оклад в размере 50 000 руб. Перед тем, как сохранить внесенные данные мы можем просмотреть печатную форму приказа о приеме на работу Большаковой Александры, нажав на кнопку «Форма Т-1» в нижней части окна. Результат заполнения данного окна представлен на Рисунке 2.17. После нажатия кнопки «ОК» в окне «Приемы на работу появится» запись о наличии операции по приему на работу.
«Рисунок 2.17 Прием на работу - Большакова»
В программе предусмотрена возможность создать приказ на прием на работу группы сотрудников. Для этого, добавляя новый приказ о приеме на работу, поставим галочку рядом с соответствующим пунктом (приказ на группу сотрудников). С помощью кнопки «Добавить», вносим в список принимаемых на работу людей из справочника «Сотрудники». Для каждого на вкладке «Работники» устанавливаем дату приема, подразделение и должность, а на вкладке «Начисления» – устанавливаем вид расчета и размер оклада для каждого. Затем записываем данные нажатием кнопки «Записать». Окна ввода данного приказа о приеме на работу группы сотрудников представлены на рисунке 2.19:
«Рисунок 2.19 Приказ о приеме на работу группы сотрудников»
После формирования приказа о приеме на работу для одного и для группы сотрудников, оба приказа отобразятся в форме «Приемы на работу». В справочнике «Сотрудники организации» теперь будут указаны должности и подразделения для каждого из принятых на работу сотрудников.