Глава 3. Инвентаризация и анализ времени

Если инвентаризация времени проводится в первый раз, то рекомендуется построить столбиковую дишрамму (диаграмму Парето) суммарных затрат времени за учетный период по категориям (субкатегориям). (Построение диаграммы для ежедневного экспресс-анализа описано в разделе 3.13; для итоговой диаграммы необходимо просто сложить данные подобных ежедневных диаграмм.) При построении такой диаграммы по горизонтальной оси откладываются основные субкатегории (категории) трат времени в соответствии с кодификатором (см. раздел 3.9), а вот по вертикальной оси удобнее откладывать не часы (как предлагается в разделе 3.13), а сразу проценты. (Идя данных, полученных за период инвентаризации продолжительностью в один месяц, пересчет часов в проценты приведен в разделе 3.12.)

Построение столбиковой диаграммы — обязательное условие качественной инвентаризации времени для ТМ-новичков (или при тщательной ТМ-экспертизе временных трат в контексте «ролевого» ТМ). Я, например, в настоящее время не пользуюсь этим методом, который является довольно громоздким (даже при компьютерной реализации) и, самое главное, дает лишь количественную картину трат времени, без «объяснения причин и следствий».

Информация о точном количестве затрат времени по субкатегориям будет нелишней, но не очень удобна для практических выводов по коррекции персональной системы управления временем. Именно в силу этой причины я предпочитаю использовать анализ личной эффективности, который осуществляется в четыре этапа.

1. По завершению учетного периода на отдельном листке бумаги выписывается 5—7 наиболее важных результатов, достигнутых за учетный период (можно по 2—3 результата в 2-4 сферах деятельности). Лучше всего, если данные результаты будут действительно масштабными, связанными с достижением каких-нибудь долгосрочных целей или хотя бы с решением важных промежуточных задач «на полпути» к стратегическим целям. (Если в течение учетного месяца вы не смогли достичь хотя бы 2—3 важных результатов, это уже повод сделать вывод о недостаточной личной эффективности.)

Для выявления таких важных результатов придется пролистать органайзер, обращая особое внимание на результаты экспресс-анализа по показателю «главный результат, достижение дня» (см. раздел 3.13), и отобрать 5—7 наиболее значимых из них.

Все выписанные результаты ранжируются: главному, наиболее важному результату присваивается первое место, следующему по значимости результату — второе место и т. д. Если ранее вы уже определи-

3,14, Итоговый анализ временных трат с использованием органайзера_______149

ли приоритетность своих жизненных целей (то есть знаете их иерархию; подробно об этом в главе 4 данной книги), то можно сравнить, насколько ранги достигнутых результатов совпадают с рангами запланированных целей. Достаточно часто обнаруживается, что «оперативные приоритеты» (значимые достижения за месяц) значительно отличаются от стратегических приоритетов. Иногда такое положение дел является временно необходимым, но чаще приходится принимать решение о более внимательном отношении (и об увеличении фактических трат времени и связанных с ними видов деятельности) к достижению главных жизненных целей,

2, Очевидно, что многие из выписанных вами важных результатов — закономерный плод длительных, многодневных усилий, а не «рывка», длящегося несколько минут или часов. Также вполне возможно, что «база» для достижения каких-либо результатов была заложена задолго до начала учетного периода, К сожалению, временем, затраченным на достижение результата до начала учетного периода, придется пренебречь, а вот время и качество событий, «приблизивших» результат в течение учетного периода, необходимо сосчитать и проанализировать.

Делается это следующим образом: из органайзера выписываются все предшествующие события (предположим, что вы ведете учет времени с 1,01,2006 по 1,02,2006; если, например, достижение важного резуль-татадатируется 15,01,2006, то необходимо просмотреть все листки органайзера с 1,01,2006 по 15,01,2006 включительно), которые, по вашему мнению, прямо или косвенно способствовали достижению данного результата. Для каждого выписанного события указываются также: дата, длительность события, код, было событие запланированным или нет, затраты энергии, эффективность (см, рис, нас, 150),

Ниже приводится гипотетический пример «событийного анализа результата», занимающего четвертое место в списке важных достижений за учетный период. Полное время «изготовления» статьи — 10 дней, и вся цепочка, непосредственно ведущая к достигнутому результату, состоит всего из 9 событий. Обратите внимание, что в столбце «События» перечислены только те события (виды деятельности), которые прямо повлияли на достижение результата. Косвенные события (вроде телефонного звонка 10,01, который можно было учесть как помеху) при этом не учитывались.

Анализ временной эффективности достижения конкретного результата включает в себя три направления: анализ скорости (производительности) работы, анализ сбалансированности (гармоничности) видов деятельности, анализ качества временных затрат.

150