5.5 Создание кнопочной формы

Кнопки в форме используются для выполнения действия или набора действий. Например, можно создать кнопку, открывающую другую форму, запрос, отчет и т.п.

Для создания кнопочной формы необходимо:

1. В окне базы данных на вкладке «Формы» нажать кнопку «Создать» .

2. В окне «Новая форма» выбрать режим создания формы «Конструктор». Проверить наличие в окне формы «Панели элементов». Для вывода панели элементов на экран выбрать команду «Вид – Панель элементов» (рисунок 5.10).

Рисунок 5.10 – Создание кнопочной формы

3. Активизировать на панели элементов команду «Мастера» .

4. Выбрать элемент управления «Кнопка» (кликнуть по значку кнопки левой кнопкой мыши) .

5. Переместить кнопку в область данных формы (кликнуть левой кнопкой мыши в свободном месте области данных).

6. В появившемся окне (рисунок 5.11) из списка категории выбрать нужную категорию, из списка действия выбрать действие, которое должна выполнять кнопка. Нажать кнопку «Далее».

7. В следующем окне (рисунок 5.12) выбрать объект, для которого создается кнопка. Нажать кнопку «Далее».

8. В следующем окне выбрать опцию «Открыть форму и показать все записи». Нажать кнопку «Далее».

9. В следующем окне (рисунок 5.13) возможен выбор одного из двух режимов:

– переключатель установлен в положение «ТЕКСТ» – в этом режиме можно ввести название кнопки, например, название формы, которая будет открываться при нажатии на эту кнопку (по умолчанию на кнопке будет выведен поясняющий текст «Открыть форму»);

– переключатель установлен в положение «РИСУНОК», тогда на кнопке будет выведен выбранный Вами рисунок. Нажать кнопку «Далее».

10. В следующем окне нажать кнопку «Готово».

Так можно создать кнопочную форму, которая будет запускать необходимые для пользователя формы для заполнения базы данных – рисунок 5.14.

Рисунок 5.11 – Создание кнопок

Рисунок 5.12 – Выбор объекта

Рисунок 5.13 – Выбор надписи на кнопке

Рисунок 5.14 – Главная кнопочная форма

5.6 Создание макроса

1. В окне базы данных выбрать из списка объектов «Макросы» и команду «Создать».

2. Из списка «Макрокоманда» выбрать действие, которое должен выполнить макрос (рисунок 5.15) например, «Открыть Таблицу».

3. В поле «Аргументы макрокоманды» (рисунок 5.16) выбрать имя таблицы, для которой создается макрос.

4. Закрыть макрос, присвоив имя и сохранив его.

Рисунок 5.15 – Выбор макрокоманды

Рисунок 5.16 – Выбор аргумента макрокоманды

6. Запросы

Запрос – это гибкое и удобное средство доступа к базам данных. Для одной таблицы можно создать множество запросов, каждый из которых извлекает из таблицы только необходимую информацию.

В результате работы запроса из общей исходной базы формируется результирующая таблица. Важным свойством запроса является то, что информация не только извлекается, но и обрабатывается (упорядочивается, фильтруется, объединяется, разъединяется, изменяется). При этом в исходных базовых таблицах изменений не происходит. Ценным свойством запроса является способность выполнять итоговые вычисления.

Запрос может быть основан на данных нескольких таблиц (до 16), количество полей в запросе до 255.

Запрос может находиться в одном из 4 режимов: «Конструктор”, «Таблица», «SQL», «Предварительный просмотр». В режиме «Конструктора» создаются новые запросы и корректируются ранее созданные. В режиме «Таблица» можно увидеть результирующую таблицу. В режиме «SQL» можно увидеть инструкции SQL для созданного запроса.

В MS Access есть несколько типов запросов:

1. Запросы на выборку. Это самый простой запрос, в результате которого создается результирующая таблица с выбранными по условию данными. Запрос можно создать с помощью «Мастера» или вручную, то есть, с помощью «Конструктора». Запросы на выборку можно также использовать для группировки записей и вычисления сумм, средних значений, подсчета записей и нахождения других типов итоговых значений.

2. Запросы с параметрами. В этом виде запроса пользователю предоставляется возможность возможности выбора того, что он хочет найти в базе данных. Запрос с параметрами – это запрос, который позволяет отобразить записи, удовлетворяющие определенным условиям. Эти условия вводит сам пользователь. Запросы с параметрами также удобно использовать в качестве основы для форм, отчетов и страниц доступа к данным.

3. Перекрестные запросы. Перекрестные запросы используют для различных расчетов и представления данных в виде, облегчающем их анализ. Перекрестный запрос подсчитывает сумму, среднее, число значений или выполняет другие статистические расчеты, после чего результаты группируются в виде таблицы по двум наборам данных, один из которых определяет заголовки столбцов, а другой заголовки строк.

4. Запросы на изменение. Запросом на изменение называют запрос, который за одну операцию изменяет или перемещает несколько записей. Существует четыре типа запросов на изменение:

– запрос на удаление записей. Данный запрос удаляет группу записей из одной или нескольких таблиц;

– запрос на обновление записей. Данный запрос вносит общие изменения в группу записей одной или нескольких таблиц. Например, на 5 процентов увеличивается зарплата сотрудников определенной категории;

– запрос на добавление записей. Запрос на добавление добавляет группу записей из одной или нескольких таблиц в конец одной или нескольких таблиц. Например, появилось несколько новых клиентов, а также база данных, содержащая сведения о них;

– запрос на создание таблицы. Данный запрос создает новую таблицу на основе всех или части данных из одной или нескольких таблиц.

5. Запросы SQL. Запрос SQL – это запрос, создаваемый при помощи инструкций SQL.