6.4 Создание итоговых запросов
Примером итогового вычисления может служить сумма значений в группе записей или их среднее значение. Предварительно записи группируются по какому-либо признаку.
Пусть, например, в таблице приведены данные по товарам на складе. Можно выделить группы записей по признакам: «Тип» товара, «Поставщик» и т.д. Для каждой из группы записей можно провести итоговое вычисление по полю «Количество» (или среднее значение по полю «Цена»).
Итоговые запросы создаются на основе простого запроса в котором уже заданы (или созданы с помощью вычислений) все необходимые поля.
Итоговый запрос можно создать с помощью «Мастера». Рассмотрим этот вариант на следующем примере. Создадим итоговый запрос, вычисляющий суммарное количество товаров на складе и среднюю цену товара.
Для этого выполним следующие действия:
1. В окне базы данных выберем вкладку «Запросы» и команду «Создать».
2. В появившемся диалоговом окне выбираем команду «Простой запрос».
3. В появившемся диалоговом окне выполняем следующие действия:
– выбираем таблицу или запрос, поля из которого будут использованы в запросе из списка «Таблицы» и «Запросы»;
– поля для запроса переносим из списка «Доступные поля» в список «Выбранные поля», при помощи кнопок > >>;
– после выбора полей нажимfем кнопку «Далее».
4. В появившемся диалоговом окне (рисунок 6.10) устанавливаем переключатель в положение «Итоговый» и нажимаем кнопку «Итоги», для вычисления итоговых значений числовых полей, использующихся в запросе.
Рисунок 6.10 – Создание итогового запроса
5. Выбираем нужные нам расчетные функции (рисунок 6.11) и нажимаем кнопку ОК. В данном примере выбираем для поля «Цена($)» функцию Avg, а для поля «КоличествоСклад» – Sum
Рисунок 6.11 – Выбор итоговой функции
Намного быстрее создаются итоговые запросы в режиме «Конструктора». Для этого открываем нужный запрос в режиме «Конструктора», в нижней панели бланка добавляем строку «Групповая операция». Для введения этой строки надо щелкнуть по кнопке «» на панели инструментов или открыть контекстное меню и выбрать « Групповые операции». Появится новая строка «Групповые операции» (рисунок 6.12).
Рисунок 6.12 – Создание итогового запроса в режиме Конструктора
Далее в тех полях, по которым производится группировка, в строке «Групповая операция» раскрываем список и выбираем нужную итоговую функцию
Щелчок по кнопке «Открыть» запускает запрос и выдает результирующую таблицу.
Чтобы создать запрос с несколькими итоговыми функциями, надо в бланке запроса в нижней панели одно и то же поле включить несколько раз, и для этих полей выбрать соответствующую итоговую функцию.
Примечание: В итоговых запросах рассчитываются итоги только по числовым полям базы данных.
6.5 Перекрестные запросы
Эти запросы создаются с помощью «Мастера». С помощью перекрестных запросов удобно анализировать большие массивы данных (аналог сводных таблиц в Excel).
Для создания запроса выбрать команду «Создание запроса с помощью мастера» и щелкнуть по кнопке «Создать». В диалоговом окне «Новый запрос» выбрать «Перекрестный запрос» и щелкнуть по кнопке ОК (рисунок 6.13).
Рисунок 6.13 – Выбор вида создаваемого запроса
В диалоговом окне «Создание перекрестных таблиц» (рисунок 6.14) выберите необходимые объекты (на рисунке 6.14 установлен переключатель «Запросы») и щелкнуть по кнопке «Далее».
Рисунок 6.14 – Диалоговое окно «Создание перекрестных таблиц»
Из области «Доступные поля» перенести в область «Выбранные поля» то поле, которое будет использоваться в перекрестной таблице в качестве заголовка строк (рисунок 6.15). Щелкнуть по кнопке «Далее».
Рисунок 6.15 – Выбор заголовка строк
Выбрать поле, которое будет использоваться в качестве заголовка столбцов. Щелкнуть по кнопке «Далее».
Рисунок 6.16 – Выбор заголовка столбцов
Выбрать поле, по которому надо подводить итоги, а затем выбрать итоговую функцию (рисунок 6.17). Щелкнуть по кнопке «Далее».
Рисунок 6.17 – Выбор поля, по которому подводятся итоги
Ввести имя запроса и щелкнуть по кнопке «Готово». Итоговая таблица будет иметь примерной такой же вид как на рисунке 6.18.
Рисунок 6.18 – Таблица перекрестного запроса