- •В. П. Киреенко, н. Н. Поснов Система управления базами данных Microsoft Access: методические рекомендации
- •Оглавление
- •Введение
- •1 Краткие теоретические сведения
- •1.1. Реляционная база данных. Основные термины и понятия
- •2 Разработка базы данных
- •2.1 Разработка базы данных «Торговая компания»
- •3.1 Создание таблицы
- •2.2 Запуск ms access
- •3 Создание таблиц
- •3.2 Создание таблицы в режиме Конструктора
- •3.3 Определение имен полей
- •3.4 Типы данных
- •3.5 Заполнение полей таблицы в окне конструктора
- •3.6 Свойства полей
- •3.6.1 Задание маски ввода
- •3.6.2 Задание свойства условие на значение
- •3.6.3 Задание свойства подстановка
- •3.7 Выбор ключевого поля
- •3.8 Сохранение таблицы и присвоение имени
- •3.9 Ввод и редактирование данных в таблице. Изменение макета таблицы
- •3.10 Создание таблиц другими способами
- •4 Создание связей
- •5 Формы
- •5.1 Создание формы
- •5.1.1 Создание автоформы
- •5.1.2 Мастер форм
- •5.1.3 Ввод и редактирование данных в форме
- •5.2 Создание подчиненной формы
- •5.3 Конструктор форм
- •5.4 Элементы управления. Создание и работа с ними
- •5.5 Создание кнопочной формы
- •5.6 Создание макроса
- •6. Запросы
- •6.1 Запрос на выборку
- •6.1.1 Создание запроса на выборку с помощью «Конструктора»
- •6.1.2 Особенности ввода данных в строку бланка запроса «Условие отбора»
- •6.1.3 Создание запроса на выборку при помощи мастера
- •6.2 Создание запроса с параметрами, запрашивающего ввод условий отбора при каждом запуске
- •Between [Введите начальную дату:] And [Введите конечную дату:]
- •6.3 Вычисления в запросах
- •6.4 Создание итоговых запросов
- •6.5 Перекрестные запросы
- •6.6 Построитель выражений. Создание вычисляемых полей
- •6.7 Типы запросов
- •6.7.1 Запрос на обновление
- •6.7.2 Запрос на создание таблицы
- •6.7.3 Запрос на добавление
- •6.7.4 Запрос на удаление
- •6.8 Редактирование запросов
- •6.9 Фильтры
- •7 Отчеты
- •7.1 Создание отчета при помощи мастера
- •7.2 Создание автоотчетов
- •7.3 Создание отчета в режиме конструктора
- •7.4 Вычисление итоговых значений в отчетах (группировка)
- •7.5 Создание вычисляемых и итоговых полей
- •8 Лабораторные работы Лабораторная работа 1. Создание таблиц базы данных. Установление связей
- •Лабораторная работа 2. Запросы
- •1. Запрос на обновление:
- •2. Запрос на добавление:
- •4. Запрос на удаление:
- •Лабораторная работа 3. Формы
- •Лабораторная работа 4. Отчеты
- •Лабораторная работа 5. Макросы
- •Список использованных источников
3.5 Заполнение полей таблицы в окне конструктора
Для каждого поля в окне конструктора последовательно вводятся имя, затем тип данных. В столбец «Описание» можно ввести дополнительное описание поля, позволяющее уточнять характер вводимой информации. Его заполнение необязательно. Переход к заполнению следующего поля осуществляется клавишами Таb, Enter или щелчком мыши.
В нижней части окна Access отображает свойства текущего поля. С помощью клавиши F6 можно перемещаться из верхней части окна (списка полей) в нижнюю (список свойств) и обратно. Свойства полей таблицы можно просмотреть и изменить в режиме конструктора через меню «Вид/Свойства». Заполнение свойств не является обязательным.
3.6 Свойства полей
Каждое поле имеет свой набор свойств, от которых зависит то, как содержимое этого поля отображается на экране, как оно хранится в базе данных, как оно проверяется и как им можно управлять. Некоторые свойства являются общими для всех типов полей, другие относятся исключительно к отдельным типам данных. Некоторые из свойств задаются по умолчанию. Свойства полей не являются обязательными. Их можно настраивать по желанию, а можно и не трогать. Все типы полей, кроме полей счетчика и объекта OLE, имеют следующие основные свойства:
Формат поля (Format) – определяет, как должно отображаться содержимое поля.
Подпись (Caption) – определяет тот текст, который будет отображаться рядом с полем или в отчете.
Значение по умолчанию (Default Value) – определяет значение, которое вводится в поле автоматически при добавлении новых записей.
Условие на значение (Validation Rule) – определяет область или диапазон значений данных, допустимых в поле.
Сообщение об ошибке (Validation Text) – задает текст сообщения, которое появляется в строке состояния при попытке ввести в поле недопустимое значение.
Обязательное поле (Required) – содержит значение Да или Нет, в зависимости от того, обязательно ли должно это поле иметь какую-либо запись.
Следующие свойства относятся в основном к текстовым полям:
Размер поля (Field Size) – максимально допустимое количество символов для данного поля.
Маска ввода (Input Mask) – обеспечивает ввод данных в указанном формате.
Индексированное поле (Indexed) – указывает Access, должны или нет создаваться индексы для этого поля: индексирование поля ускоряет процесс сортировки, поиска и фильтрации содержимого. Поле, являющееся первичным ключом таблицы, индексировано всегда. Стоит задавать индексацию тех полей, по которым возможно проведение сортировки в формах или отчетах.
Сжатие Unicode (Unicode Compression) – представляет собой схему кодировки всех известных символов, для достижения чего вместо одного байта каждый символ представлен двумя. Когда эта функция отключена, Access компрессирует все символы, начинающиеся с байта 0, при сохранении и распаковывает их при обращении к ним.
Поля числового и денежного типов имеют одно дополнительное свойство – число десятичных знаков, которое определяет, какое количество десятичных знаков после запятой будет отображаться на экране и храниться в поле.
Чтобы установить свойство поля, надо выделить строку поля, после чего в левой нижней части окна конструктора откроется список свойств данного поля. Щелчком мыши установить курсор на строку свойства и выбрать нужное значение.
Значение свойства Число десятичных знаков влияет только на число отображаемых десятичных знаков и не затрагивает число сохраняемых разрядов. Изменить число разрядов в сохраняемом значении позволяет свойство «Размер поля (FieldSize)» в режиме конструктора таблицы.