3.9 Ввод и редактирование данных в таблице. Изменение макета таблицы

Ввод данных. После задания всех полей и определения их свойств выполняется ввод данных в таблицу. Чтобы заполнить таблицу, следует:

1. Выделить имя таблицы в окне базы данных и нажать кнопку «Открыть». Если в данный момент открыто окно конструктора таблицы, необходимо перейти в режим отображения таблицы, нажав кнопку «Вид на панели инструментов» . При этом вид кнопки изменится на , и ее повторное нажатие приведет к возврату в окно конструктора таблицы.

2. Ввести информацию в первое поле, щелкнув в нем мышью. Для перехода к следующему полю нажмите клавишу Таb или Enter. Затем можно продолжить ввод информации с нажатием клавиши Таb после заполнения каждой ячейки, пока не дойдете до конца записи. Для перехода на следующую запись необходимо нажать клавиши Tab или Enter в конце строки.

Поле счетчика (Счетчик) заполняется автоматически. Access самостоятельно увеличивает значение переменной в этом поле, присваивая каждой записи новый номер.

Если данные, которые вы вносите в столбец, не удовлетворяют условию на значение, то когда вы пытаетесь перейти в другую ячейку, Access даст об этом знать. В данный столбец вы должны ввести корректное значение, иначе вы не сможете перейти к следующему столбцу. Чтобы отменить изменения текущего поля, нажмите клавишу Esc или щелкните на кнопке «Отменить» на панели инструментов.

Для того чтобы сохранить новую запись в базе данных, нажмите на клавиши Shift-Enter, когда вы находитесь в любом месте этой записи, или находясь в последнем столбце, нажмите на клавишу Tab. Вы также можете выполнить команду «Записи – Сохранить запись». Если изменения, внесенные в запись не удовлетворяют условию на значение для таблицы, то когда вы попытаетесь сохранить запись, Access об этом сообщит. В этом случае перед тем, как сохранить данные, вы должны их откорректировать. Если вы хотите отменить добавление записи в базу данных, дважды нажмите на клавишу Esc или щелкните по кнопке панели инструментов «восстановить запись».

Для облегчения ввода новых данных в таблицу Access предоставляет пользователям несколько горячих клавиш (см. таблицу 3.1)

Таблица 3.1 – Некоторые комбинации клавиш

Ctrl – ;	Вводит текущую дату
Ctrl – :	Вводит текущее время
Ctrl – Alt – Пробел	Вводит значение поля, установленное по умолчанию
Ctrl – "	Вводит значение того же поля из предыдущей записи
Ctrl – Enter	Вставляет символ Enter в текстовое или MEMO поле
Ctrl – +	Добавляет новую запись
Ctrl – -	Удаляет текущую запись

В Access существуют два режима обработки данных таблицы: режим замены и режим вставки. В режиме замены содержимое активизированного поля полностью маркируется и удаляется в момент ввода новых данных.

В режиме вставки внутри активизированного поля появляется курсор ввода. При вводе новых данных старые не удаляются, а смещаются вправо. Ввод осуществляется в той позиции, в которой был выполнен щелчок.

Переход из режима вставки в режим замены и наоборот позволяет клавиша Ins. Режим замены обозначается индикатором ЗАМ в строке состояния окна Access.

Индикаторы записи. При перемещении по таблице данных в области маркировки записи, расположенной в самой крайней левой позиции каждой строки, появляются некоторые символы – индикаторы записи. Назначение этих индикаторов приведено в таблице 3.2.

Таблица 3.2 – Назначение индикаторов

	Указывает, что данная запись является текущей.
	Показывает, что вы внесли изменения в одно или несколько полей этой записи. Access сохраняет внесенные изменения, когда вы переходите к следующей записи. Перед тем как перейти к другой записи, вы можете нажать на клавишу Esc один раз, чтобы отменить изменение в текущем поле, или нажать на клавишу Esc два раза, отменяя все поправки, внесенные в данную строку. Если вы обновляете значения базы данных, с которой работают другие пользователи в сети, в тот момент, когда вы сохраняете изменения, Access блокирует эту запись, чтобы никто иной не мог внести в эту запись изменения, пока вы не закончите свои действия (см. последний описываемый здесь индикатор).
	Отмечает пустую строку в конце таблицы, которую вы можете использовать для создания новой записи.
	Указывает, что другой пользователь вносит изменения в данную запись. Вы увидите этот символ только в том случае, когда база данных используется в режиме коллективного доступа. Вам следует подождать, пока этот символ не исчезнет, и только после этого можно предпринимать попытки внесения изменений в данную запись.

Таблица в режиме таблицы состоит из полей (столбцов) и записей (строк). По умолчанию на панели инструментов (слева направо) расположены следующие кнопки:

	Конструктор. Открытие таблицы в режиме конструктора
	Сохранить. Сохранение базы данных
	Печатать. Распечатка данных таблицы
	Предварительный просмотр. Нажав на неё можно увидеть, как будет выглядеть распечатанная таблица
	Орфография. Проверка орфографии в выделенном столбце. Орфография проверяется только в текстовых и MEMO полях.
	Сортировка по возрастанию. Сортировка таблицы по возрастанию элементов выбранной колонки
	Сортировка по убыванию. Сортировка таблицы по возрастанию элементов выбранной колонки
	Фильтр по выделенному. Отбирает записи на основании выделенных данных
	Изменить фильтр. Открывает окно фильтра в котором выводится пустая таблица для задания фильтра
	Применить фильтр. Установка/снятие выбранного фильтра
	Найти. Открывает диалоговое окно Поиск
	Новая запись. Добавляет новую запись в конец страницы
	Удалить запись. Удаляет выделенную запись(записи)
	Окно базы данных. Открывает окно базы данных
	Новый объект. Позволяет выбрать новый объект

Вы можете менять представление таблицы на экране. Можно изменить высоту строк или ширину столбцов. Вы можете переставить столбцы или убрать их с экрана. Можно выбирать нужный шрифт, выводить или убирать линии сетки таблицы. Многие из этих изменений можно выполнить в меню Формат.

Перемещение по таблице. В программе Access существуют различные способы перемещения по таблице. Перемещаться по таблице в любом направлении позволяют клавиши управления курсором. С помощью клавиш Tab и Enter можно перемещаться по полям слева направо, а посредством комбинации клавиш Shift+Tab – обратном направлении.

Наиболее удобным средством перемещения по таблице являются кнопки из области «Запись», расположенной в левом нижнем углу листа данных. С их помощью можно перейти к любому блоку данных. Эти кнопки соответствуют командам из подменю «Перейти» меню «Правка». Для активизации записей с известным номером достаточно ввести этот номер в специальное «Поле номера записи» и нажать клавишу Enter.

Для активизации одного поля записи достаточно выполнить щелчок на нем. Поле, которое находится в невидимой части таблицы, можно отобразить на экране с помощью полос прокрутки.

В программе Access по умолчанию содержимое поля полностью выделяется, если переход произведен с помощью клавиш управления курсором или клавиши Tab. Если же поле активизировано путем выполнения на нем щелчка, то в нем появится мерцающий курсор ввода, свидетельствующий о том, что можно начинать ввод.

Программа Access автоматически сохраняет каждую запись по завершении ее обработки.

Изменение высоты и ширины столбцов. Вы можете изменить ширину столбцов непосредственно на экране, поместив курсор мыши на серую разделительную линию между именами столбцов в верхней части окна таблицы. При этом курсор превратится в двунаправленную стрелку. После этого вы можете перетащить границу столбца и изменить его ширину.

Другой способ заключается в выполние команд «Формат – Ширина столбца». В диалоговое окне можно ввести с клавиатуры новое значение ширины столбца. Если вы щелкните по кнопке «По ширине данных», Access установит ширину столбца такой, чтобы она соответствовала самой длинной строке данных этого столбца.

Если необходимо распечатать таблицу, может понадобиться увеличить высоту строк. Выберите «Формат – Высота строки», чтобы увидеть на экране диалоговое окно «Высота строки». Можно ввести новое значение высоты строки в поле ввода. Можно также изменить высоту строки непосредственно на экране с помощью мыши в области маркировки записей, расположенной слева. При этом все будет происходить примерно так, как при изменении ширины столбца с помощью мыши.

Изменение порядка расположения столбцов. По умолчанию порядок столбцов слева направо в режиме таблицы совпадает с порядком в котором определены поля таблицы. Можно легко изменить порядок столбцов при их просмотре или печати. Для этого выделите весь нужный столбец, щелкнув по его имени (можно выделить несколько столбцов) и перетащите его в новое место.

Вывод столбцов. По умолчанию Microsoft Access в режиме таблицы выводит все столбцы, и при этом для того чтобы увидеть некоторые из столбцов, вам иногда может понадобиться использовать прокрутку. Если вам не нужно видеть на экране или выводить на печать все столбцы, часть из них можно убрать, перетащив правую границу столбца влево до исчезновения столбца. Вы также можете выделить один или несколько столбцов и выполнить команду «Формат – Скрыть столбцы».

Чтобы снова вывести убранные столбцы или спрятать некоторые из них, можно использовать и диалоговое окно отображение столбцов. Оно открывается из меню «Формат– Отобразить столбцы». Выберите столбец из списка и щелкните по соответствующей кнопке окна. Столбцы, которые выводятся, помечены галочкой. Можно выделить несколько соседних столбцов, щелкнув по первому (или последнему) из них и прокрутив при необходимости список вниз (или вверх) до последнего (или первого) столбца в нужной группе столбцов, после чего щелкнув по последнему (первому) столбцу при нажатой клавише Shift. Для выделения нескольких столбцов, расположенных в любых местах таблицы, можно щелкнуть по каждому из этих столбцов, удерживая нажатой клавишу Ctrl. Чтобы закрыть диалоговое окно, щелкните по кнопке Закрыть.

Фиксация столбцов. Иногда во время просмотра данных может понадобиться держать один из столбцов все время на экране, в то время как остальные столбцы будут прокручиваться в окне влево и право. Можно зафиксировать один или несколько столбцов, выделяя их (по одному или как группу смежных столбцов), а затем по команде «Формат – Закрепить столбцы» Access передвинет выбранные столбцы в левый конец экрана и зафиксирует их там так, что во время прокрутки эти столбцы будут оставаться на месте. Чтобы снять фиксацию столбцов, выполните команду «Формат – Освободить все столбцы».

Вывод сетки. В режиме таблицы между строками и столбцами обычно выводятся линии сетки. В этом случае Access так же выводит линии сетки при печати таблицы. Можно удалить эти линии, выполнив команду «Формат – Режим таблицы», используя диалоговое окно «Формат таблицы» (рисунок 3.13).

Рисунок 3.13 – Вывод сетки

Выбор шрифтов. Для выбора нужного вам шрифт выполните команду «Формат – Шрифт», На экране появится диалоговое окно «Шрифт». В списке шрифтов в левом верхнем углу диалогового окна вы увидите все шрифты, установленные в Windows. Можно прокрутить этот список и выбрать нужный. Значок слева от имени шрифта показывает, является ли шрифт экранным (отсутствие значка) или шрифтом True Type (значок TT). Последний из перечисленных шрифтов можно использовать как для вывода на экран, так и для печати. Если выбрать экранный шрифт, то для печати Access будет использовать наиболее подходящий принтерный шрифт или шрифт Truе Type. При этом распечатка будет выглядеть не так, как изображение на экране.

Когда вы выбираете шрифт, Access показывает образец этого шрифта в окошке образец. Можно увидеть и соответствующий ему набор начертаний (курсив или полужирный) и размеры шрифта. Если вы хотите чтобы все символы были подчеркнуты, щелкните по флажку подчеркнутый, расположенному в левом нижнем углу. Для установки нового шрифта для всей таблицы нужно щелкнуть по кнопке OK. Если щелкнуть по кнопке Отмена, то это диалоговое окно закроется, и при этом шрифт не будет изменен.

Сохранение макета таблицы и установка параметров по умолчанию. После того как вы создадите макет таблицы в соответствии со своими требованиями, при сохранении (Файл – Сохранить) Microsoft Access также спросит, нужно ли сохранить новый макет таблицы, в которой были произведены некоторые изменения.

Вы можете изменить используемый по умолчанию шрифт для всех таблиц. Для этого выполните команду «Сервис – Параметры» и вкладку «Режим таблицы». В открывшемся диалоговом окне вы можете также изменить цвет фона, символов, линий сетки.

Замена данных. Иногда возникает необходимость произвести замену по всей таблице.Для этого выберите поле с которого хотите начать замену и нажмите Ctrl-H или пункт меню «Правка – Заменить». В результате этих действий появится диалоговое окно «Замена». В этом окне нужно ввести образец того что нужно заменить и то на что его нужно заменить, причем замену можно вести как в данном столбце, так и по всей таблице.

Копирование и вставка данных. Любые данные находящиеся в ячейке таблицы можно вырезать или скопировать в буфер обмена Windows, после чего их можно вставлять в другую ячейку. Таким образом можно перемещать не только информацию в ячейках но и строки таблицы. Всякий раз когда вы вставляете строки из буфера появляется диалоговое окно. В нём сообщается сколько записей вы пытаетесь вставить и запрашивается подтверждение на вставку. Выберите кнопку Да чтобы вставить и Нет чтобы не вставлять.