7.4 Вычисление итоговых значений в отчетах (группировка)
Вычисление итоговых значений рассмотрим на следующем примере. Допустим, что нас интересует при создании отчета «Заказано1» (см. раздел 7.1) общее количество товара и средняя стоимость товара в каждом заказе.
Для создания такого отчета необходимо выполнить следующие действия:
1. Выполнить пункты 1-3 раздела 7.1 (создание отчета «Заказано1»), перенося в отчет необходимые поля.
2. На следующем шаге необходимо указать поле группировки. Для нашего случая, так как нас интересует итоговые значения по всему заказу, выбираем «КодЗаказа» и при помощи кнопки > добавляем уровень группировки – рисунок 7.11. нажимаем кнопку «Далее».
Рисунок 7.11 – Выбор уровня группировки
3. В появившемся диалоговом окне нажимаем кнопку «Итоги», для вычисления итоговых значений и выбираем необходимые для расчета функции: Sum – сумма, Avg – среднее, Min – минимум, Max – максимум (рисунок 7.12). Для нашего случая вычисляем Sum для «Количества» и Avg для «Цены». Нажимаем кнопку «ОК», затем – кнопку «Далее».
4. Заканчиваем создание отчета, точно также как в пунктах 5 –7 раздела 7.1.
В результате у нас получится отчет, внешний вид которого показан на рисунке 7.13.
Рисунок 7.12 – Вычисление итоговых значений
Рисунок 7.13 – Внешний вид отчета с расчетом итоговых значений
Редактирование и форматирование отчетов выполняется в режиме «Конструктора» аналогично редактированию «Форм» (подробно см. раздел 5.3 –5.4). К командам редактирования отчета относятся: копирование, перемещение и удаление объектов, а также изменение размеров элементов управления и структурных частей самого отчета. Изменение размеров элементов управления осуществляется при помощи размерных маркеров, расположенных по их периметру. Изменение размеров структурных элементов осуществляется путем перемещения их верхней границы левой кнопкой мыши. Копирование, перемещение и удаление объектов осуществляется использованием стандартных команд главного меню «Правка». Редактирование отчета заключается также в создании новых и изменении старых элементов управления. Форматирование отдельных элементов отчета осуществляется командами панели инструментов «Форматирование» или главного меню «Формат».
7.5 Создание вычисляемых и итоговых полей
Вычисляемые поля предназначены для вывода результатов расчета по одному или нескольким полям базы данных. Итоговые поля предназначены для вывода итоговых значений по числовым полям базы данных. Такие поля создаются в режиме «Конструктора».
Для создания вычисляемых (итоговых) полей необходимо выполнить следующие действия:
1.
Выбрать левой кнопкой мыши команду поле
на панели элементов. Зафиксировать поле
в области данных (при создании вычисляемого
поля) или в примечании отчета (при
создании итогового поля).
2.
Выбрать команду «Свойства»
в контекстном меню. Перейдите на вкладку
«Все».
В строке «Данные»
нажмите кнопку вызова «Построителя
выражений»
3. Ввести расчетное выражение.
4. Закрыть окно свойств поля.
5. Ввести текст надписи, связанной с полем.
Примечание: При создании вычисляемых и итоговых полей расчетные формулы можно вводить с клавиатуры. При вводе необходимо соблюдать регистр букв в названиях полей.
Пример. В отчете «Заказано1» создадим вычисляемое поле, которое будет вычислять стоимость заказанного товара по формуле: [Цена]*[Количество]. Для этого:
Откроем отчет «Заказано1» в режиме «Конструктора» (рисунок 7.14).
Рисунок 7.14 – Отчет «Заказано1» в режиме «Конструктора»
2. Выберем левой кнопкой мыши команду поле на панели элементов и зафиксируем поле в области данных правее поля «Количество».
3. Вызовем контекстное меню и перейдем на вкладку «Все» (рисунок 7.15). В строке «Данные» через кнопку вызываем «Построитель выражений» и введем нужное выражение (рисунок 7.15).
Рисунок 7.15 – Ввод расчетного выражения
4.
Выберем левой кнопкой мыши команду поле
на панели элементов и зафиксируем поле
в области верхнего колонтитула над
созданным расчетным полем. Введем
надпись «Сумма»
(рисунок 7.16).
Рисунок 7.16 – Создание названия нового поля в отчете
5. Сохраним изменения. Отчет будет иметь вид, показанный на рисунке 7.17.
Рисунок 7.17 – Отчет с вычисляемым полем
Во многих случаях необходимые вычисления проводят при создании соответствующих запросов. А затем на основе такого запроса создаются отчет.