- •В. С. Слепович business communication
- •Минск ТетраСистемс 2002
- •Isbn 985-470-048-8 удк 802.0(035.5):338 ббк 81.2Англя2
- •Раздел 1. Структура письма
- •1.1. Заголовок, или адрес отправителя
- •3007 Tilden Street, n.W., Suite 5m, Washington, d.C. 20008-3009 Tel. 202/686-4000 • Fax 202/362-3442 • Internet: info@ciesnet.Cies.OrgAffiliated with the American Council of Learned Societies
- •1.4. Специальные почтовые отметки
- •1.5. Уведомление о конфиденциальности (Confidential)
- •International monetary fund washington d с 20лэ1
- •1.2. Номер документа(Reference)
- •1.3. Дата(Date)
- •Industrial House 34-41 Craig Road Bolton bl4 8tf united kingdom
- •1.7. Указание на желательность ознакомления
- •1.8. Обращение(Salutation)
- •1.9. Заголовок к тексту(Subject)
- •Завершение(Close)
- •1.12. Подпись(Signature)
- •1.13. Пометка об исполнителях
- •1.14. Приложения(Enclosures)
- •1.15. Копии письма (Copies)
- •Раздел 2. Содержание и стиль письма
- •2.1. Размер письма(Letter Size)
- •2.2. Построение письма(Letter Composition)
- •Раздел 3. Виды писем (Types of Letters)
- •Запрос представителя розничной торговли зарубежному производителю: в. Cottwold &Co. Ltd.
- •3.2. Ответы на запросы(Replies)
- •Образец письма, в котором содержится ответ на запрос:
- •3.3. Заказы(Orders)
- •3.4. Рекламации (Complaints)
- •Образец письма-рекламации по поводу получения поврежденного товара:
- •3.5. Кредит(Credit)
- •Образец письма с просьбой о возможности оплаты открытым счетом:
- •11 Mead Road, Swansea, Glamorgan 3st 1dr Telephone: Swansea 58441 vat No. 215 2261 30
- •Перевод текстовой части письма:
- •Перевод текстовой части помещенного выше письма с положительным ответом:
- •Перевод текстовой части помещенного ниже письма с отказом в просьбе о предоставлении товара в кредит:
- •Образец письма с отказом в просьбе о предоставлении товара в кредит:
- •J.K.B. Products Ply.
- •127, High Street, Wellington Directors: c.M. Perimann, l.F. Drozin
- •3.7. Транспортировка груза(Transportation/Shipping)
- •Просьба сообщить стоимость доставки груза по воздуху.
- •Перевод текстовой части письма:
- •Ответ авиакомпании о доставке груза по воздуху:
- •Benttley-MasoH Inc.
- •Перевод текстовой части письма:
- •3.8.1. Условия расчетов / платежа
- •3.8.2. Страхование(Insurance)
- •3.8.3. Форс-мажорные обстоятельства
- •825 E. Taft Ave. Bakersfield, California, usa 92305e-mail: gogden@frii.Com
- •If you have any questions, please e-mail or write. I am currently a member and Past President of the Rotary Club in Bakersfield, California, usa.
- •3.8.6. Поздравление(Congratulation)
- •3.8.7. Соболезнование (Condolence)
- •3.8.8. Благодарность за гостеприимство
- •3.8.9. Бронирование гостиницы(Hotel Reservation)
- •Раздел 4. Факс и электронная почта
- •4.1. Факс(Fax)
- •4.2. Электронная почта(e-mail)
- •5. Не злоупотребляйте разговорными фразами в начале и конце сообщений
- •7. Используйте общеупотребительные сокращения (Learn common abbreviations)
- •7 Контрольные задания
- •Раздел 5. Полезные выражения в деловой переписке
- •5.1. Просьбы(Requests)
- •5.2. Выражение сообщения
- •5.3. Выражение надежды (Expressing Норе)
- •5.4. Благодарность(Gratitude)
- •5.5. Извинения(Apologies)
- •5.6. Выражение неудовлетворения
- •5.7. Ответы на вопросы и предложения
- •Раздел 1. Краткая биография (Resume)
- •1996-1997 Education: 1993-1997 assistant-trainee, James Associates, nyc
- •Перевод образца резюме:
- •Vladimir m. Kudrevich Manager, Foreign Transactions Department, "Belpromstroibank"
- •1969 B.A. Microbiology
- •16 Osier Street Vancouver, British Columbia v6r 2t1 Tel: (614) 741-0329
- •Раздел 2. Сопроводительное письмо(Cover Letter)
- •1. Link your skills to the employer's needs.
- •Sell yourself without seeming egotistical.
- •Try to bury the "I's".
- •Place your weaknesses in a subordinate position.
- •Don't apologize.
- •Раздел 4. Факс и электронная почта 88
- •Раздел 1. Виды презентаций и выступлений
- •1.1. Интервью с коллегой и представление его аудитории
- •Specified maximum length: 10-12 sentences. Steps to follow:
- •1. The Effect of the Chernobyl Accident in Belarus
- •2. The Impact of Foreign Financing in Belarus
- •3. International Business Activities in Belarus
- •4.Monetary Policy of Belarus: Problems and Solutions
- •1.3. Презентация с описанием наглядности
- •Relate one sentence to another, as in:
- •Relate parts of the same sentence to each other, as in:
- •In contrast, on the other hand
- •1993. While graduate school applications as a whole increased every year
- •Keep in mind whether a noun is countable or uncountable when discussing information presented in your visuals
- •Раздел 4. Факс и электронная почта 88
- •10 A.M. Noon 2 p.M.
- •1.4. Выступление, содержащее определение
- •Introduction
- •1.5. Выступление no изучаемой специальности
- •Self-evaluation
- •Choosing your topic
- •Ipi (notice in the above definition that the full name of the term - gjll compact disc - is given before introducing and using the acronym
- •Organize your introduction
- •Organize the body of your presentation
- •Organize your conclusion
- •Sample of a mid-term speech Financial-Industrial Groups
- •Introduction
- •1.7. Заключительное выступление по основной изучаемой специальности
- •Раздел 4. Факс и электронная почта 88
- •Раздел 2. Ситуативно обусловленные фразы
- •Телефонные разговоры и переговоры
- •Раздел 1. Телефонные разговоры
- •1.1. Подготовка к телефонному разговору. Preparing for a Phone Conversation
- •1.2. Как ответить на телефонный звонок Receiving Phone Calls
- •If you expect a phone call, think about what they will say or ask;
- •If you are not ready to answer their questions, ask them to call you back later.
- •1.3. Как принять и оставить сообщение Taking and Leaving Messages
- •1.4. Как попросить повторить информацию Asking for Repetition
- •1.5 Как оставить информацию на автоответчике Leaving a Message on an Answering Machine
- •1.6. Выбор стиля в телефонном разговоре
- •1.7. Полезные выражения для разговора по телефону. Helpful Expressions for Telephone Conversations
- •Раздел 4. Факс и электронная почта 88
- •Раздел 2. Переговоры(Negotiations)
- •Полезные выражения для переговоров (Helpful Expressions for Negotiations)
- •Business Hint: You have only one chance to make a first impression.
- •Positive Responses "Middle-of-the-road" Negative Responses
- •1.2. Внимание к людям и делу(Be Thoughtful) Personal success hint: When you say a person's name, you tell the person: "you are important!"
- •Раздел 4. Факс и электронная почта 88
- •It was very nice to invite me to your reception last night. I enjoyed the chance to see your beautiful new offices and to talk with you again.
- •1.4. Заинтересованность(Be Interested)
- •1.5. Организованность(Be Organized)
- •Personal success hint: Always know your schedule. If you control your time, you control your life.
- •Business idioms and expressions:
- •Business Hint: When you make an appointment, add extra time to it. Then you are still on schedule. Keep free time on your calendar. An "open" schedule is more flexible than a "tight" schedule.
- •1.6. Пунктуальность(Be Punctual)
- •Business Hint: Add extra time before an appointment.
- •Personal Success Hint: When you meet a client or make a presentation, be prepared to state the problem, give a plan, and support the plan with details.
- •Business Hint: When you give a presentation or make a report, it is important to have all the facts. Details make a presentation more interesting and more credible.
- •1.8. Вежливость[Be Polite)
- •Раздел 4. Факс и электронная почта 88
- •1.9. Терпеливость(Be Patient)
- •Раздел 2. Принятие решений в бизнесе (Making Decisions in Business)
- •2.1. Компания Джонсон и Джонсон (Johnson &Johnson Inc.)
- •2.2. Компания «Ливай Стросс» (Levi Strauss &Co.)
- •2.3. Компании «Эрбус Индустри» и «Боинг»
- •Раздел 4. Факс и электронная почта 88
- •1. A lower ranking employee is introduced to a higher ranking employee.
- •2. A younger person is introduced to an older person.
1.12. Подпись(Signature)
Для подписи обычно оставляют пробел в 3-5 строчных интервалов. Помимо собственно подписи, в блок входит указание имени и фамилии автора сообщения, его должности или звания, например:
Yours faithfully, |
или |
Yours sincerely, |
(подпись) |
|
(подпись) |
John Brown |
|
J. Howart, Ph.D. |
Sales Manager |
|
Department Head |
Иногда в деловой переписке перед подписью стоит аббревиатура p.p.(от "per pro" - "for and on behalf of' - от имени, за). Секретари часто ставят этот термин, когда подписывают письма от имени своих начальников, например:
Yours faithfully, (подпись Магу Thomson) p.p. J. Mill Managing Director
1.13. Пометка об исполнителях
(Initials of Persons in Charge)
Пометка об исполнителях в виде инициалов часто используется в крупных компаниях и отделах для сохранения информации о том, кто конкретно из сотрудников составлял и набирал текст. Инициалы составителя печатаются прописными буквами, а инициалы машинистки или оператора - строчными, например: MM:pd; CJR/nr.
Если письмо составлялось и печаталось одним лицом, достаточно указать только инициалы машинистки (оператора).
1.14. Приложения(Enclosures)
Если к письму прилагаются дополнительные материалы, например, проспекты, прейскуранты и т.п., в конце письма (в нижнем левом углу) об этом делается пометка:Enclosures(или сокращенная форма: Enc., Encl.)Если это ряд документов, они могут быть перечислены:
Encl.: 2 или Enc.: Application forms (2 copies)
1.15. Копии письма (Copies)
Копии одного письма могут рассылаться нескольким лицам. При этом делается пометка с.с. (carbon сору). Например,
с.с.: Prof. S. Johnson; Dr. Thomas Burke
В тех случаях, когда информация о рассылке копий, по мнению отправителя, нежелательна, на внешней исходящей корреспонденции она опускается, а на внутренней дается с пометкой Ь.с.с. (blind carbon copies).
1.16. Постскриптум(PostScript = P.S.)
Постскриптум - дополнительная информация в конце письма, по каким-либо причинам не включенная в основной текст. Она размещается всегда как заключительный структурный элемент письма с отступом от предыдущего элемента в 2-4 строчных интервала. Начало постскриптума отмечается аббревиатурой "P.S." При подготовке текста на компьютере перекомпоновка текстовых блоков не представляет каких-либо затруднений, поэтому постскриптум в деловой переписке используется скорее для того, чтобы лишний раз подчеркнуть наиболее важную деталь сообщения.
Ниже дается образец делового письма, в котором содержится ответ на приведенное в самом начале письмо от клиента из Дании. Обратите внимание на структурные элементы письма и открытую пунктуацию, что считается нормой.
ULTRASONIC Ltd. Warwick House, Warwick St., London SW2 1JF Telephone (081) 566 1861 Fax (081) 566 1385
Your ref: 6 May 200- Our ref: DS/MR
Date: 11 May 200_
Ms. B. Kaassen Bredgade 51 DK 1110 Copenhagen К DENMARK
Dear Ms Kaassen,
Thank you very much for your enquiry which we received today. 1 am enclosing our catalogue and price-list for the equipment you said you were interested in. 1 would like to draw your attention to pages 31-35 in the catalogue where you will find full details of the Omega range.
We would welcome any further enquiries you have and look forward to hearing from you.
Yours sincerely,
Kay Reynolds (Ms) p.p. D. Sampson Sales Manager
Eno
Перевод текстовой части письма:
Благодарим за запрос, который мы сегодня получили. Посылаю наш каталог и прейскурант оборудования, которое Вас интересует. Хотел бы обратить Ваше внимание на страницы 31-35 каталога, где Вы найдете все подробности оборудования "Омега". Будем и в дальнейшем рады любым Вашим запросам. Пожалуйста, обращайтесь к нам.
В последнем образце письма данного раздела имеются добавочные элементы деловой переписки. Назовите каждый из них.
ULTRASONIC Ltd. Warwick House, Warwick St., London SW2 1JF Telephone (081)566 1861 Fax (081) 566 1385
Your ref: 6 May 200_ Our ref: DS/MR
Date: 11 May 200_
Ms. B. Kaassen Bredgade 51
DK 1110 Copenhagen К DENMARK
Private and confidential Dear Ms Kaassen,
Re: Non-payment of invoice 322/17
I am sorry to see that, despite several reminders, you have not yet paid the above mentioned invoice. Unless, therefore, the account is cleared within 14 days of the above date, I shall have no alternative but to place the matter in the hands of the solicitors.
Yours sincerely, Kay Reynolds (Ms) p.p. D. Sampson Sales manager