Документы, определяющие структуру и штат предприятия Структура и штатная численность

Структура и штатная численность организации, предприятия - это документ, в котором закрепляется список структурных подразделений в порядке их важности для жизнедеятельности предприятия. Он не имеет унифицированной формы, утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им в письменной форме лицом. Внутри структурных подразделений приводится список должностей в порядке субординации с указанием в отдельной графе количества штатных единиц по каждой должности. Данный документ служит основанием для составления штатного расписания.

Различают следующие виды структурных подразделений:

- Управления;

- Службы;

- Отделы;

- Цеха;

- Отделения;

- Бюро;

- Лаборатории;

- Секторы;

- Участки.

На частных предприятиях наиболее распространенным является структурирование на отделы. Положения о структурных подразделениях

Положение о структурном подразделении - это локальный нормативный акт, в котором определяются: порядок создания (образования) подразделения; правовое положение подразделения в структуре организации; структура подразделения; задачи, функции, права, обязанности и ответственность подразделения; порядок взаимодействия подразделения с иными структурными единицами организации.

Положение о структурном подразделении входит в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации, имеет код по ОКУД - 0211111, изготавливается на формате А4 в одном подлинном экземпляре, который хранится в Дирекции или канцелярии, по одной копии направляются в соответствующее структурное подразделение, в отдел кадров, в подразделение, разработавшем Положение. Положения о всех структурных подразделениях хранятся на предприятии постоянно.

Обязательными реквизитами данного документа являются регистрационный номер и гриф утверждения.

Разработчиком Положения о структурном подразделении является инженер по организации управления производством (если на предприятии есть отдел организации и оплаты труда), служба персонала или кадровая служба. К совместной работе рекомендуется привлекать юридический или правовой отдел. Обычно Положения о структурных подразделениях утверждаются руководителем организации (непосредственно либо специальным распорядительным актом). Учредительными документами или локальными нормативными актами организации право утверждать положения о структурных подразделениях может быть предоставлено иным должностным лицам (например, заместителю руководителя организации по персоналу). В отдельных организациях принято, что положения о структурных подразделениях утверждаются органом, уполномоченным учредителями (участниками) юридического лица.

Проект Положения о структурном подразделении подлежит обязательному согласованию:

- с вышестоящим руководителем (если подразделение входит в состав более крупного подразделения);

- с заместителем руководителя организации, курирующим деятельность подразделения в соответствии с распределением обязанностей между руководящими работниками;

- с руководителем службы персонала или иного подразделения, осуществляющего управление персоналом;

- с начальником юридического или правового подразделения либо с юристом организации.

Также Проект положения может быть согласован с руководителями тех структурных единиц, с которыми взаимодействует подразделение для того, чтобы не было неточностей в формулировках взаимоотношений подразделения с другими структурными подразделениями, дубляжа функций в положениях о разных структурных подразделениях. Перечень структурных подразделений, с которыми он согласовывается, определяется организацией самостоятельно.

Датой документа считается дата утверждения Положения о структурном подразделении.

В отдельных случаях каждое структурное подразделение самостоятельно разрабатывает для себя положение, что крайне нежелательно, т.к. положения по всем структурным подразделениям должны вырабатываться с учетом единых для предприятия правил и требований.

Общее руководство работой по составлению данных документов осуществляется заместителем руководителя предприятия (по персоналу, по административным и иным вопросам).

Законодательством не определены требования к положениям о структурных подразделениях и правила их разработки, поэтому каждое предприятие самостоятельно решает, какие вопросы организации деятельности конкретного подразделения должны быть урегулированы в этих локальных нормативных актах.

Структура самого документа, может быть простой, включающей в себя следующие пункты:

- общие положения;

- структура и штатная численность подразделения;

- цели и задачи;

- функции;

- права и полномочия;

- руководство;

- взаимодействие (служебные связи);

- ответственность;

- организация работы.

Кроме того, могут выделяться разделы, посвященные условиям работы подразделения (рабочему режиму), вопросам контроля и проверки деятельности структурного подразделения, оценки качества выполнения подразделением своих функций, имущества структурного подразделения.

Существуют определенные правила разработки разделов Положения о структурном подразделении. Этот документ начинается с раздела "Общие положения", в котором находят отражение следующие вопросы.

Место подразделения в структуре организации определяется на основании документа "Структура организации". Если такого документа на предприятии по каким-то причинам нет, то в Положении указывается место подразделения в системе управления организацией, а также описывается, что собой представляет это структурное подразделение - самостоятельную единицу (находящуюся в непосредственном подчинении руководству организации) или единицу, входящую в состав более крупного структурного подразделения. В том случае, если наименование подразделения не позволяет определить вид подразделения (например, архив, бухгалтерия), то в Положении желательно указать, на каких правах оно создано (на правах отдела, департамента, пр.). Таким образом, сразу определяется место подразделения и его значимость.

Порядок создания и ликвидации подразделения. Обычно структурное подразделение создается по приказу руководителя организации, подготовленного на основании его единоличного решения или во исполнение решения, принятого учредителями (участниками) юридического лица или уполномоченного ими органа. Реквизиты документа, на основании которого создано подразделение, указываются при констатации факта создания структурного подразделения.

В этом же пункте отражается порядок ликвидации подразделения: кем принимается такое решение и, каким документом оно оформляется. Если работодатель устанавливает в своей организации особые правила ликвидации подразделения, то здесь же целесообразно описать процедуру ликвидации (привести перечень ликвидационных мероприятий, сроки их проведения, порядок выплаты работникам компенсаций). Если для подразделения применяются общие правила сокращения штата работников организации, то в данном пункте Положения достаточно ограничиться отсылкой к соответствующим статьям ТК РФ.

Также в Положении необходимо предусмотреть порядок изменения статуса структурного подразделения (его слияния с другим подразделением, преобразования в иной вид подразделения, выделения из его состава новых структурных подразделений, присоединения подразделения к другому подразделению). Не рекомендуется использовать понятие "упразднение структурного подразделения", т.к. это подразумевает прекращение деятельности структурного подразделения не только в результате ликвидации подразделения, но и в результате его преобразования в иное.

Подчиненность структурного подразделения. Здесь указывается, кому подчиняется структурное подразделение, т.е. какое должностное лицо осуществляет функциональное руководство деятельностью подразделения. Технические подразделения обычно подчиняются техническому директору (главному инженеру); производственные - заместителю директора по производственным вопросам; планово-экономические, маркетинговые, сбытовые подразделения - заместителю директора по коммерческим вопросам. При таком распределении ответственности между руководящими работниками непосредственно руководителю организации может подчиняться канцелярия, юридический отдел, отдел по связям с общественностью и другие административные подразделения.

Если структурное подразделение входит в состав более крупного подразделения (например, отдел в составе управления), то в Положении указывается, кому (наименование должности) функционально подчиняется это подразделение.

Обязательным в разделе "Общие положения" является пункт, констатирующий, какими основополагающими документами руководствуется подразделение в своей деятельности. Кроме решений руководителя организации и общих локальных нормативных актов организации, в Положении перечисляются специальные локальные нормативные акты (например, для канцелярии - Инструкция по делопроизводству в организации, для отдела кадров - Положение о защите персональных данных работников), а также общеотраслевые и отраслевые законодательные акты (для бухгалтерии - Федеральный закон "О бухгалтерском учете", для отдела по защите информации - Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации").

Данный подраздел может начинаться фразой: "Подразделение осуществляет свою деятельность на основе следующих документов", или "В своей деятельности подразделение руководствуется следующими документами".

В данном разделе Положения о структурном подразделении также могут быть указаны и другие сведения, например:

- местонахождение подразделения;

- перечень основных терминов и их определений (в подразделениях со специфическими функциями и обязанностями специалистов, не связанных с основными задачами подразделения);

- иные, требующие отражения в Положении о подразделении, сведения.

Раздел "Структура и штатная численность подразделения" определяет следующие положения.

Структура подразделения. Если структурное подразделение разделено на структурные единицы, то в Положении необходимо отобразить его внутреннюю структуру и указать порядок ее формирования.

Предложение о выделении внутри структурного подразделения структурных единиц обычно исходит от его руководителя. Затем оно согласовывается с отделом организации и оплаты труда, кадровой службой, иными подразделениями и представляется на утверждение либо руководителю организации, либо его заместителю, осуществляющему функциональное руководство этим подразделением. Инициатива структурирования подразделения также может идти "сверху" - напрямую от руководителя организации или его заместителей.

Подразделение может изначально иметь сложную структуру, если оно было образовано путем слияния или объединения отдельных подразделений, без их расформирования, но с подчинением руководителю образованного подразделения.

Структуру подразделения можно изобразить различными способами.

Текстовой способ: "В состав подразделения входят следующие структурные единицы:

В виде схемы: "Подразделение имеет в своем составе структурные единицы согласно приведенной схеме..."

┌────────────────────────────┐

│ Наименование подразделения │

└─────────────┬──────────────┘

┌────────────┬────────────┴─┬────────────────────────┐

┌─────────┴──────────┐ │ ┌────────────┴────────┐ ┌───────────┴────────┐

│Наименование сектора│ │ │ Наименование сектора│ │Наименование сектора│

│ (участка, группы) │ │ │ (участка, группы) │ │ (участка, группы) │

└────────────────────┘ │ └─────────────────────┘ └────────────────────┘

│ ┌─────────────────────┐

│ │ Наименование сектора│

└─┤ (участка, группы) │

└─────────────────────┘

Порядок разработки и утверждения должностных инструкций. Здесь определяется: кто разрабатывает должностные инструкции работников подразделения, кто их утверждает, как они вводятся в действие, например: "Права и обязанности каждого работника отдела определяются соответствующей должностной инструкцией, согласовываемой с начальником подразделения и утверждаемой приказом руководителя предприятия".

Штатная численность работников подразделения. Этот вопрос может непосредственно регулироваться в Положении о структурном подразделении (в том числе и в качестве приложения к Положению) или решаться посредством отсылки к штатному расписанию организации.

В следующем разделе Положения о структурном подразделении "Цели и задачи" находят отражение основные цели и задачи данного подразделения.

Основные цели. Целью создания структурного подразделения понимается идеальное представление результата, которого должно достичь подразделение в процессе своей деятельности. Правильно и точно сформулированная цель позволяет направить и сориентировать деятельность подразделения, а также еще раз определить его назначение и обозначить место в структуре организации. Требования, которые предъявляются к целям, формулируемым в положениях, могут быть такими:

- достижимость;

- структурированность;

- согласованность с целями деятельности всего предприятия;

- точность и конкретность.

Например, цель создания отдела кадров может быть сформулирована таким образом: "...кадровое обеспечение деятельности организации". Структурное подразделение может иметь как одну, так и несколько целей, которые должны быть перечислены в положении.

Основные задачи. Задачи - это определенное направление деятельности структурного подразделения, обеспечивающее достижение поставленной перед подразделением цели. В качестве основы для определения задач можно использовать квалификационные характеристики руководителей структурных подразделений из Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих. Почти в каждой характеристике основная задача сформулирована в первом предложении. Например, в квалификационной характеристике начальника юридического отдела указано: "Обеспечивает соблюдение законности в деятельности предприятия и защиту его правовых интересов". Отсюда основные задачи юридического отдела могут быть сформулированы следующим образом:

- обеспечение законности деятельности предприятия;

- защита правовых интересов предприятия.

В идеальном случае на предприятии составляется так называемая матрица распределения функций управления, на основе которой производится структурирование организации и расписываются задачи каждого структурного подразделения.

Задачи подразделения могут выходить за пределы должностных обязанностей его руководителя (например, в объединенных подразделениях - рекламно-информационном отделе, отделе маркетинга и сбыта).

Если в состав подразделения входят структурные единицы, отвечающие за отдельные направления деятельности, то задачи определяются подробно и условно структурируются таким образом, чтобы их можно было легко закрепить за этими единицами.

Перечисление задач структурного подразделения начинается с главных и заканчивается второстепенными. Требования, предъявляемые к задачам:

- предельная точность и определенность;

- решаемость;

- адекватность основным целям подразделения.

Например, задачи, поставленные перед отделом кадров, можно сформулировать следующим образом:

- подбор и расстановка работников;

- формирование стабильно работающего коллектива;

- создание кадрового резерва;

- учет кадров;

- контроль дисциплины труда;

- обеспечение трудовых прав работников.

"Функции". Функции структурного подразделения должны быть сформулированы таким образом, чтобы они отвечали на главный вопрос: "Что и как нужно делать для того, чтобы выполнить задачу?". Они должны быть ориентированы на конечные результаты деятельности.

При разработке данного раздела также обычно используется матрица распределения функций управления организацией. Если на предприятии матрица не составлялась, то за основу берется раздел "Должностные обязанности" квалификационной характеристики руководителя соответствующего структурного подразделения. Поможет определить функции структурного подразделения ГОСТ 24.525.5-81 "Управление производственным объединением и промышленным предприятием. Управление ресурсами. Основные положения" и иные государственные и отраслевые стандарты.

Разрабатывая этот раздел Положения о структурном подразделении, необходимо руководствоваться следующими правилами:

- функции должны быть сформулированы так, чтобы обозначить конкретные действия, выполнением которых решаются задачи, поставленные перед подразделением;

- функции должны быть изложены максимально полно (чтобы не вносить изменения по мере выявления "неучтенных");

- перечисление функций желательно начинать с основных, постепенно переходя ко второстепенным и текущим;

- функции одного структурного подразделения не должны дублировать функции другого структурного подразделения;

- функции структурного подразделения должны быть увязаны с функциями тех подразделений, с которыми у подразделения существуют функциональные связи;

- функции должны поддаваться структурированию (т.е. разделению на должностные обязанности работников подразделения);

- функции должны быть сформулированы таким образом, чтобы была возможность оценить результаты деятельности подразделения;

- функции не должны выходить за пределы задач подразделения и должны корреспондировать с правомочиями и правами подразделения.

Данный раздел Положения может разрабатываться не только как "генеральный план" работы структурного подразделения, но и как инструкция (когда наряду с конкретными действиями указываются способы их совершения).

Когда перед структурным подразделением поставлено несколько задач, то функции желательно группировать в соответствии с задачами.

Если подразделение не структурировано на более мелкие единицы, но вместе с тем его функции четко распределены между работниками, то в Положении можно отразить данное распределение. Это поможет впоследствии составить должностные инструкции на работников подразделения.

Функции структурного подразделения могут быть представлены в виде текста или таблицы (что более удобно).

┌─────────────────────────────────┬─────────────────────────────────────┐

│ Функции │ Итоги, документы │

├─────────────────────────────────┴─────────────────────────────────────┤

│ Формулировка задачи │

├─────────────────────────────────┬─────────────────────────────────────┤

│ 1. Создание ... │ Проекты ... │

├─────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────┤

│ 2. Подготовка ... │ Протоколы ... │

├─────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────┤

│ 3. Согласование ... │ Договоры ... │

└─────────────────────────────────┴─────────────────────────────────────┘