Доручення

м. Київ ____________________________

(дата літерами)

Видано ____________________

(зазначити прізвище, ім'я, по батьк)

у тому, що йому (їй) доручається здійснити угоду з_____________________

(зазначити назву і предмет угоди)

для чого доручено вести від імені___________________________________

справи в усіх державних, кооперативних і громадських організаціях, одер-

жувати всі необхідні документи, розписуватися і здійснювати всі дії, пов'язані з

виконанням цього доручення.

Повноваження з цього доручення не можуть бути передані іншим особам.

Доручення видано терміном на ___________________________

(зазначити термін до трьох років)

Доручення зареєстровано за № ____________

Підпис _______________________засвідчую

(зразок підпису особи, що одержала доручення)

Керівник підприємства Підпис____________

Головний бухгалтер Підпис____________

Печатка

55. Візитівка (візитна картка, business card) — традиційний носій контактної інформації про людину чи компанію.

В основному візитки поділяють на три умовні види:

• Особисті візитки використовують при неформальному спілкуванні (візитка містить ім'я і прізвище власника, іноді телефонний номер, посада та адреса в ній не обов'язкові, стиль виконання візиток — відповідно до особистих уподобань і потреб власника).

• Ділові візитки використовуються в бізнесі, на офіційних зустрічах та переговорах, для надання контактної інформації своїм майбутнім клієнтам. На них обов'язково вказуються ім'я, прізвище, посада, а також назва компанії та вид її діяльності. В оформленні таких візиток використовується фірмовий стиль компанії, логотип тощо. Такі візитки зазвичай мають строгий дизайн. У державних службовців та депутатів на візитній картці може знаходитися зображення державних відзнак, таких як прапор і герб країни. Ділова візитна картка без адреси також не відповідає нормам етикету. Винятком є ​​дипломати і вищі державні посадові особи.

• Корпоративна візитка, як правило, не містить імен і прізвищ. На ній вказується повна інформація про компанію: сфера діяльності, перелік послуг, контактні телефони, карта проїзду, адреса сайту, e-mail. Розробляється у відповідності з фірмовим стилем. Зазвичай має рекламний характер, в основному використовується на виставках

56. Службові листи

Це найпоширеніший вид документації, один з способів обміну інформацією. Службові листи належать до головних засобів встановлення офіційних, службових контактів між підприємствами, організаціями, фірмами. За функціональними ознаками службові листи поділяють на такі, що потребують відповіді, й такі, що її не потребують. До листів, що потребують відповіді, належать: - Листи-прохання; - Листи-звернення; - Листи-пропозиції; - Листи-запити; - Листи-вимоги. До листів, що не потребують відповіді, належать: - Листи-попередження; - Листи нагадування; - Листи-підтвердження; - Листи-відмови; - Супровідні листи; - Гарантійні листи; - Листи-повідомлення; - Листи-розпорядження. За кількістю адресатів розрізняють звичайні, циркулярні й колективні листи. Звичайний лист надсилають на адресу однієї інстанції, циркулярний лист – цілій низці установ, колективний лист – на одну адресу, але пишуть його від імені керівників кількох установ. Реквізити: Штамп (повна назва установи – автора листа). Номер і дата листа. Назва установи-адресата. Текст, що складається з двох частин:- опис фактів або подій, які послугували підставою для написання листа; висновки та пропозиції. Підпис керівника організації. Печатка. Для того, щоб оволодіти мистецтвом листування, слід засвоїти правила ведення ділової кореспонденції: 1. Починати листа необхідно із звертання. Проблема вибору звертання є доволі делікатною. У сучасному діловому листуванні прийнято зазначати звання адресата чи вказувати на його професію. Високопоставлений пане Міністре!Вельмишановний (високоповажний) професоре! 2. Дуже важливо ретельно обміркувати початкову фразу листа, від якої може багато залежати, адже саме вона має переконати адресата у правомірності написання листа. Якщо це лист-відповідь на запит, на запрошення, лист-подяка, то вже у першому ж реченні буде доречним ввічливо висловити вдячність. 4. Якщо ви бажаєте досягти успіху, подбайте про те, щоб ваш лист був і за змістом, і за формою бездоганним. Слід друкувати листа на гарно виконаних бланках, які є “візитною карткою” вашої установи, фірми. Дизайн та поліграфічні якості — це ті деталі, які сприятимуть створенню доброго враження про вас і вашу діяльність. Тому для виготовлення фірмових бланків варто використовувати лише високоякісний папір. Конверт також за дизайном має відповідати бланкові; за розміром його необхідно дібрати так, щоб не виникало потреби складати лист більше ніж двічі.  5. Ділові листи не повинні бути надто довгими. Викладати свої міркування слід чітко, по суті, лаконічно. 6. Важливою умовою успіху листа є логічність та послідовність викладу. Логічна послідовність викладу досягається за рахунок чіткого членування тексту на абзаци. Висловлюючи думки, слід добирати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови й зрозумілі для адресата. Треба стежити за тим, щоб у листі все було доречним. Слід пам’ятати золоте правило ведення ділової кореспонденції: ввічливість, коректність, тактовність, аргументованість.

Схема комерційного листа

Заголовок

(назва та адреса організації, яка відправляє лист) (Місце і дата) Ваша помітка (або №) Наша помітка (або №}

Найменування та адреса (зовнішня) адресата

Про:__(текст листа)

Додатки:_Формула ввічливості

(Посада) (підпис) Розшифрування підпису

57.Наказ — це основний розпорядчий документ, який видає керівник підприємства, організації, установи на правах єдиноначальності і в межах своєї компетенції. Створюється наказ на основі і для виконання законів, постанов і розпоряджень уряду, наказів і директивних вказівок вищих органів, а також вирішення оперативних питань діяльності конкретного органу.

За призначенням розрізняють накази із загальних питань і з особового складу. Особливості складання наказів з особового складу наведені у другій частині посібника.

Накази із загальних питань, у свою чергу, поділяються на ініціативні і такі, що видаються на виконання розпоряджень вищих органів. Потрібно розрізняти специфіку написання і оформлення цих документів. Найповніше уявлення про них дає розгляд ініціативного наказу.

Ініціативний наказ видається для оперативного впливу на процеси, що протікають в організації, на підприємстві. Реквізити ініціативного наказу такі:

1)     назва організації і документа;

2)      дата;3)       місце видання;

4)         номер;5) заголовок до тексту;6)    текст;7)      підпис;

8)              візи погодження.

Накази можуть бути нормативними та індивідуальними.

Нормативний — це наказ керівника про затвердження правил внутрішнього порядку та трудового розкладу в структурі. Він загальний і безособовий, оскільки маються на увазі не лише конкретні особи, а весь колектив працівників. Цей наказ встановлює певні правила.

Індивідуальний — це наказ про притягнення до дисциплінарної відповідальності, преміювання однієї чи кількох осіб. Він не має нормативного характеру. Наказ з особового складу розглянемо окремо.

Важливе значення має процедура складання та оформлення наказу. Вона визначається інструкціями з діловодства, правилами про порядок оформлення і підготовки проекту наказу та іншими правовими актами.

У них передбачається обов’язкове дотримання ряду вимог і правил, які повинні забезпечувати юридичну повноцінність документів, оперативне їх виконання, правильне і всебічне вирішення питання.

Складається текст наказу з констатуючої і розпорядчої (резолюційної) частин. Перша містить такі елементи: вступ (указується причина видання наказу); доведення (переказуються головні факти); висновок (викладається мета видання наказу). Ця частина наказу викладається в міру можливості стисло й охоплює ті питання, щодо яких будуть подані приписи в розпорядчій частині. Вона може обмежуватись однією-двома фразами. Починається констатуюча частина словосполученнями:

У зв’язку…. Згідно із …. Відповідно, до …. Для виконання… . З метою….

Другу — позначають словом «НАКАЗУЮ», яке друкують великими літер ми на окремому рядку. Вона складається з декількох пунктів. У свою чергу, кожен пункт складається з кількох частин: дія (заходи для виконання поставлених у наказі завдань), термін виконання і відповідальний за виконання, форми та методи роботи тощо. В останньому пункті розпорядчої частини наказу зазначають особу чи осіб, яким доручається контроль за його виконанням. Строк виконання наказу має бути реальним. Необхідно також враховувати час на доведення вміщеної інформації до конкретних виконавців.

Структура розпорядчої частини наказу залежить від обсягу і змісту наказу.

Зразок

ІЗЮМСЬКИЙ ЗАВОД ОПТИЧНИХ ПРИЛАДІВ

Наказ № 27-к

22.08.2005р. м. Ізюм

Про зарахування на посаду. Аркадьїна Сергія Кузьмича зарахувати на посаду старшого інженера відділу капітального будівництва з 01.09.2005 р. з окладом відповідно до штатного розкладу. Підстава: заява Аркадьїна С. К., згода начальника відділу капітального будівництва Сева Б. Ю Захар’їну Тетяну Геннадіївну зарахувати на посаду інспектора відділу кадрів з окладом відповідно до штатного розкладу. Підстава: заява Захар’їної Т. Г., згода начальника відділу кадрів Чало Т. М. Директор (підпис) Г. Ф. Зав’ялов

58. Обліково-фінансові документи. Акт

Усі документи, пов’язані з обліком та фінансовими діями приватних осіб, установ, організацій, підприємств, об’єднуються у групу обліково-фінансових документів. Документацією обліково-фінансового призначення вважається доручення, розписка, акт, відомість, накладна, список, таблиця, перелік, віза, субсидія, ваучер, приватизаційний сертифікат, довідка про присвоєння ідентифікаційного номера. Фінансово-розрахункові операції проводяться при підтвердженні їх відповідними документами, призначення яких забезпечувати:

• повну схоронність грошових коштів та інших цінностей;

• точне виконання фінансових, банківських та інших операцій;

• своєчасне відображення виробничих операцій;

• запобігання фінансових порушень і зловживань;

• можливість документального обґрунтування відповідальності службових/посадових осіб;

• складання бухгалтерської та іншої звітності;

• право здійснювати грошово-розрахункові операції у фінансових і банківських органах.

Обліково-фінансова документація має високий рівень стандартизації. До неї належать: акти (обстеження, ревізії, інвентаризації), платіжні відомості, відмови від акцепту, гарантійні листи; заяви-зобов’язання на одержання кредиту чи позики, заяви на відкриття рахунка в банку, заявки для організації купівлі-продажу, квитанції, накладні (вимоги), свідоцтва із зразками підписів і відбитком печатки, переліки, платіжні доручення; доручення на представництво інтересів та на здійснення угод, на отримання власних грошей, список, розписка.

АКТ - документ, складений однією або кількома особами, що підтверджує встановлені факти або події. Акти складаються при прийманні-здаванні справ, після ревізій, при проведенні випробувань нових виробів і зразків, після прийому закінчених об'єктів і т. ін.

До формуляра акта входять такіреквізити: автор документа (назва організації); дата, номер і місце складання; гриф затвердження; заголовок; підстава (наказ керівника організації); склад комісії; присутні; текст (має бути дві частини: вступна й констатуюча). У вступній частині вказують підстави для складання акта, перераховують осіб, котрі його складали, а також присутніх при його складанні.

У констатуючій частині викладають мету й завдання акта, зміст і характер проведеної роботи, встановлені факти, а також висновки; відомості про кількість примірників акта, місце зберігання їх; перелік додатків до акта; підписи членів комісії і присутніх (у разі необхідності). Акт — це офіційний документ правової чинності, який підтверджує факти, події, закони, постанови, вчинки, пов’язані з діяльністю установ, підприємств, організацій та окремих осіб. Акт складається експертними комісіями, представниками сторонніх організацій, або спеціально уповноваженою особою (інспектором, ревізором) на підставі обстеження в присутності свідків. Документ підписують всі особи, які брали участь у його складанні. Осіб, про яких йдеться в акті, ознайомлюють із його змістом під розписку. Акти складаються з різних причин. Це можуть бути підсумки обстеження чи ревізій, прийом та передача головних засобів виробництва під час прийняття, звільнення чи переведення працівника, зміна керівництва, інвентаризація, нещасні випадки, аварія тощо.  Акти прийому-передання, обстеження чи ревізій набувають юридичної сили лише після того, як документ затвердила вища інстанція або відповідальний керівник установи чи організації. Класифікаційні ознаки актів як документа:

• за походженням — службовий;

• за місцем створення — внутрішній/зовнішній;

• за призначенням — обліково-фінансовий;

• за напрямом — вихідний;

• за формою — типовий;

• за ступенем гласності — звичайний;

• за стадіями створення — оригінал;

• за терміном виконання — безстроковий. Розрізняють акти: - законодавчі — містять рішення щодо законів, указів, постанов; - адміністративні — складаються на підтвердження фактів, подій, вчинків, пов’язаних з діяльністю установ, підприємств.

Виклад і форма тексту актів мають визначений принцип, він має містити вступну і констатуючу частини. У вступній частині вказуються підстави для складання цього документа, перелічуються особи, що брали участь у його складанні, а також особи, що були присутні. У констатуючій частині викладається мета й завдання, характер проведеної роботи, перелічуються виявлені факти, даються висновки. Послідовність розташування реквізитів акта:

1. Назва підприємства, установи, де працює комісія.

2. Гриф затвердження.

3. Назва виду документа.

4. Номер.

5. Дата складання.

6. Місто.

7. Заголовок.

8. Підстава.

9. Склад комісії: голова комісії, члени комісії, присутні (свідки).

10. Текст.

11. Інформація про кількість примірників та їх призначення.

12. Візування документа із розшифруванням підписів. Боярський концерн ЗАТВЕРДЖУЮ  «Арксі» Директор концерну Шафранов А. А. Акт № 302 про результати ревізії каси 00.00.00 Підстава: наказ № 20 директора концерну від 00.00.00 Як результат проведення ревізії встановлено:

1. Залишок грошей у касі за станом на 00.00.00 згідно з касовою книгою і даними бухгалтерського обліку становить 45 тис. грн..

2. Фактичний залишок наявних грошей становить 39 тис. гри.

3. Нестача грошей у сумі 6 тис. гри. виникла з вини касира. Комісія пропонує касирові концерну Коваль М.Н. повернути суму, якої бракує. Акт складено у двох примірниках, що мають однакову юридичну чинність; їх взято на зберігання кожною із сторін. Голова комісії (підпис) Я. Д. Швець Члени комісії (підпис) К. Н. Ковальова О.В. Муха  ПЕЧАТКА

59. Оголошення - це документ, у якому подається потрібна інформація,

адресована певному колу зацікавлених осіб.

За змістом оголошення поділяються на два види:

• оголошення про майбутню подію;

• оголошення про потребу в послугах або можливість їх надання.

Оголошення про майбутню подію має такі реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Текст, що містить:

• дату;

• місце;

• організатора;

• зміст (порядок денний) події;

• коло осіб, які запрошуються на подію;

• умови входу (платний чи вільний).

3. Підпис (назва установи або колегіального органу, прізвище або посада

особи, яка дає оголошення) - якщо потрібно.

Оголошення про потребу в послугах або можливість їх надання містить такі реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Заголовок.

3. Текст.

4. Адреса автора оголошення.

Текст оголошень обох видів може бути різним за обсягом: від максимально стислого до розгорнутого, який наближається до проспекту.

60. Протокол – це службовий документ із записом ходу обговорення питань та рішень, ухвалених на зборах, нарадах, конференціях, інших засіданнях колегіальних органів.

Протокол – один із найпоширеніших документів діяльності колегіальних органів. У ньому фіксується місце, час і мета проведення зборів, конференцій, засідань, нарад, склад присутніх, зміст заслуханих доповідей, виступів, ухвали з обговорених питань.

За обсягом фіксованих даних протоколи поділяють на:

Стислі (короткі), в яких записано лише ухвалу або поширену резолюцію, а також зазначено номер, дату, назву організації, кількість присутніх, порядок денний. Під рубрикою "Слухали" - назва питання, прізвище й ініціали доповідача.

Повні (докладні), в яких записуються виступи доповідачів та інших учасників зборів, нарад, засідань. У докладний протокол записують також запитання доповідачеві та конспективний запис виступів під час обговорення

Протокол може укладати офіційна компетентна особа, яка засвідчує той або інший факт (протокол санінспектора, автоінспектора). У більшості випадків змістом протоколів є об’єктивний опис події.

Проведенню засідання колегіального органу передує велика підготовча робота, в ході якої визріває група документів, що супроводжують протокол. До них належать:

а)  порядок денний;

б)  списки учасників;

в)  доповіді й тези основних доповідей;

г)  довідки з обговорюваних питань;

ґ) проекти ухвал (або постанов) з кожного питання.

Складають протоколи, як правило, під час засідання. У тих випадках, коли засідання стенографується або записується на плівку, протокол можна оформити після їх розшифрування. Оскільки від кваліфікації того, хто буде вести протокол, його вміння розібратися у суті обговорюваних питань залежить якість протоколу, призначення такої особи є дуже відповідальною справою.

Протоколами оформляють також діяльність слідчих, адміністративних органів, органів охорони суспільного порядку тощо.

За способом та повнотою запису протоколи бувають стенографічними, фонографічними, конспективними і короткими - без запису змісту виступів.

Колегіальний принцип діяльності є основою державного та суспільного устрою у державі, тому протокол як носій інформації має важливе значення. Засідання постійно діючих колегіальних органів (колегії міністерств, вчені ради, президії та ін.), а також тимчасових колегіальних органів (конференції, наради, комісії) повинні обов’язково протоколюватися.

Ведення протоколу – один із важливих обов’язків секретаря. Складають та оформлюють протоколи штатні секретарі різних органів або вибрані впродовж роботи колегіального органу, які ведуть протокол на засіданнях тимчасових колегіальних органів. Секретар несе відповідальність за достовірний зміст у протоколі інформації нарівні з головою колегіального органу.

Залежно від ходу засідання протоколи можуть бути короткими та повними. У коротких протоколах зазначають у текстовій формі його частини, порядок дня, прізвища виступаючих, теми виступів, прийняті ухвали. Повністю тексти не наводяться. Такі протоколи не дають чіткого уявлення про хід обговорення питань, тому перевагу віддають повним протоколам, які розкривають не тільки характер засідань, нарад, а й діяльність організації в цілому. Короткі протоколи ведуть на оперативних виробничих нарадах, а також у тих випадках, коли виступи стенографуються або записуються за допомогою звукозаписувальної апаратури. Підписані головою та секретарем, вони додаються до протоколу.

Під час складання протоколу необхідно забезпечити його юридичну правомочність. Вона визначається наявністю всіх необхідних реквізитів, правильним їх оформленням та достовірністю інформації, що вміщена у протоколі. Важливо, щоб у протоколах засідань колегіальних органів було вказано кількість присутніх, тому що це теж має принципове політичне та юридичне значення.

Протоколи оформляються на загальних або спеціальних бланках формату А4. Якщо протокол займає декілька сторінок, то на бланках оформлюють лише першу сторінку, а наступну – на звичайному папері.

Наведемо необхідні реквізити протоколу.

1. назва установи;

2. назва виду документа;

3. дата засідання;

4. індекс;

5. місце засідання;

6. гриф затвердження (якщо протокол підлягає затвердженню);

7. заголовок (найменування колегіального органу або назва наради);

8. текст (вступна частина - склад присутніх, порядок денний);

9. слухали, ухвалили, виступили;

10.     підпис голови та секретаря.

Датою протоколу є дата проведення засідання колегіального органу. Нумерація ведеться у межах календарного року.

Заголовок протоколу відрізняється від заголовка інших видів документів. Він містить вказівки на вид наради, назву колегіального органу та питання, що вимагають ухвал.

Вступна частина тексту містить постійну інформацію (голова, секретар, присутні) та змінну інформацію (ініціали й прізвища голови, секретаря та присутніх).

Вступна частина протоколу закінчується порядком денним. Слова “порядок денний” друкують від нульового положення табулятора, після них ставлять крапку. Питання порядку денного нумерують. Кожне нове питання друкують від першого положення табулятора, їх послідовність визначається ступенем важливості. Питання перелічують у називному відмінку. Доповідь (звіт, повідомлення, інформація), найменування посади, ініціали та прізвище доповідача пишуть у родовому відмінку. Основна частина складається відповідно до питань порядку денного за схемою “СЛУХАЛИ-ВИСТУПИЛИ-ПОСТАНОВИЛИ (УХВАЛИЛИ)”. Якщо текст доповіді (виступу) застенографований або поданий доповідачем, то після тире з великої літери пишуть – “Доповідь додається”.

Слово “ВИСТУПИЛИ” друкують великими літерами, після нього ставлять двокрапку. Ініціали та прізвище доповідача пишуть у називному відмінку від першого положення табулятора, після прізвища ставлять тире і з великої літери друкують зміст виступу у формі прямої мови. У разі необхідності після прізвища виступаючого у дужках можна вказати посаду. Для прикладу:

ВИСТУПИЛИ:

С. Н. Никифоров (директор училища) – ...

Перш ніж приступити до оформлення протоколу секретар повинен  старанно відредагувати текст протоколу, ознайомити осіб, що виступили із записами виступів, уточнити незрозумілі моменти, одержати підпис.