4.6. Описание мероприятий в рамках IV этапа: практическое применение смк по осуществлению таможенного контроля

Четвертый этап охватывает работы, связанные с практическим применением СМК. На данном этапе весь персонал таможенных органов, задействованный в ТК, должен быть ознакомлен с документацией СМК и обучен работе в условиях функционирования СМК.

С момента внедрения СМК все подразделения, задействованные в ТК, работают по документированным процедурам (разработанным стандартам) и ведут в обязательном порядке записи о качестве. Несоответствия, выявленный в процессе практического применения СМК, должны фиксироваться и анализироваться руководством таможенного органа с целью установления причин их появления и корректировки соответствующей документации (при необходимости).

Для установления работоспособности созданной СМК организуется проведение внутренних проверок (аудитов). Их результаты показывают, насколько СМК, представленная Руководством по качеству, документированными процедурами, стандартами и инструкциями, описанием подпроцессов, соответствует требованиям стандарта (проверка адекватности), и какова степень понимания, выполнения и соблюдения должностными лицами запланированных мероприятий (проверка соответствия).

Адекватность устанавливается при проверке действующей документации по качеству на предмет полноты отражения в ней требований стандарта ИСО 9001:2008. Проверка соответствия осуществляется путем сравнения фактического выполнения процедур с их требованиями.

Формируется группа внутренних аудиторов из числа наиболее квалифицированных должностных лиц таможенного органа, организуется их обучение порядку и методам внутреннего аудита (проверки). Разрабатывается вопросник для оценки функционирования СМК.

При отсутствии необходимости сертификации СМК проведение внутренних аудитов (проверок) целесообразно интегрировать в систему инспектирования деятельности таможенных органов.

При обнаружении какой-либо проблемы по выполнению требования стандарта (документированной процедуры) аудитору необходимо обсудить ее с теми, кого это непосредственно касается, и выяснить причину невыполнения данного требования. Если выполнение этого требования действительно необходимо, то руководитель структурного подразделения принимает меры (корректирующие действия) по его выполнению должностными лицами подразделения. В случае если данное требование не является необходимым, и его невыполнение никак не влияет на качество работы, корректирующее действие выражается в виде внесения изменений в стандарт (документированную процедуру).

По результатам внутреннего аудита составляется отчет, в котором указывается, какие несоответствия и недостатки были обнаружены.

Одна из задач проведения внутренних проверок состоит в обеспечении возможности улучшения СМК. Для этого необходимо проведение анализа со стороны руководства. Подготовку информационных материалов руководству для анализа эффективности функционирования СМК представляется целесообразным возложить на организационно-инспекторские подразделения.

Организационно-инспекторские подразделения осуществляют сбор, обработку и анализ зарегистрированных данных о качестве ТК, предоставляемых всеми структурными подразделениями, задействованными в процессе. Для анализа данных о качестве применяются статистические методы, рекомендуемые ИСО 9004:2001.

Несоответствием в работе таможенных органов считается все, что связано с нарушением установленных требований к осуществлению подпроцессов ТК. С возникающими несоответствиями необходимо работать с целью предупреждения их вторичного появления и улучшения качества подпроцессов ТК и их результатов.

Раздел 8 ГОСТ Р ИСО 9001:2008 устанавливает общие требования к раб с несоответствиями. В обязанности руководителей таможенных органов входит организация контроля за качеством выполняемых функций и устранение допущенных несоответствий.

Порядок реагирования на несоответствия включает их регистрацию, выяснение причин, разработку и внедрение корректирующих и предупреждающих несоответствий.

Процесс улучшения результатов ТК содержит четыре этапа:

— регистрацию несоответствия;

— выявление причин несоответствия;

— разработку предложений по предотвращению причин несоответствия;

— внедрение разработанных предложений.

Обеспечение компетентности персонала, вовлекаемого в процесс работы с несоответствиями, играет в этом механизме ключевую роль. Решение проблем улучшения подпроцессов ТК и их результатов предполагает освоение исполнителями научного подхода к выполнению работы с использованием подходящих для каждого случая методических инструментов, обеспечивающих достижение желаемых результатов.

С целью повышения уровня мотивации персонала и широкого вовлечения его в творческую работу по улучшению подпроцессов ТК и их результатов максимально используются возможности морального поощрения участников процесса в сочетании с материальным поощрением, особенно при установлении экономической эффективности от внедрения разработанных предложений. Развитию моральных форм поощрения участников работы по предупреждению несоответствий способствует участие сотрудников подразделения:

— в конференциях по обмену опытом улучшения подпроцессов ТК и их результатов, организуемых руководством таможенного органа;

— в конкурсах подразделений на лучшую организацию работы с несоответствиями;

— в конкурсах на лучшее решение по предупреждению несоответствий;

— в пропаганде достижений лучших результатов работы по обеспечению качества подпроцессов ТК и их результатов.

Руководитель подразделения обязан постоянно поддерживать процессы улучшения качества результатов ТК в управляемом состоянии. Это свидетельствует о том, что работа с несоответствиями постоянно находится под воздействием всех функций управления - планирования, организации и регулирования.