1.4 Оформление проживания граждан рф, иностранных туристов. Особенности регистрации туристических групп

Оформление проживания граждан РФ.

Регистрация граждан по месту пребывания в гостинице производится администратором по их прибытии.

Для регистрации предоставляются следующее документы, удостоверяющее личность:

1) паспорт (ОП);

2) свидетельство о рождении для лиц, не достигших 16- летнего возраста;

3) ОЗП и виза для иностранных граждан;

4)удостоверение     личности   для   военнослужащих   (офицеров,   прапорщиков,   мичманов);        

5) военный билет для солдат, матросов, сержантов и старшин, проходящих   военную службу по призыву или контракту;

6) справка формы №9.

Судьи, сотрудники ОВД, ФСБ, ПС РФ, прокуратуры, таможни, органов юстиции, налоговой службы, военнослужащие ВС, находящиеся командировке регистрируются в гостинице по служебному и командировочному удостоверению.

Категории граждан имеющих льготы при поселении в гостиницу перечислены в порядке 3 «Порядка проживания в гостинице». При оформлении проживания от дежурного администратора требуется внимательная и оперативная работа.

Он обязан проверить:

1) принадлежат ли предъявителю документы;

2) являются ли документы подлинными, имеют ли необходимые реквизиты,   подписи, печати, фотографию по достижении определенного возраста.

В случае нарушения паспортного режима, то такому гостю дежурный администратор имеет права отказать в поселение в гостинице. Администратор и гость оговаривают условия размещения, т.е. категорию номера, его стоимость, порядок и форму оплаты (наличный, б/н, по к/к.). Во время этого общения работник гостиницы владея основами психологии, задает и другие вопросы, которые позволяют судить о платежеспособности гостя. Нормальным для большинства гостиниц является просьба к гостю показать его кредитную карточку, которая является гарантией его платежеспособности. Если клиент является обладателем золотой карточки одной из ведущих кредитных компаний, таких как «Америкен экспресс», «Виза» или «Мастер карт», этого оказывается вполне достаточно, чтобы не беспокоиться об оплате.

Администратор как привило должен уметь грамотно ответить на все интересующие вопросы гостя, касающиеся порядка проживания в гостинице. Дежурный администратор выясняет индекс поселения (свободное или бронь).

По просьбе гостя можно предоставить в 1-2 местном номере дополнительное место с оплатой. Так же можно представить одному гостю многоместный номер с оплатой за все места.

Если номер занимает семья с ребенком до 7 лет, проживание ребенка не оплачивается, но если ребенку предоставляется отдельное место, оно должно быть оплачено. На один документ предоставляется только один номер.

Оформление проживания в гостинице, расчеты с гостями, взимание оплаты за дополнительные услуги, отчетные документы требуют специальных форм документов.

Граждане РФ по прибытии заполняют анкету в 2-х экземплярах (форма 1-Г) следует внимательно и правильно заполнять анкету, т.к. данные о клиенте могут быть использованы для приглашения вновь посетить гостиницу во время отпуска, для участия в деловой встрече, касающейся интересов клиента. Неправильно записанный электронный адрес может сделать рассылку бесполезной рекламных материалов или невозможным возврат забытой вещи гостя в номере. Правильно заполненный адрес гарантирует получение оплаты, даже если гость уехал, не заплатив за предоставленные услуги. Не точная дата отъезда в анкете приводит к тому, что номер может простоять пустым сутки а то и более, если гость выезжает раньше. А в случае, когда гость планировал остаться дольше, номер может быть продан еще раз. В результате появляются 2 недовольных гостя. Неправильно записанный номер кредитной карты может привести к неоплате услуг, если гость выехал, не заплатив наличными.

Заполнив карточку, гость подписывает ее, тем самым заключая с гостиницей договор, подтверждающий вид размещения, продолжительность проживания и стоимость номера.

После того как гость заполнил анкету, администратор должен сверить данные анкеты и паспорта гостя, вписать в анкету номер комнаты, в которой будет жить гость, дату и время прибытия и подписывает ее. Далее администратор выписывает разрешение на поселение гостя– документ, дающий право занять номер или места в номере. Разрешение на поселение должно быть выписано в двух экземплярах (для кассира и портье или дежурного по этажу в картотеку для контроля своевременного выезда).

После оплаты номера гость получает 2-й экземпляр счета – документа, по которому он производит оплату за проживание и предоставленные услуги. При регистрации часто выписываются счета проживания, он включает в себя тариф номера (или места), умноженный на число суток, оплату бронирования и дополнительных услуг, которые гость заказывает при регистрации и другие гостиничные сборы.

Далее администратор заполняет визитную карту (карту гостя) – документ который даёт право на вход в гостиницу и получения ключа от номера, обслуживания на предприятии питания, бытового обслуживания и связи, расположенных в гостинице.

Карта гостя всегда должна выписывается в одном экземпляре и должна содержать следующие данные: фамилия гостя, номер комнаты и сроки проживания.

Многие гостиницы используют визитную карту как средство рекламы. В ней содержится информация о расположении гостиницы и транспорте, с помощью которого можно добраться до гостиницы, а также важная информация о работе вспомогательных и дополнительных служб: график работы.

По окончании оформления всех документов коридорный или посыльный провожают гостя до его номера, помогая донести багаж.

Пока проходит регистрация, багаж пребывающих в гостиницу находится в вестибюле. В больших гостиницах есть специальное помещение, куда подносчики заносят багаж гостя.

Оформление граждан СНГ. В СНГ входят все бывшие республики СССР, кроме республик Прибалтики: Украина, Беларусь, Молдова, Армения, Грузия, Азербайджан, Узбекистан, Киргизстан, Туркменистан, Казахстан.

С 1 января 2001г. оформление граждан СНГ производится как оформление иностранных граждан.[47,28]

Оформление проживания иностранных туристов.

Въезд на территорию РФ требует получения визы. Виза – это специальное разрешение правительства на въезд – выезд, проживания или транзитный проезд через ее территорию. Выдается виза консульскими службами посольства принимающей стороны. Виза представляет собой вкладыш в загранпаспорт или штамп в паспорте. Штамп в паспорте при пересечении государственной границы РФ ставится пограничной службой, гражданам государств бывшего социалистического лагеря, а именно: Польши, Венгрии, Румынии, Болгарии, Чехии, Словакии, всех бывших республик Югославии (кроме Словении), Монголии, Вьетнама, Китая. Граждане других государств, а также граждане Латвии, Литвы, Эстонии имеют визу – вкладыш к паспорту.

Во вкладыше указываются номер визы, фото владельца паспорта, его ФИО, номер ЗП, организация или частное лицо, которые принимают иностранного гражданина, перечень городов, где возможное его пребывание, срок действия визы (не более трех месяцев), организация и подпись должностного лица, выдавшего визу, подпись владельца визы.

При регистрации взимается госпошлина в размере 20% от МРОТ единовременно, оплачивается сумма гостиницы за регистрацию в размере 2% МРОТ единовременно.

Визы бывают:

одноразовые и многоразовые;

индивидуальные и групповые;

студенческие;

въездные, выездные, транзитные и др.

Для того что бы осуществлять пограничный контроль предусмотрены карточки прибытия/убытия иностранца, которые прикрепляются к национальным паспортам иностранных граждан. Отметку о регистрации пребывания на территории РФ производят на оборотной стороне листа национального паспорта, на которой вклеена виза.

Для того чтобы гостиница имела право самостоятельно регистрировать иностранных граждан, следует обязательно получить лицензию на международную туристскую деятельность.

Регистрация делается на срок, который не превышает срок действия визы. За 2 дня до окончания срока регистрации, администрация гостиницы обязана предупредить об этом иностранных граждан. Регистрация производится путем проставления штампа регистрации на визе или листке, прилагаемом к ЗП. В штампе регистрации обязательно указывается номер регистрации, название гостиницы, срок регистрации, ФИО дежурного администратора.

Оформляя проживания иностранных граждан, дежурный администратор заполняет «Учетную карточку на иностранца» в двух экземплярах. Оба экземпляра пересылаются в ОВИР РОВД. На эту карточку требуется фото, а также с учетной карточкой прилагаются копии загранпаспорта и визы. Эта карточка обязательно требует строгого и четкого документального оформления.

Учет зарегистрированных граждан ведется по журналу. Журнал регистрации должен быть пронумерован, прошнурован, скреплен печатью и подписью руководителя предприятия. Срок его хранения – три года. На титульном листе должны быть даты начала и окончания заполнения журнала, с какого по какой содержатся порядковые номера. Администрация гостиницы должна всегда своевременно сообщать в ОВД о совершении административных правонарушений иностранными гражданами, нарушений порядка проживания установленного гостиницей, о возбуждении против них уголовных дел, о фактах гибели или исчезновения иностранных граждан.

По дипломатической визе пошлина не взимается. Каждый день гостиница сдает отчет в паспортно-визовую службу о числе прибывших и зарегистрированных граждан, с извещениями об уплате гостиницей пошлины.[47,33]

Особенности регистрации туристических групп.

Предварительный заказ мест очень удобен и дает возможность заранее подготовить номера к заселению, спланировать работу администраторов и подносчиков багажа. Накануне заезда группы, администратор заполняет карту подготовки и заселения номеров (карту брони).

При поселении тургруппы в гостиницу ее руководитель предъявляет администратору направление турфирмы (документ, подтверждающий право проживания данной группы в гостинице и гарантирующий, что оплата произведена) и список группы, оформленный в соответствии с пребываниями паспортного режима.

Администратор сообщает номер комнат, которые были забронированы для данной группы. Туристы из группы обычно размещаются в двухместных номерах, и только для руководителя группы забронирован одноместный номер. Все туристы заполняют анкеты, в графе цель приезда следует написать – туризм. Администратор заполняет групповое разрешение на поселение по безналичному расчету, в нём указывается номер комнат, в которых будут жить туристы.

Каждому гостю администратор выписывает визитную карточку. Счет за проживание при регистрации группы не выписывают, т.к. оплата производится по безналичному расчету

Во многих туристических фирмах вместе с путевкой туристам выдают ярлыки с номерами для багажа. Номер на ярлыке для багажа соответствует порядковому номеру туриста в списке, которого он числится, этот список находится у руководителя группы. Сравнив номера на багаже и в списке группы, подносчик определяет номер комнаты и доставляет туда багаж.

Часто для того чтобы не оплачивать еще сутки проживания, туристы освобождают номера, а багаж сдают в камеру хранения. Но за группой остается один «штабной» номер для отдыха туристов.[47.21]

Таким образом, нами в 1-ой главе были рассмотрены вопросы:

1) типы бронирования, виды гарантированного бронирования;

2) функции службы бронирования, процесс заказа мест и номеров в гостинице, цели процесса бронирования, обязанности оператора по бронированию, каналы бронирования номера в гостинице, профессиональные обязанности сотрудников службы бронирования;

3)каналы бронирование номера в гостинице:

-телефон;

-факс;

-почта;

- централизованное резервирование;

-интернет-бронирование.

Постоянные источники заявок на бронирование, два вида контрактов по продаже гостиничных услуг – с индивидуальным клиентом или группой клиентов, форма оформления бронирования;

4) подтверждение бронирования:

- процесс обработки письма-заявки на размещение и оформление подтверждения бронирования.

5) аннуляция бронирования

- аннуляция негарантированного бронирования;

- аннуляция гарантированного бронирования.