Тема 3 Текстовий редактор Word. Послідовність створення документу
Послідовність створення текстового документу. Використання шаблонів. Налагодження параметрів сторінок. Перевірка правопису. Підготовка до друку.
Последовательность создания текстового документа. использование шаблонов.
Текстовый документ в Word можно создать следующими способами:
- выбрать команду Создать в меню Файл, затем в области задач (изменится режим на «Создание документа») в разделе Создание выбрать «Новый документ», основанный на шаблоне Обычный или разделе Шаблоны в пункте На моем компьютере выбрать предопределенный шаблон или мастер, на основе которого требуется создать документ или шаблон;
- щелкнуть пиктограмму Создать на панели инструментов Стандартная, откроется пустой документ Документ 1, основанный на шаблоне Обычный.
При создании новых документов им будут последовательно присваиваться номера 1, 2, 3, 4, 5 и т.д. В пустом документе вверху слева видна мерцающая вертикальная линия, которая называется курсором ввода. Курсор указывает, куда будет вводиться символ с клавиатуры или вставляться какой-либо объект (рисунок, таблица и т.д.).
Положение курсора можно изменить клавишами управления курсора или манипулятором мышь только в пределах набранного текста. В строке состояния редактора на экране дисплея виден номер строки документа и номер позиции в ней, где в текущий момент находится курсор.
Текстовый процессор Word работает в режиме вставка или замена. Индикация режима осуществляется в строке состояния на экране дисплея. Режимы можно переключать с помощью клавиши Ins. В режиме «вставка» вводимые с клавиатуры символы сдвигают вправо текст документа, расположенный за курсором. В режиме замены вместо символа, расположенного справа от курсора, вводится новый символ с клавиатуры.
Перед вводом текста целесообразно установить параметры и необходимую ориентацию страницы, выполнив команду Файл Параметры страницы, вкладка Поля.
Сохранение документа Word.
Во время работы с документом, он находится в оперативной памяти. Для того чтобы записать этот файл на диск, необходимо в меню Файл выбрать команду Сохранить, и задать необходимые параметры в окне диалога Сохранение документа.
При сохранении документа в окне диалога необходимо: Указать имя файла, выбрать Тип файла, выбрать папку, в которой сохраняются атрибуты файла, и диск на котором будет сохранен файл. Открытый файл можно сохранить на диск под другим именем, выбрав в меню Файл команду Сохранить как.
Закрытие документа и выход из Word.
Для закрытия документа, а не приложения, необходимо выбрать команду Файл Закрыть.
Для выхода из программы, можно воспользоваться одним из следующих способов:
- выбрать команду Выход в меню Файл;
- щелкнуть кнопку Закрыть на строке заголовка;
- дважды щелкнуть кнопку оконного меню;
- выбрать в оконном меню команду Закрыть.
Использование шаблонов
Текстовый редактор – это программа, которая позволяет создать документ с текстовыми данными.
В настоящее время используется текстовый процессор Microsoft Word 2003, Microsoft Office 2007, более новая версия Microsoft Office 2010 с помощью которых можно создавать документы следующих типов:
- Новый документ;
- Веб – страницу;
- XML – документ;
- Сообщение E-mail;
- Сообщение – Факс;
- Конверты и Наклейки;
- Шаблоны.
Все новые текстовые документы в Word создаются на основе шаблонов.
Шаблон – это документ, который используется в качестве образца для создания новых текстовых документов.
После запуска Word на экране отображается окно, в котором виден пустой текстовый документ, основанный на шаблоне Обычный.
По умолчанию все текстовые документы в Word создаются на основе шаблона Обычный Normal.dot, а весь текст вводится в стиле Обычный Normal, в котором установлены основные параметры форматирования: шрифт – Times New Roman, размер шрифта – 10 пунктов, выравнивание по левому краю, одинарный межстрочный интервал.
В окно пустого текстового документа можно ввести текст, вставить таблицу, рисунок и т.д. Пустой документ имеет название Документ 1, которое видно в строке заголовка.
Шаблон – это документ, сформировав который один раз, затем можно использовать для создания других документов. Создав свой шаблон, содержащий неизменяемую часть документа, можно впоследствии только вносить нужные правки в документ.
Любой документ текстового редактора Word создается на основе шаблона. Даже пустой документ, который мы привыкли видеть на экране после запуска программы, создается на основе шаблона заданного по умолчанию, его имя – normal.dot. Кроме этого стандартного шаблона, в редакторе есть несколько других для создания писем, факсов, заявлений и других типичных документов. Воспользоваться этими стандартными шаблонами можно, выбрав Файл Создать. В результате в окне редактора появился область задач Создание документа.
Область задач Создание документа в окне текстового редактора Word.
Для создания нового документа на основе шаблона можно использовать стандартные шаблоны, которые были включены в пакет Microsoft Office при его установке, либо шаблоны, размещенные на сайте программы (для этого предназначена ссылка "Шаблоны на узле Office Online"). В результате выбора первого пункта откроется окно для выбора шаблона. Шаблоны размещены на вкладках в соответствии с их предназначением. Выберите нужный шаблон, например "Современная записка". В результате будет создан новый документ на основе выбранного шаблона, в документе будут размещен текст шаблона, который теперь можно изменить в соответствии с необходимостью.
Если вы создали документ, который можно использовать для создания других документов, внося лишь незначительные изменения, превратите его в шаблон. Для этого его достаточно сохранить в формате шаблона, выбрав Файл Сохранить как, и в поле Тип файла выбрать значение Шаблон документа (*.dot)". Обратите внимание на место сохранения нового шаблона – по умолчанию шаблоны сохраняются в папке "Шаблоны", которая размещена в директории Documents and Settings\имя_пользователя \Application Data\Microsoft. Это расположение менять не рекомендуется.
После того, как шаблон сохранен, его можно использовать для создания документов. Выбрав Файл Создать и воспользовавшись ссылкой "На моем компьютере" увидеть сохраненный ранее шаблон можно на вкладке "Общие".
На основе готового шаблона, то ли стандартного, то ли ранее созданного пользователем, можно создать новый шаблон. Сделать это удобно, когда необходимо создавать много одинаковых документов с незначительными отличиями от уже существующего шаблона. Создать новый шаблон на основе готового шаблона можно так же, как и на его основе новый файл – выберите для этого Файл Создать, воспользуйтесь ссылкой "На моем компьютере", в окне "Шаблоны" выделите нужный шаблон и отметьте переключатель "Шаблон", который размещен над кнопками "Ок" и "Отмена". В результате будет создан новый шаблон, в котором будут размещены элементы предыдущего шаблона, при этом в новый шаблон можно внести все необходимые изменения и сохранить его под новым именем.
Настройка параметров страницы.
Чтобы документ располагался наиболее удачным образом на странице, следует установить параметры страницы: формат бумаги и отступы текста от краев бумаги.
Выбрать команду меню Файл Параметры страницы. На экране появится диалог “Параметры страницы”.
Щелкнуть мышью на ярлыке “Размер бумаги”, чтобы выбрать нужную вкладку с элементами управления.
Выбрать на вкладке размер бумаги и ориентацию бумаги (книжная или альбомная).
Щелкнуть мышью на ярлыке “Поля”, чтобы выбрать другую вкладку с элементами управления.
В поля ввода “Верхнее”, “Нижнее”, “Левое”, “Правое” ввести значения отступов.
В поле “Образец” можно просмотреть примерный внешний вид листа при таких установках.
В списке “Применить” выбрать область применения введенных параметров (ко всему документу или до конца документа).
Нажать кнопку “ОК”.
Проверка правописания.
Во время проверки орфографии Word просматривает текст документа (или выделенную область) и все слова сравнивает со словами, содержащимися в нескольких встроенных словарях. Если в тексте документа содержится слово, отсутствующее в словарях, Word помечает его как содержащее орфографическую ошибку. Часто под такие слова попадают специфические термины, фамилии людей, географические названия и т.д. При желании такие слова можно включать в словарь, при этом Word будет их "запоминать" и в будущем не будет помечать как ошибочные.
Существует и обратная сторона медали. Word пропускает слова, которые написаны правильно с точки зрения орфографии, однако неверно используются в контексте. Например, "подоходный залог", вместо "подоходный налог".
Функция проверки орфографии выявляет и помечает в документе одинаковые слова, следующие одно за другим.
Проверка грамматики. Эта функция проверяет текст на соответствие грамматических и стилистических правил. Проверка грамматических правил выявляет такие ошибки, как неправильное использование предлогов, согласование слов в предложении и т.д.
Проверка стилистики позволяет выявлять в документе малоупотребительные, просторечные слова и выражения.
Не следует полностью полагаться на возможности программы по устранению ошибок, а по возможности, делать проверку самому по окончании набора текста документа.