Приложение 7. Дерево решений проблем процессов управления персоналом:

• Проблемы процесса управления персоналом:

  • Проблемы Формулировки миссии и постановки целей, предварительного планирования работ: предварительного определения нужного персонала и требуемых ресурсов – того, кто, что, с чем будет делать:

    • Проблемы формулирования миссии организации

      • Миссия невыполнима – Приложить усилия к анализу ситуации (так ли это); если она действительно невыполнима, то сменить её на такую, механизм реализации которой понятен, отложив первоначальную миссию в копилку идей;

      • Миссия слишком абстрактна – конкретизировать формулировку миссии;

      • Миссия накладывает слишком большие ограничения и лишает организацию развития – Сформулировать миссию выполнимой, конкретной, понятной, предоставляющей организации возможности для развития;

    • Проблемы постановки целей

      • Цели неизмеримы – Определить способы измерения целей, изменить цели;

      • Цели слишком абстрактны – конкретизировать цели;

      • Цели недостижимы – приложить усилия к анализу ситуации, что бы выяснить, так ли это; если цели действительно недостижимы, поставить более реальные цели, продолжая анализ ситуации и поиск способов достигнуть прежних целей, если в них еще есть смысл;

    • Проблемы определения необходимых работ

      • Изменчивость внутренней и внешней среды – запланировав работы исходя из состояния систем на день планирования, зачастую, невозможно предсказать их состояние некоторое время спустя. Изменение состояния систем может приводить к необходимости выполнения дополнительных работ – предусмотреть диапазоны, в которых могут измениться существенные параметры, описывающие внутреннюю и внешнюю среду организации и заложить резервы сроков, ресурсов и мощностей что бы, с некоторой гарантией, обеспечить возможность выполнения запланированных работ в запланированный срок; предусмотреть варианты действий для тех случаев, если значение этих параметров выйдет за ожидаемый диапазон, прописать их в заключаемых договорах; тщательно контролировать риск, определив условия прекращения деятельности и возвращения к этапу планирования, условия, при которых деятельность будет продолжаться; меры, которые будут приниматься, если ситуация будет выходить из под контроля; изучить и внедрить систему управления предприятием Шесть Сигм, позволяющую добиться более устойчивого и предсказуемого протекания процессов;

    • Проблемы определения необходимых исполнителей и того, что они будут делать

      • Недостаток информации о возможностях представителей различных профессий – со стороны бывает трудно адекватно оценить, имеет ли человек необходимые компетенции только по названию его профессии – приглашать специалистов на собеседования в процессе планирования работ, изучать их деятельность, используя доступные источники информации;

      • Недостаток информации о возможностях, предоставляемых внешней средой – использовать все доступные источники информации для выяснения возможностей, предоставляемых внешней средой, даже если кажется, что их нет и быть не может;

    • Проблемы определения необходимых и полезных ресурсов

      • Недостаток информации о возможностях, предоставляемых внешней средой – решение проблемы приведено выше;

    • Проблемы составления плана графика выполнения работ

      • Практически невозможно заранее учесть все те изменения, которые будут происходить с персоналом, организацией и внешней средой в процессе выполнения работ, что приводит к неизбежной неточности плана – обеспечить резерв ресурсов (времени, денег, мощностей) для получения возможности выполнения запланированных работ в запланированные сроки, планировать время выполнения работ с резервом; определить возможный риск срыва или увеличения стоимости выполнения работ и предусмотреть действия в случае его реализации; изучить и внедрить систему управления предприятием Шесть Сигм, позволяющую добиться более устойчивого и предсказуемого протекания процессов

  • Проблемы рабочего процесса

    • Проблемы работы с внешней средой: партнерами, окружением, ограничивающими и противоречащими системами и т.д.

      • Недостаток образования – организовать для сотрудников соответствующие обучающие программы;

      • Забывчивость – организовать для сотрудников какое-либо мероприятие, на котором они могли бы потренировать свою память. Прекрасно подойдут занятия танцами.

• Недостаток информации об объектах внешней среды – продолжать искать источники информации, даже если кажется, что их нет и быть не может;

• Противоречивые цели организации и людей и систем во внешней среде – использовать грозовую тучу Голдратта для разрешения конфликтов, деревья текущей и будущей реальности для решения проблем и достижения взаимовыгодных результатов;

• Отсутствие взаимопонимания – привлечь к работе коучей, организовать тренинги, на которых учить людей доносить информацию друг до друга;

• Разница в культуре между культурой организации и культурами внешних систем может привести к конфликтам – организовать для сотрудников обучение межкультурной коммуникации, культурологии, методам решения конфликтов;

• Отношения с бывшими близкими партнерами, и их близкими негативно сказываются на персонале организации [19] – сделать личную или организационную расстановку для того, что бы понять новую модель отношений или обратиться к коучу, психотерапевту или семейному консультанту для того, что бы понять как следует изменить отношение к этим людям;

• Проблемы выполнения работы, самоанализа, анализа системы, внешней среды, процесса выполнения работы и результатов

  • Недостаток образования – проблема рассмотрена выше;

  • Забывчивость – проблема рассмотрена выше;

  • Проблемы работы с системой,

• Недостаток опыта – пригласить мастеров, которые могли бы обучать сотрудников непосредственно в процессе работы (без отрыва от производства), провести учебные проекты;

• Недостаточная тренированность нужных человеческих качеств – проведение тренингов для сотрудников, постановка перед ними соответствующих целей, поддержка;

• Недостаток квалификации – направление сотрудников на повышение квалификации или организация обучения непосредственно в компании, приглашение мастеров, которые могли бы обучать сотрудников непосредственно в процессе работы (без отрыва от производства);

• Конфликты – применение грозовой тучи, что бы разбить их, юмор, направление сотрудников к психотерапевту, привлечение коучей, обучение сотрудников навыкам разрешения конфликтов;

• Люди могут находиться в разных состояниях, не всегда подходящих для работы – обучить управленцев навыкам коучей – положительно влиять на состояние людей, находящихся рядом;

• Внимание уделяется не тем факторам, которые влияют на эффективность выполнения работы – тщательно проверять корректность и истинность предпосылок и допущений, лежащих в основе отбора факторов для анализа;

• В процессе обмена информацией, люди, по доброй воле или по неведению, дезинформируют друг друга – стараться рассказывать друг другу только проверенную информацию, называя источник этой информации и свою степень доверия к нему;

  • Проблемы самоанализа,

• В системе принято одобрять общие для всех недостатки – использовать методики, которые приводят людей к пониманию того, что они делают на самом деле и как они влияют на других людей – коучинг, тренинговые методики, организовать для сотрудников курсы актерского мастерства;

• Неприятие людьми самих себя – организовать работу с коучем, который поможет стать более эффективным человеком, которого будет приятнее принимать;

• Привычка врать себе – научиться быть честными самими с собой;

• Недостаток самокритичности – научиться трезво оценивать себя чужими глазами;

• Склонность обвинять себя – организовать работу с коучем, который поможет научиться более эффективно использовать обратную связь;

• Склонность обвинять других людей – научиться докапываться до позитивных намерений, стоящих за любым поведением человека и внедрять альтернативные, приемлемые для него и для общества решения;

• Склонность оправдывать себя – поставить перед сотрудниками цель научиться принимать мир таким, какой он есть прежде, чем осуществлять в нем какие-либо изменения и извлекать пользу из всякой критики, которую только можно про себя услышать;

• Склонность все усложнять – поставить перед сотрудниками цель научиться искать простые и действенные решения;

• Тенденция считать ситуацию известной - допустить, что возможны другие ответы на известные вопросы и проанализировать альтернативные решения;

• Отсутствие четких критериев для анализа – уточнять критерии, тщательно анализировать предпосылки и допущения, лежащие в основе их выбора, что бы быть уверенными в том, что эти критерии полезны для анализа на пути к достижению целей; изменять предпосылки, допущения и критерии, если требуется, даже если это противоречит общепринятым практикам;

  • Проблемы анализа состояния системы

• Отсутствие ясности – организация коучинговых сессий, приглашение людей, которые могут прояснить нужные ситуации или направление персонала к ним на обучение;

• Тенденция считать ситуацию известной – решение проблемы приведено выше;

• Нежелание людьми свидетельствовать истинное состояние дел – направить таких сотрудников к психотерапевту, организовать коучинговые сессии и поставить перед ними задачу научиться признавать то положение дел, которое есть и искать способы – как можно улучшить его;

• Склонность игнорировать факты – направить таких сотрудников к психотерапевту, организовать для них коучинговые сессии, применить аллегории и творчество, что бы показать сотрудникам опасность такой позиции (заказать театральную или хореографическую постановку, разместить в помещениях организации произведения искусства, которые будут напоминать сотрудникам об этом и рассказать им их смысл); поставить перед сотрудниками цель научиться подмечать в окружающей жизни и в себе как можно больше;

• Ошибка подтверждения – склонность обращать внимание только на те факты, которые подтверждают предпочтительную точку зрения - использовать случайный механизм отбора фактов, поручать его людям, которые не знаю о том, какая гипотеза проверяется;

• Склонность все усложнять – решение проблемы приведено выше;

• Отсутствие четких критериев, использование которых приводило бы к точному моделированию ситуаций и эффективному использованию моделей – уточнять критерии, подвергать тщательной проверке предпосылки и допущения, положенные в основу выбора этих критериев для того, что бы получить уверенность в том, что эти критерии действительно пригодны для моделирования реальности и полученные модели будут полезны в будущем для достижения целей, а не только для соблюдения общепринятых практик;

  • Проблемы анализа внешней среды

• Отсутствие ясности – решение проблемы приведено выше;

• Нежелание людьми свидетельствовать истинное состояние дел – решение проблемы приведено выше;

• Склонность игнорировать факты - решение проблемы приведено выше;

• Недостаток информации – искать источники нужной информации, даже если кажется, что их нет и быть не может;

• Склонность все усложнять – решение проблемы приведено выше;

• Тенденция считать ситуацию известной – решение проблемы приведено выше;

• Отсутствие четких критериев, использование которых приводило бы к точному моделированию ситуаций и эффективному использованию моделей – совершенствовать и уточнять критерии, проверяя предпосылки и допущения, лежащие в основе исследований;

• Изменчивость среды может привести к быстрому устареванию модели – так что в результате обработки данных мы получим уже устаревшую модель – использовать модели, достаточно абстрактные, что бы описать общее в поведении систем в различных их жизненных циклах; для моделей, описывающих поведение систем в пределах отдельных жизненных циклов, научиться точно определять признаки перехода системы от одного жизненного цикла к другому и признаки нахождения систем в каком-то конкретном из них, не предпринимать никаких действий, пока эти признаки не будут проверены на исторических данных; применяя подобные модели – жестко контролировать риск, ограничивая его непреложно выполняющимися правилами;

• Ошибка подтверждения – склонность обращать внимание только на те факты, которые подтверждают предпочтительную точку зрения – решение проблемы приведено выше;

  • Проблемы анализа результатов работы с системой

    • Те же, что и проблемы анализа состояния системы

    • Критерии, которые используются для анализа результатов работ с системой, не описывают те параметры, которые существенны для рабочего процесса – пересмотреть критерии, проанализировать предпосылки и допущения, которые лежат в основе их выбора, исправить их;

  • Проблемы производства и продажи товаров

• Те же, что и проблемы работы с системой

• Система не отлажена под узкое место – внедрить и применять TOC;

• Конкуренция – внедрить на производстве системы и философии управления организациеями, такие как Канбан, TOC, Lean, Шесть Сигм, Velocity, TQM, Психодиагностика, Кайдзен, Интегральная методика управления персоналом с элементами коучинга, Система управления компанией «Мотив», приводящие к появлению конкурентных преимуществ и решению многих других выявленных проблем;

  • Проблемы оказания услуг

• Решения те же, что и проблем производства товаров

• Клиенты могут находиться в состояниях, не лучшим образом подходящих для работы с ними – обучить персонал навыкам коучей положительно влиять на состояние людей, находящихся рядом или просто проводить с ними коуч сессии касающиеся отношений с клиентами;

  • Проблемы анализа процесса выполнения работ

• Решения те же, что и проблем самоанализа

• Решения те же, что и проблем анализа состояния системы

  • Проблемы анализа результатов выполнения работ

    • Те же, что и проблемы анализа состояния системы

    • Критерии, которые используются для анализа результатов работ, не описывают те параметры, которые существенны для рынка – пересмотреть критерии, проанализировать предпосылки и допущения, которые положены в основу их выбора, исправить их;

• Проблемы контроля и коррекции рабочего и прочих процессов, решения проблем с внешней средой

  • Недостаток образования - эта проблемы рассмотрены выше;

  • Забывчивость - эта проблемы рассмотрены выше;

  • Проблемы анализа состояния системы и внешней среды - эти проблемы рассмотрены выше;

  • Проблемы анализа поступившей информации,

• Неверность информации – уточнять информацию непосредственно после получения;

• Склонность все усложнять – решение проблемы приведено выше;

• Склонность игнорировать факты – решение проблемы приведено выше;

• Склонность считать полезную информацию лишней – привлечь к работе с сотрудниками коучей, использовать специальные произведения искусства, показывающие эту ситуацию с разных сторон;

• Недостаточный уровень абстракции – подняться на уровень абстракции выше;

• Устаревание информации – обновлять и уточнять информацию непосредственно перед применением принятых с её использованием решений;

  • Проблемы анализа процесса достижения целей

• Склонность игнорировать факты – решение проблемы приведено выше;

• Склонность преувеличивать – поставить перед сотрудниками задачу постоянно тренировать в себе способность точно описывать явления и факты;

  • Проблемы выяснения требуемых мер

• Склонность считать ситуацию известной и не пытаться улучшить её – допустить, что возможны другие ответы на прежние вопросы и проанализировать альтернативные решения;

• Склонность считать решаемые проблемы нерешаемыми – применить метод грозовой тучи, деревья реальности Голдратта для анализа ситуации, обратиться к коучу и использовать творческие методы решения проблем;

• Склонность обвинять других – решение проблемы приведено выше;

• Позиция, когда человек знает что можно и нужно сделать, но не делает этого – организовать коуч-сессии, использовать произведения искусства;

  • Проблемы работы с владельцами

• Статусные ограничения: в процессе коммуникации с сотрудниками и управленцами владелец часто прячется за свой статус и не воспринимает информацию, потому что считает, что она не исходит от равного ему человека, давит на людей и, тем самым, лишает себя многих полезных сведений – присутствие специально обученного человека может привести владельцев к пониманию своих ошибок;

• Психологические травмы – направить владельца организации на работу с психотерапевтом и коучем, возможно, через его окружение, искать способы решения сложных жизненных ситуаций в искусстве, заказывать работы мастеров искусства, которые будут помогать владельцам организации справляться со сложными жизненными ситуациями;

• Сопротивление переменам – направить владельца организации на работу с коучем, возможно, через его окружение, совершенствовать их стили общения в поисках эффективного способа вести диалог с управленцам;

• Владельцы могут находиться в состояниях, не располагающих к работе с ними – обучить сотрудников, работающих с ними навыкам коучей – положительно влиять на состояние людей, находящихся рядом;

  • Проблемы работы с внешней средой: клиентами, партнерами, окружением, ограничивающими и противоречащими системами и т.п.

• Изменчивость внешней среды – поставить перед персоналом задачу развивать в себе навыки адаптивности, гибкости, устойчивости, приятия того обстоятельства, что самое постоянное – это перемены, которые нужно не просто принять, но и использовать любые новые обстоятельства с максимальной пользой для себя и окружающих; учить сотрудников успешно использовать всякий благоприятный случай и быть всегда ко всему готовыми;

• Культурные различия – повышать навыки персонала в гуманитарной области; организовать курсы по основам межкультурной коммуникации, культурологии – для тех сотрудников, которые имеют дело с представителями других культурных слоев и всех интересующихся;

• Противоречивые интересы – противоречивые интересы иногда могут приводить к неудачам в достижении взаимовыгодных договоренностей – поставить перед сотрудниками задачу научиться спокойно переносить любую неудачу, извлекая из нее урок, совершенствовать свои навыки договоренностей, разнообразить доступные стили общения, организовать для этого специальные тренинги;

  • Проблемы работы с сотрудниками

    • Проблемы поиска сотрудников

      • Конкуренция за компетентные кадры между различными организациями - повысить привлекательность работы в данной организации за счет внедрения TOC, TQM, Канбан, Кайдзен, Lean, Щести Сигм, Velocity, Психодиагностики, Интегральной методики управления персоналом с элементами коучинга, Системы управления организацией «Мотив» и т.п.; использовать системные оргнизационные расстановки Яна Якоба Стамма или чтение книжек Нассима Николаса Талеба, который также неплохо описывает подобные проблемы; использовать коучинговые сессии ведущих лиц организации для определения того, как их влияние на всю организацию поможет привлечь и удержать ценные кадры;

      • Высокие требования потенциальных сотрудников к условиям работы, уровню развития организации и вознаграждениям, моральному климату в организации и уровню её культуры – развивать все аспекты жизни организации и делать её более привлекательной для сотрудников методами, описанными в предыдущем пункте;

      • Проблема адаптации новых сотрудников в коллективе – назначить наставника каждому новичку, возможно, организовать клуб сотрудников, которые работают в организации в течение первого года, что бы они могли поддерживать и помогать друг другу; использовать их свежий взгляд со стороны для получения ценной информации об организации – возможно, они заметят в компании то, что не замечают другие сотрудники, которые привыкли к ситуации и считают её нормальной;

    • Проблемы выяснения состояния сотрудника

  • Сотрудники часто скрывают свои проблемы (в работе неожиданно для всех наступают кризисы, связанные с их усталостью или болезнями, сложными отношениями в коллективе или с отдельными людьми) – внедрить принцип кайдзен «открытое признание проблем», приводящий к тому, что признание и озвучивание проблемы вызывает поощрение сотрудников, озвучивающих их и развитие всей организации; применить метод психодиагностики, для выяснения причин негативных состояний сотрудников, метод системной организационной расстановки – для выяснения и исправления системных причин;

  • Психологические травмы сотрудников – направить сотрудников к психотерапевту, коучам, искать способы преодоления травм в искусстве и заказывать индивидуальные работы мастеров искусств, которые бы помогали справляться с различными сложными жизненными ситуациями;

  • Недоверие – внедрить современные методики управления организацией, такие как Канбан, TOC, Lean, Шесть Сигм, Velocity, TQM, Психодиагностика, Кайдзен, Интегральная методика управления персоналом с элементами коучинга, Система управления компанией «Мотив» приносящие ей успех и потому, повышающими доверие персонала к управленцам;

    • Проблемы принятия мер

      • Отсутствие возможности скорректировать состояние сотрудников – обучить управленцев навыкам коучинга – положительно влиять на состояние людей рядом с собой; открыть специальные места в организации, в которых сотрудники могли бы реабилитировать свое собственное состояние;

      • Сопротивление сотрудников (сопротивление переменам) – совершенствовать навыки управления изменениями, привлекать к работе с сотрудниками психотерапевтов и коучей, обучать сотрудников управлять своей жизнью, совершенствовать навыки управленцев работать с людьми;

      • Недоверие – решение проблемы приведено выше;

  • Проблемы социально-культурных процессов

    • Недостаток образования – проблема рассмотрена выше;

    • Разница в культурах – организовать для сотрудников обучение межкультурной коммуникации, культурологии, конфликтологии, методам решения конфликтов;

    • Недостаток взаимопонимания – развитию взаимопонимания между людьми способствует свободное общение – создавать события и среду, располагающие к этому;

    • Люди исходят из отрицательных предположений на счет друг друга – разместить в зоне видимости какое-либо произведение искусства на эту тему и объяснить сотрудникам его смысл;