Инвентаризация и отражение ее результатов в учете
Проведение годовой инвентаризации является обязательным для всех предприятий.
Необходимость проведения инвентаризации установлена ст. 10 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-XIV, согласно которой предприятия обязаны проводить инвентаризацию активов и обязательств для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета. Во время инвентаризации проверяются и документально подтверждаются наличие, состояние и оценка активов и обязательств. При этом объекты и периодичность проведения инвентаризации определяются собственником (руководителем) предприятия, кроме случаев, когда ее проведение является обязательным согласно законодательству.
Обязательность проведения инвентаризации активов и обязательств предприятия перед составлением годовой финансовой отчетности установлена Порядком предоставления финансовой отчетности, утвержденным постановлением КМУ от 28.02.2000 г. № 419. Кроме того, проведение инвентаризации также является обязательным в случае:
передачи имущества государственного предприятия в аренду, приватизации имущества государственного предприятия, преобразования государственного предприятия в акционерное общество;
смены материально ответственных лиц (на день приема-передачи дел);
установления фактов хищений или злоупотреблений, повреждения ценностей, а также по предписанию судебно-следственных органов;
пожара, стихийного бедствия или техногенной аварии;
— ликвидации предприятия.
Основным нормативным документом, определяющим порядок проведения инвентаризации, является Инструкция по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств, документов и расчетов, утвержденная приказом МФУ от 11.08.94 г. № 69.
Периодичность проведения инвентаризации, в основном зависит от вида деятельности предприятия и объемов его товарооборота. В то же время вне зависимости от того, с какой периодичностью происходит инвентаризация, бухгалтеру все равно предстоит отразить ее результаты в учете. В «1С:Бухгалтерии 8 для Украины» для отражения операции инвентаризации на складе любого типа, будь то оптовый, розничный склад, неавтоматизированная торговая точка или просто материально ответственное лицо, предназначен документ «Инвентаризация товаров на складе» (главное меню программы «Склад»).
Несколько слов о заполнении этого документа. Во-первых, если учет ведется на нескольких складах, в шапке документа в графе «Склад» выбираем, по какому именно складу проводится инвентаризация. Во-вторых, в документе предусмотрена возможность быстрого заполнения табличной части. Для этого щелкаем по кнопке «Заполнить - Заполнить по остаткам на складе». При этом заполняются остатки по всем счетам учета материальных ценностей, остатки по которым числятся на выбранном складе.
Важно! Функция «Заполнить по остаткам на складе» работает только в том случае, если на предприятии ведется складской учет, т. е. в настройках параметров учета установлен флажок напротив «вести складской учет».
Что касается содержания табличной части документа, в графе «Счета учета» можно указать счет учета остатков номенклатуры. В графе «Учет, количество» отражается учетное количество ТМЦ. Записи в этой графе нельзя изменить, так как она недоступна для редактирования. В графу «Количество» заносятся фактические остатки товаров на складах, полученные в результате проведенной инвентаризации. Недостачи и излишки отражаются в графе «Отклонение», значения этой графы не доступны для редактирования и рассчитываются как разность между учетными данными и фактическим наличием ТМЦ. Недостачи отражаются со знаком «-», а излишки со знаком «+» (см. рис. 3.2.8).
Рис. 3.2.8
В графе «Учет.Сумма» выводится информация о суммарной себестоимости, рассчитанной на основании введенных в информационную базу документов. А в графу «Сумма» заносится реальная суммарная себестоимость, по которой номенклатурная позиция учитывается на складе. На основании этого параметра и фактического количества рассчитывается поле «Цена».
Документ «Инвентаризация товаров на складе» имеет две печатные формы; «Акт инвентаризации товаров на складе» и «Инвентаризационная опись по форме М-21». На вкладке «Дополнительно» для формирования печатной формы этих документов вносятся ФИО членов и председателя комиссии, а также сотрудника, который проводил проверку.
Выявленные при инвентаризации отклонения могут иметь вид:
излишков (т. е. по факту больше чем по документам);
недостач (по документам больше чем по факту);
пересортицы (излишки — по одним и недостача — по другим похожим товарам).
Но документ «Инвентаризация товаров на складе» не формирует проводок, а исполняет роль сличительной ведомости. Отклонения, обнаруженные в результате инвентаризации, оформляются документами «Оприходование товаров» и «Списание недостач».