2. Аналіз виконання кошторису бюджетної установи за загальними показниками

При аналізі виконання кошторису бюджетної установи перш за все вивчають склад та структуру витрат.

З цією метою витрати групуються:

- за статтями бюджетної класифікації.

- на поточні та капітальні,

- як залежні та незалежні від зміни показників мережі, штату та контингенту.

Далі визначається питома вага кожної групи витрат до їх загальної суми і здійснюється їх порівняння з показниками кошторису минулого року.

Оцінка виконання кошторису потребує також вивчення ефективності витрат. На рівні окремих установ до важливих показників відносять ті з них, які відображають сумарні поточні витрати на одиницю виміру обсягу роботи: середні витрати на утримання одного ліжка в лікарні за рік; одного учня в школі тощо. Ці дані використовуються для оцінки зміни рівня витрат в порівнянні з попередніми періодами, з показниками роботи інших установ та кошторисом. За їх рівнем судять про структуру витрат на послуги бюджетних установ, та встановлюють, чи виправдані відхилення фактичних видатків на поточне утримання від кошторису. Причиною зниження рівня окремих витрат, перш за все, може бути незабезпеченість їх фінансовими ресурсами. До цього ж приводить і порушення принципу цільового використання виділених асигнувань. Установа може бути повністю профінансована в межах кошторису, але при цьому допустити збільшення видатків за окремими статтями за рахунок їх скорочення за іншими статтями.

3. Аналіз співвідношення касових і фактичних видатків

Важливим етапом аналізу виконання кошторису є вивчення співвідношення між касовими і фактичними видатками. Воно може характеризуватися рівністю між ними, перевищенням касових над фактичними або фактичних видатків над касовими. Вивчення існуючих між ними взаємозв’язку та залежності дозволяє виявити виробничі і фінансові ситуації, які виникли в процесі виконання кошторису.

Фактичні видатки являють собою витрати звітного періоду на утримання бюджетної установи, які списані у встановленому порядку. Їх вивчення дозволяє визначити ефективність використання бюджетних коштів, ступінь відповідності витрат обсягу виконаної роботи або встановленим нормам.

Касовими видатками являються витрати бюджетних установ в межах сум, які видані банком бюджетній установі готівкою або при безготівкових розрахунках. До касових відносяться витрати на виплату заробітної плати і стипендій, на видачу авансів на відрядження, на господарські потреби, оплату рахунків постачальників товарно-матеріальних цінностей, виконаних робіт і наданих послуг. Вони є показником повноти використання відкритих кредитів або перерахованих коштів.

В ідеальних умовах касові і фактичні витрати рівні і їх співвідношення в цьому випадку характеризується виразом Кр=Фр.

Однак на практиці випадки рівності касових та фактичних витрат дуже рідкі.

Касові та фактичні видатки найчастіше не збігаються у часі, оскільки в їх основу покладено різні принципи запису бухгалтерських операцій:

для касових видатків – це касовий метод, за якого запис доходів і видатків здійснюється в момент отримання коштів, незалежно від періоду, до якого вони належать;

для фактичних видатків — це метод нарахувань, за яким запис операцій здійснюється в момент їх визначення (нарахування), а не в момент фактичного витрачання (виплати) коштів.

Відшкодування касових видатків відображається в момент зарахування на реєстраційний рахунок сум або перерахування коштів дебіторами згідно з платіжним дорученням. Фактичних – у момент їх здійснення відповідно до актів на списання, накладних, актів виконаних робіт, приймання-передачі, рахунків-фактур тощо.

Касові видатки не мають нічого спільного із касовими операціями, оскільки до них належать як кошти, отримані готівкою в касу установи, так i суми, перераховані шляхом безготівкової оплати рахунків.

Якщо касові та фактичні видатки збігаються у часі (що буває доволі рідко), вони вважаються прямими видатками. Йдеться про отримані з банку чи казначейства кошти, витрачені за прямим призначенням відповідно до кошторису (видатки на електроенергію, газ, воду, телефон, поточний ремонт та інші послуги).

Фактичні видатки часто перевищують касові, бо не завжди фінансування з бюджету дає змогу вчасно погасити заборгованість із зарплати, за енергоносії та інші господарські видатки бюджетних установ.

Порівняння касових і фактичних видатків із сумами одержаного фінансування за відповідними кодами економічної класифікації видатків створює можливість контролю з боку держави (в особі відповідних розпорядників коштів, фінансових органів та органів Державного казначейства) за станом виконання кошторису доходів і видатків, розрахунків з працівниками, постачальниками, різними кредиторами, за доцільністю використання виділених коштів згідно з їх цільовим призначенням. Таке порівняння уможливлює виявлення фактів порушення фінансової дисципліни, безпідставного, нецільового використання державних коштів.

Розглянемо деякі випадки відхилень між фінансовими показниками.

1. Перевищення фактичних видатків над затвердженими асигнуваннями може свідчити про:

- невжиття керівництвом установи необхідних заходів щодо приведення видатків у відповідність до бюджетних асигнувань, взяття зобов’язань понад асигнування, що є бюджетним правопорушенням та призводить до утворення небюджетної заборгованості;

- використання наявних на початок року запасів;

- отримання товарів, робіт, послуг, які на початок року перебували у складі дебіторської заборгованості.

2. Фактичні видатки менші затверджених асигнувань, то це може свідчити про:

• економне та раціональне використання бюджетних коштів;

• планування зайвих асигнувань;

• утворення дебіторської заборгованості, накопичення запасів;

• несвоєчасне відображення в бухгалтерському обліку операцій, пов’язаних з фактичними видатками.

3. Перевищення фактичних видатків над касовими свідчить про:

• погашення дебіторської заборгованості, що обліковувалася на початок року;

• утворення кредиторської заборгованості на кінець звітного періоду;

• списання запасів, які були придбані раніше.

4. Касові видатки менші затверджених асигнувань - це свідчити про:

• зменшення асигнувань;

• неповне фінансування установ.

5. Перевищення касових видатків над фактичними може свідчити про:

• погашення кредиторської заборгованості, що обліковувалася на початок року;

• збільшення запасів;

• утворення дебіторської заборгованості на кінець звітного періоду

Аналіз проводиться шляхом порівняння касових видатків із сумою бюджетного фінансування, яка надійшла, а фактичних — із сумою бюджетних асигнувань загалом за уточненим кошторисом та за окремими кодами економічної класифікації. Крім того, касові та фактичні видатки порівнюють між собою. Результатом такого аналізу є з’ясування, чи не перевищують касові видатки отримане фінансування, чи фактичні видатки проведені в межах кошторису і чи не проводились понад затверджену суму видатки за одними кодами за рахунок невикористаних асигнувань і зменшення видатків за іншими кодами. Такі відхилення відповідно до чинного законодавства є порушенням фінансово-розрахункової і бюджетної дисципліни.

Причини відхилень проведених видатків від кошторису за даними аналізу з’ясовують за кожним кодом економічної класифікації витрат, встановлюють, за рахунок чого вони виникли та як впливають на фінансово-господарську діяльність установи.

Наприклад, перевищення касових видатків над кошторисними призначеннями за кодом 1110 «Оплата праці» допускається лише у випадку, якщо наприкінці фінансового року заробітна плата працівників за другу половину грудня виплачується в січні наступного року та якщо протягом звітного періоду проводиться підвищення заробітної плати або доплата до розміру мінімальної заробітної плати і на це не виділяються додаткові асигнування. Таке перевищення виправдане за умови, якщо керівництвом не допускалися безпідставні виплати премії, матеріальної допомоги та інших стимулюючих платежів .

Фактичні видатки, зокрема, за кодами 1110 «Оплата праці працівників бюджетних установ», 1120 «Нарахування на заробітну плату» у часовому вимірі випереджають касові, тобто нарахування заробітної плати та внесків на соціальні заходи відбувається раніше, ніж отримання грошей на виплату зарплати або перерахування коштів у відповідні фонди. Касові видатки відповідатимуть у часі фактичним при придбанні основних засобів, оскільки вартість придбаних основних засобів відразу списується на фактичні видатки. За іншими кодами, як правило, касові видатки випереджають фактичні. Наприклад, при придбанні бензину, канцелярських, господарських товарів, медикаментів, продуктів харчування спочатку здійснюється оплата рахунків (касові видатки), потім – оприбуткування оплачених цінностей, і тільки після цього – їх списання (фактичні видатки).

Однак слід враховувати, що існують операції, які ведуть до зміни залишків балансу, але не впливають на суму касових і фактичних видатків. До них відносяться: списання за рахунок установи нестач матеріальних цінностей, оприбуткування лишків матеріальних цінностей та грошових коштів, оприбуткування матеріалів від ліквідації основних засобів, тощо.