1. Базові pr-документи у відносинах із засобами масової інфор­мації (змі)

1. 1. Прес-реліз

Основний документ у взаємовідносинах із ЗМІ, оскільки дає змогу інформувати пресу про найважливіші для підприємства події, досягаючи найбільшого оприлюднення (пабліситі).

Підготовка та подання вдалого прес-релізу відбувається лише за наявності у PR-спеціаліста цікавої новини, інформації про те, яким друкованим виданням надає перевагу цільова аудиторія, а також при відповідних технічних можливостях щодо верстки прес-релізу.

Будь-яка інформація стає новиною, якщо відповідає деяким з нас­тупних характеристик:

–   інформація має бути цікавою для читачів тих видань, куди по­да­ється прес-реліз;

–   інформація повинна вміщувати елемент чогось нового, цікавого, незвичного;

–   новина повинна бути актуальною;

–   новина повинна мати суспільну значимість;

–   інформацію створюють люди. Новиною, як правило, стає ін­фор­мація, що надходить від лідерів думок відповідної галузі діяль­ності.

Існує декілька прийомів, що дозволяють посилити ту чи іншу новину:

а) найочевидніший та найстаріший прийом – приурочення новини до «круглої» дати. Інформаційний резонанс є найбільшим, якщо до певної календарної дати віднести особисту організаційну подію (на­приклад, продаж 50-мільйонного гамбургера, підключення міль­йон­ного абонента тощо);

б) дійовим прийомом посилення новини в PR є заохочення у якості експертів впливових осіб чи лідерів думок;

в) ще найбільшим є ефект від інформації, якщо є мож­ли­вість по­в’язати її із суспільно-існуючою проблемою.

1. 2. Інформаційний лист (backgrounder)

Backgrounder – це інформаційний матеріал, що являє собою не­обхідну інформацію стосовно профілю роботи організації, її продуктів та послуг, історії створення та розвитку тощо. Ці матеріали не несуть характеру новини і є інформаційним продуктом, який стає вдалим доповненням до прес-релізу. Бекграундер не використовується в рек­ламних цілях (для цього існують брошури), тому в роботі над цим документом PR-спеціаліст намагається бути максимально об’єк­тив­ним. Вдалий бекграундер – це розширена відповідь на мож­ливі пи­тання громадськості.

1. 3. Фактична довідка (fact sheet)

Фактична довідка містить довідкові дані про організацію, її товари та послуги. Це інформаційний матеріал на 1-2 сторінки, що ви­корис­то­вується в основному як подання з великою кількістю фінансової та технічної інформації, графіків та таблиць.

1. 4. Біографія

Біографія – це основна фактична інформація про конкретну лю­дину. У процесі співпраці із ЗМІ PR-спеціалісти наперед готують біо­графію керівників. Це запобігає виникненню певних помилок журна­лістів при підготовці прес-матеріалу у разі виникнення інформа­цій­ного приводу навколо відповідної організації.

1. 5. Заява для преси

Цей інформаційний документ має актуальність у випадках, коли керівництво організації, політики чи громадські діячі бажають оприлюднити свою точку зору по тій чи іншій темі. Офіційна заява для преси подається в ситуаціях, коли певні суспільні події можуть вплинути на репутацію організації, партії, людини.

1. 6. Прес-кит

Прес-кит один з найголовніших документів PR, оскільки він аку­мулює в собі декілька видів PR-матеріалів і широко ви­корис­товується під час прес-конференцій, презентацій, виставок, річних зборів ак­ціонерів, спеціальних заходів. Основне призначення прес-кита – по­да­ти у ЗМІ вичерпну інформацію щодо певної події.

Мінімальний набір документів для прес-кита:

– прес-реліз;

– інформаційний лист чи фактична довідка;

– один з наступних матеріалів:

а) брошура;

б) корпоративне видання;

в) річний звіт;

г) біографія з фотографіями.

Більш детальний прес-кит доповнюється програмою заходів, пе­ре­ліком поважних гостей, заявою для преси тощо.

1. 7. Цікава стаття (feature)

Цікава стаття – це матеріал розважального плану, пов’язаний з діяльністю організації, який готується з метою його можливої пуб­лікації у ЗМІ. Стаття подається у легкому стилі з гумором та іронією; слугує для інформування цільової аудиторії у розважальній формі.

1. 8. Випадок із життя (case story)

Цей матеріал використовується для розповіді про вдале вико­рис­тання споживачем продукту чи послуги або про розв’язання проб­лемної ситуації. Досвід одного споживача чи керівника може статися в нагоді для іншого, тому ЗМІ іноді залюбки публікують подібні ма­теріали.

1. 9. Авторська стаття (by-liner)

Стаття, що готується PR-спеціалістами і подається у ЗМІ за під­пи­сом керівника. Деякі з посадових осіб самі пишуть подібні матеріали по резонансним для суспільства проблемам та регулярно публі­кують­ся у ЗМІ. Більшість провідних політиків та бізнесменів викорис­товують форму авторської статті, щоб привернути увагу суспільства до своєї позиції з тієї чи іншої суспільної проблеми.

1. 10. Оглядова стаття (round-up article)

Більшість видань регулярно друкують огляди різних сфер полі­тичного та економічного життя суспільства. PR-спеціалісти вико­рис­товують запропоновані ситуації для подання інформації про свою організацію. Така техніка є вдалим способом забезпечення пабліситі.