44. Характеристика современного делового письма и виды деловых писем

Так как не все вопросы и не всегда можно решить по телефону или лично, то в деловом общении нередко при­ходится прибегать к деловой переписке. Современные фор­мы деловой переписки сложились около ста пятидесяти лет назад в Англии. Эпистолярное же творчество суще­ствует с древних времен.

Служебное письмо включает следующие составные части:

а) заголовок;

б) дата;

в) наименование и адрес получателя;

г) вступительное обращение;

д) основной текст;

е) заключительная фраза вежливости;

ж) указания на приложения.

Деловое письмо — один из важнейших каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром. Через письма ведутся преддоговорные переговоры, выяс­няются отношения между предприятиями, излагаются пре­тензии. Письма сопровождают материальные ценности в пути и т. д.

Очень важно, чтобы текст официального письма не до­пускал нескольких толкований. Ввиду правовой зависимос­ти официальных писем их язык и стиль должны удовлет­ворять тем же требованиям, что и язык законов. Сегодня во многих странах активно идет процесс унификации де­лового письма. Так, в Англии разработан кодифицирован­ный стиль официального общения, известный под назва­нием Zip-Cole, что в буквальном переводе означает «код-молния». Но особенно сильна тенденция к унификации делопроизводства в США, что обусловлено широкой ав­томатизацией информационных процессов в управлении. Унификация затрагивает все уровни и аспекты языка: его словарный состав, морфологию, синтаксис, графику, пун­ктуацию и стиль.

Виды деловых писем

Существует несколько видов деловых писем: Письма-приглашения. Письма-приглашения с пред­ложением принять участие в семинарах, совещаниях и т. д. обычно адресуются руководителю организации, конкрет­ному должностному лицу, но могут быть адресованы и всему коллективу организации.

Письма-просьбы. Существует огромное количество си­туаций, дающих повод для изложения просьб от имени предприятий, организаций, учреждений. Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность предприятия в ее исполнении. Простейший и наиболее распространен­ный вариант письма-просьбы совпадает с формой личного заявления.

Письма-предложения о совместном сотрудничестве. Логическая схема построения этих писем такая же, как и схема составления писем-просьб. Они состоят из двух час­тей: изложения сути вопроса и предложения о сотрудниче­стве. Обращение перед текстом употребляется не всегда.

Сопроводительные письма. Сопроводительные письма составляются для сообщения "адресату о направлении ка­ких-либо документов, материальных ценностей. Эти пись­ма выполняют важную функцию контроля за прохождени­ем документов и грузов, выполняя вместе с тем функцию ярлыка. В сопроводительном письме всегда употребляются стандартные выражения: направляем, посылаем, высыла­ем. В конце текста сопроводительного письма делается от­метка о наличии приложения.

Письма-запросы. Письмо-запрос направляется в тех слу­чаях, когда невозможно решить вопрос лично или по те­лефону. Они обычно используются в деловых взаимо­отношениях между разными юридическими лицами. Пись­ма-запросы предполагают обязательную реакцию адреса­тов в виде писем-ответов.

Письма-благодарности. В последнее время в практике работы органов государственного и муниципального управле­ния стали часто использоваться письма-благодарности.

Информационные письма. Цель информационного письма заключается в своевременном информировании другого предприятия или заинтересованного лица о свершившемся факте.

Письма-ответы (отказы). Логическая схема письма-ответа (отказа) следующая: 1) повторение просьбы, на ко­торую составляет ответ; 2) обоснование причины отказа (если письмо-отказ); 3) констатация отказа.

Гарантийные письма. Гарантийные письма составляются с целью подтверждения определенных обещаний или условий и адресуются организациям или отдельному лицу. Слово «гарантия» вообще может не упоминаться в тексте письма, тем не менее, письмо может быть гарантийным.