3.Структура таблиці

Більшість баз даних мають табличну структуру. В БД стовпці називають полями, а рядки – записами. Поля формують структуру бази даних, а записи складають інформацію, яка в ній міститься.

Запис містить інформацію про один елемент бази даних (наприклад, одну людину, книжку, продукцію, рейс тощо. Він складається з полів, які формують структуру запису. Структура запису фактично визначає структуру таблиці i вciєї БД, якщо в ній є лише одна таблиця.

Поле – це мінімальна (але найважливіша) порція інформації в записі, над якою визначені операції введення, виведення, перетворення тощо. Воно має ім’я, значення, характеризується типом i низкою додаткових властивостей.

Кожна таблиця ідентифікується унікальним ім’ям, довжина якого може досягати 64 символи, крім того, всередині імені забороняється використовувати символи “!”, “.”, “[” , “]” чи “ ’ ”. Такі ж обмеження накладають на довжину полів. Обсяг бази даних в Access обмежений одним гігабайтом, тобто сумарний обсяг усіх таблиць та інструментальних засобів для роботи з ними не повинен перевищувати цього значення.

4.Створення бази даних у Access

Створити новий файл у Access можна кількома способами:

• за допомогою команди головного меню програми FileNew (Файл Создать);

• за допомогою піктограми New (Создать) на панеліінструментів.

• за допомогою команди Newfile (Создать файл) в області завдань;

Створити базу даних можна кількома способами:

• створити порожню базу даних і заповнити її даними та об’єктами - BlankDatabase (Новая база данных);

• використати Майстер для формування готової структури, а потім пристосувати її до своїх цілей;

• використати готовий шаблон.

Після виконання команди елемент BlankDatabase (Новая база данных) відкриється вікно збереження бази даних, яку буде створено.

Зауваження. Збереження файлу бази даних виконується на етапі її створення.

У вікні файлу нової бази даних потрібно вибрати папку чи диск, де буде зберігатись БД та вказати назву файлу (з розширенням mdb). За замовчуванням Access присвоює новим файлам у Access імена db1, db2, db3 і т.д.

Після натискання на кнопку Create(Создать) відкривається вікно нової бази даних.

5. Створення таблиць бд у Access.

Створити нову таблицю можна одним з трьох способів:

• вибрати у вікні бази даних одну з команд:

  • InDesignView (Создание таблицы в режиме конструктора);

  • ByUsingWizard (Создание таблицы с помощью мастера);

  • ByEnteringData (Создание таблицы путем ввода данных).

• або натиснути на кнопку Create(Создать) на панелі інструментів і у вікні нової таблиці вибрати один з варіантів створення таблиці:

  • Режим таблицы – призначений для введенняданихбезпосередньо у таблицю;

  • Конструктор – даєможливість перед введеннямданихвизначити структуру новоїтаблиці – вказатиіменаполів, якібудутьвикористані в нвй та задатиїх тип;

• Мастер таблиц – створеннятаблиці з використаннямнаявнихшаблонів;

• Импорт таблиц – створенняновоїтаблиці БД наосновіпевного файлу даних, збереженого на диску;

• Связь с таблицами – можливість створювати у БД таблицю, зв’язану з таблицею, збереженою в іншому файлі даних.

Створеннятаблиці в режимі Конструктора

УрезультатівиконаннякомандиInDesignView (Создание таблицы в режиме конструктора) буде відкритопорожнєвікно Конструктора таблиць

У верхній частині вікна Aсcess відображається стандартна панель інструментів і панель Конструктор таблиць з такими, унікальними для цього режиму, кнопками:

-PrimaryKey (Ключевое поле) – добавити у таблицю ключового поля чи видалити його з таблиці.

– Indexes(Индексы) – відкрити вікно редагування індексів.

-InsertRows(Вставить строки) – добавити поля в таблицю.

–(DeleteRows(Удалить строки) – видалити поля з таблиці.

– Properties(Свойства) – відкрити вікно властивостей таблиці.

Елементи верхньої та нижньої панелей вікна Конструктора таблиць

• FildName (Имя поля), де розташовано імена полів таблиці;

• DataType(Тип данных), де вказується тип даних для кожного поля;

• Description (Описание).

• Заповнення перших двох стовпців є обов’язковим.

• Закладки властивостей полів: General (Общие) та Lookup (Подстановка).

Структура таблиці також представлена у вигляді таблиці – бланку, з яким можна працювати традиційним способом – змінювати ширину стовпців за допомогою миші, добавляти рядки за допомогою команди меню чи контекстного меню, відкритого на полі виділення. Рядки цієї таблиці можна виділяти та копіювати в буфер обміну.

Переміщатись між стовпцями у верхній панелі вікна можна за допомогою клавіші <Tab>, а для переміщення між верхньою та нижньою панелями можна використовувати клавішу <F6>.

Для формування структури таблиці потрібно визначити всі поля (стовпці) майбутньої таблиці та задати їх властивості:

• Ім’я поля, за яким буде здійснюватись доступ до даних.

• Тип даних: число, текст, календарна дата і т.ін.

• Довжина поля.

• Чи є поле ключовим (за ключовими полями встановлюють зв’язки між таблицями). Ключове поле таблиці відмічається спеціальним значком .у полі виділення у лівій частині вікна

  • Формат поля.

  • Підпис поля (може заміняти назву поля у формах і таблицях, з якими працює користувач).

  • Значення за замовчуванням (для числових та логічних полів, коли наявність даних є обов’язковою).

• Умова на значення.

  • Обов’язкове поле (якщо ця опція вибрана, користувача обов’язково повинен ввести дані при створенні нового запису).

  • Індексне поле (прискорює пошук даних у цьому полі та допомагає визначити, чи можливе співпадання даних у цьому полі).

Багато рядків бланку параметрів мають приховані списки, значки яких видно лише при наведенні курсору на цей рядок.