11.Режими роботи з таблицями в Access.

В Microsoft Access існують чотири режими роботи з таблицями:

1)режим Таблиці;

2)режим Конструктора;

3)режим Зведеної таблиці;

4)режим Зведеної діаграми.

У режимі Таблиці здійснюється робота з даними, що знаходяться в таблиці: перегляд, редагування, додавання, сортування і т.п.

В режимі Конструктора створюється або модифікується структура таблиці, тобто задаються імена полів, таблиці і їх типи, поля описуються, задаються їх властивості.

У режимах Зведеної таблиці і Зведеної діаграми зручно виконувати аналіз даних, динамічно змінюючи способи їх уявлення.

Існує також додатковий режим - режим Попереднього перегляду, який дозволяє побачити розташування даних на листі перед здійсненням друку таблиці.

Новий режим - Зведеної таблиці - дозволяє представляти табличні дані в зручнішому і досяжному вигляді. Зведена таблиця дозволяє групувати, підсумовувати або якимсь іншим чином обробляти дані із звичайної таблиці Access. Цей режим є з одного боку аналогом зведених таблиць в Excel, а з іншого боку - розвитком вже давно використовуваних в Access перехресних запитів.

Режим Зведеної діаграми тісно пов'язаний із зведеною таблицею. Це просто графічне представлення зведеної таблиці. У попередніх версіях Access діаграми могли використовуватися тільки в звітах. Тепер вони стали динамічними, і є можливість створювати ці діаграми і управляти ними в інтерактивному режимі прямо на екрані монітора. Проте хоча можна створити зведену таблицю для звичайної таблиці Access, на наш погляд, найбільш ефективний цей режим для запитів і форм. Таблиці Access, якщо вони правильно спроектовані, як правило, не бувають складними. А ось запити і форми зазвичай збирають інформацію з різних таблиць. І тому саме для аналізу цих даних зручно створювати зведені таблиці і діаграми.

Перемикатись між різними режимами роботи з таблицями можна за допомогою кнопки View (Вид) на панелі інструментів Стандартна у вікні Access: коли таблиця відкрита в режимі Design View (режим Конструктора) а при відкритій таблиці у Datasheet View (режим Таблицы)

12.Структура вікна Datasheet (Режим таблицы)

У режимі Datasheet (Режим таблицы) у верхній частині вікна Access, поряд із Стандартною панеллю інструментів, стають доступними піктограми панелі Table Datasheet (Таблица в режиме таблицы) з такими кнопками:

-View (Вид) – відображення таблиці у різних режимах; відповідна команда меню View Þ Datasheet View (Вид Þ Режим таблицы).

– Insert Hyperlink (Добавить гиперссылку) – ввставка поля типу “гіперпосилання”; відповідна команда меню Insert Þ Hyperlink Column (Вставка Þ гиперссылка).

– Sort Ascending (Сортировка по возрастанию) – сортування записів по зростанню значень активного поля; відповідна команда меню Records Þ Sort Þ Sort Ascending (Записи Þ Сортировка Þ Сортировка по возрастанию).

– Sort Descending (Сортировка по убыванию) – сортування записів по спаданню значень активного поля; відповідна команда меню Records Þ Sort Þ Sort Descending (Записи Þ Сортировка Þ Сортировка по убыванию).

– Filter by selection (Фильтр по выделенному) – відбір записів, які відповідають виділеному фрагменту; відповідна команда меню Records Þ Filter Þ Filter by selection (Запись Þ Фильтр Þ Фильтр по выделенному).

– Filter by form (Изменить фильтр) – відображення діалогового вікна для введення критеріїв відбору записів; відповідна команда меню Records Þ Filter Þ Filte by form (Запись Þ Фильтр Þ Изменить фильтр).

– Apply filter (Применение фильтра) – відображення відфільтрованих записів; відповідна команда меню Records Þ Apply filter (Запись Þ Применить фильтр).

– Find (Найти) – пошук запису, що відповідає заданим критеріям пошуку; відповідна команда меню Edit Þ Find (Правка Þ Найти).

– New Record (Новая запись) – добавлення нового запису в таблицю; відповідна команда меню Insert Þ New Record (Вставка Þ Новая запись).

– Delete Record (Удалить запись) – знищення запису таблиці; відповідна команда меню Edit Þ Delete Record (Правка Þ Удалить запись).

– Database Window (Окно базы данных) – відображає вікно бази даних; відповідна команда меню Window (Окно).

– New Object (Новый объект) – створення нового об’єкту бази даних.

У верхній частині таблиці розташовано імена полів (комірок, які знаходяться в одному стовпці таблиці), нижче йдуть записи (рядки таблиці), в які вносять дані. Один запис завжди є поточним і поряд з ним знаходиться вказівник поточного запису . У нижній частині вікна розташовані кнопки навігації, які дають можливість переміщати вказівник поточного запису по таблиці. Тут також розташовано поле номеру поточного запису, кнопка створення нового запису та вказівник загальної кількості записів у таблиці. Для створення нового запису призначений і останній рядок таблиці, помічений у полі виділення зірочкою.