18. Фільтрація даних

У Microsoft Access є чотири варіанти вибору записів, які відповідають заданим критеріям:

• FilterbySelection - фільтр за виділеним фрагментом;

• FilterExcludingSelection - фільтр за виключенням;

• полеFilterFor - фільтр для;

• Filterbyform - звичайний фільтр, фільтр за формою);

• AdvancedFilter - розширений фільтр.

Набір записів, які були вибрані в процесі фільтрації, називають результуючим набором.

Фільтрза виділеним фрагментом використовують для вибору всіх записів, які містять задане значення у певному полі.

Щоб застосувати фільтр за виділеним фрагментом, необхідно врежимі Таблицівиділити значення, яке повинні містити записи, що будуть включені у результуючий набір при застосуванні фільтру, та виконати одну з наступних дій:

• виконати команду меню RecordsFilterFilterbySelection (Записи ФильтрФильтр по выделенному);

• вибрати FilterbySelection (Фильтр по выделенному) у контекстного меню;

• натиснути на кнопку FilterbySelection (Фильтр по выделенному) на панелі інструментів TableDatasheet (Режим таблицы).

Фільтр зберігається автоматично при закритті таблиці, і при повторному її відкритті можна знову його застосувати, виконавши команду RecordsApplyFilter/Sort(Записи Применениефильтра)або натиснувши на кнопку ApplyFilter/Sort(Применениефильтра)на панелі інструментів TableDatasheet(Таблица в режиметаблицы). Про наявність фільтра у таблиці свідчить напис Filtered (Фильтр) у нижній частині таблиці в режимі Таблиці.

Щоб відмінити фільтр, необхідно виконати команду RecordsRemoveFilter/Sort(Записи Удалитьфильтр) або натиснути на кнопку RemoveFilter (Удалитьфильтр) на панелі інструментів TableDatasheet(Режим таблицы). Ця кнопка має два стани (натиснута, віджата) і напис її зміняється залежно від того, чи встановлений фільтр для таблиці.

За допомогою фільтру можна вибирати записи, які не містять вибраного значення – виділити це значення у полі таблиці і виконати командуRecordsFilter/SortFilterExcludingSelection(Записи ФильтрИсключитьвыделенное)або вибратиFilterExcludingSelection(Исключитьвыделенное) у контекстному меню.

Поле FilterFor (Фильтр для) використовують, якщо умовою вибору записів є конкретне шукане значення або результат введеного виразу. Команду FilterFor (Фильтр для) вибирають з контекстного меню на полі, для якого потрібно вказати умову вибору.

Звичайний фільтр використовують для вибору записів за значеннями кількох полів. Щоб застосувати звичайний фільтр, необхідно відкрити таблицю в режимі Таблиці і виконати одну з наступних дій:

• виконати команду меню RecordsFilterFilterbyForm (Записи ФильтрИзменитьфильтр);

• натиснути на кнопку FilterbyForm (Изменитьфильтр) на панелі інструментів TableDatasheet(Режим таблицы).

• Відкриється спеціальне вікно для зміни фільтруFilterbyform (форма Фильтр).

• Ця форма містить рядок полів таблиці, у будь-яке з них можна ввести або вибрати зі списку значення, яке буде умовою вибору. Умови, введені у кілька полів, об’єднуються логічним оператором AND (И). При введенні умов вибору в поля форми можна використовувати будь-які вирази, визначені в Access.

Наприклад, якщо на вкладці Lookfor(Найти) форми Фільтр таблиці Вклади для полів ДатаВкладута СумаВкладуввести умову вибору >#31.12.2006# And<=#31.12.2007# та Between 1000 And 5000 відповідно,то у результуючий набір після застосування фільтру будуть включені записи про вклади, здійснені у 2007 році, із сумою вкладу у межах від 1000 до 5000 грн.

Якщо потрібно об’єднати умови за допомогою логічного оператора OR (ИЛИ), можна перейти на вкладку форми з ярликомOR (ИЛИ) в нижній частині форми.

Наприклад, якщо на вкладціOR (ИЛИ) форми Фільтр попереднього фільтру задати умову вибору >#31.12.2007# And<=Date() у поле ДатаВкладу,то у результуючий набір будуть включені і записи про всі вклади, здійснені з початку 2008 року до поточної дати включно.

У випадку, коли потрібно задати складні критерії вибору і сортування записів, використовують Розширений фільтр.

Щоб створитирозширений фільтр, необхідно у режимі Таблиці виконати команду меню RecordsFilterAdvancedFilter/Sort(Записи ФильтрРазширенныйфильтр)

і у вікні розширеного фільтру задати умови вибору:

• перенести за допомогою мишки у бланк фільтру у рядок Field(Поле)всі поля, для яких буде сформовано умови вибору:

• у рядку Sort(Сортировка) встановити порядок сортування;

• у рядках Criteria(Условиеотбора) та or (или) задати умови для та вибору записів. Умови, записані в одному рядку, будуть об’єднані логічним оператором і, умови, записані в різних рядках, об’єднуються логічним оператором або.

Розширений фільтр можна будувати лише для однієї таблиці; у результуючій таблиці завжди відображені всі стовпці.