10.2.Поняття і елементи комунікацій. Комунікативний процес та його етапи

Управління вимагає ефективного обміну інформацією між менеджерами й пра­цівниками для досягнення головної мети організації.

Комунікації - це обмін інформацією, на основі якої керівник отримує дані, необхідні для прийняття рішень, і доводить їх до працівників організації.

Проте сам факт обміну інформацією ще не свідчить про комунікацію, оскільки інформація, що передається, може бути незрозуміла для того, хто її отримує.

Основними елементами комунікацій є:

1.Відправник - особа, яка генерує інформацію для комуні­кації, перетворює її у повідомлення і передає його іншій особі або групі осіб.

2.Одержувач - особа (або група осіб), якій призначено повідомлення.

3.Повідомлення - закодована за допомогою будь-яких символів і подана у реально відчутній формі думка, при­значена для передавання.

4.Канал комунікації — це засіб, за допомогою якого передається інформація .

5.Комунікаційні бар'єри - це будь-яке втручання у процес комунікації, яке спотворює сутність або зміст повідомлен­ня.

Комунікативний процес — процес обміну інформацією, створення повідомлення, йо­го передавання та сприйняття.

У процесі комунікації, вирізняють наступні етапи:

1. Формулювання концепції обміну інформацією відправник вирішує, яку саме інформацію він бажає зробити предметом комунікації. При цьому відправник має:

а) знати мету комунікації (чого він намагається досягти);

б) усвідомлювати відповідність концепції комунікації конкретній ситуації (доречність обміну інформацією з іншою особою).

2.Кодування та вибір канала.

Кодування – процес перетворення концепції комунікації у повідомлення за допомогою слів, інтонацій голосу, рисунків, жестів, виразів обличчя тощо. Повідомлення є реальним продуктом процесу кодування інформації.

На вибір каналу комунікації впливають такі фактори:

• тип символів для кодування інформації;

• характер повідомлення;

• вагомість і привабливість каналу для одержувача;

• конкретні переваги (недоліки) того чи іншого типу каналу.

Для підвищення результативності комунікації рекомендується використовувати два або більше каналів для передачі одного і того самого повідомлення.

3.Передача повідомлення через канал -є доставка повідомлення від відправника до одержувача. На цьому етапі суттєвим є вплив перешкод ("шумів").

Інформаційний шум — це те, що деформує інформацію, її зміст (відхилення, помилки тощо). Перешкодами ( шумами) може бути:

• відсутність інтересу до неї;

• "технічні негаразди", до яких можна віднести, наприклад, різне розуміння символів, за допомогою яких інформація переда­ється;

• чисто фізичні або психологічні моменти: втомленість, слабка пам'ять, імпульсивність, розсіяність, надлишкова емоційність.

Вони практично завжди супроводжують комунікації. Діяльність менеджера з управління комунікаціями багато в чому пов’язана із з’ясуванням причин шумів і послабленням їх впливу на комунікацію.

4. Декодування означає переклад отриманого повідомлення у форму, зрозумілу для одержувача. Коли символи, обрані відправником, мають одне і те саме значення для одержувача повідомлення, останній зрозуміє, що мав на увазі відправник.

На практиці одержувач частіше тлумачить сутність та зміст повідомлення інакше, ніж відправник. До того ж слід враховувати вплив перешкод (шумів). Усе це, зрештою вимагає здійснення п’ятого етапу процесу комунікації.

4. Заключний етап комунікації – це зворотній зв’язок - процес, в якому відправник і одержувач міняються місцями (одержувач повідомляє відправника про те, як він зрозумів зміст повідомлення).

При цьому одержувач: кодує інформацію про сприйняття повідомлення; обирає відповідний канал комунікації; передає це повідомлення відправнику.

Відправник, у свою чергу: декодує це повідомлення; порівнює інформацію відправника із власною концепцією комунікації і визначає ступінь їх взаєморозуміння.

Безумовно, наявність зворотного зв’язку збільшує тривалість комунікації, ускладнює процес, але підвищує його ефективність, забезпечує впевненість у правильності інтерпретації концепції комунікації.

Схематично модель процесу комунікаціі наведена на рис.10.1.

Рис.10. 1. Модель процесу комунікації