15. Анықтама

Анықтама - мазмұны белгілі бір фактіні я оқиғаны дәлелдейтін, растайтын, сипаттайтын ақпараттық-анықтамалық іс қағазының түрі.

Өмірдің түрлі жағдайларына байланысты бізге әр кезеңде, түрлі мекемелерге барып әр мазмұнда анықтамалар алуға тура келеді. Біздің жеке басымызды куәландыратын құжаттарды жоғалтып алғанда да анықтама оның орнын уақытша ауыстыра алады.

Мекеме жетекшісі өз билігі мен өкілеттігінің шеңберіне анықтама беруге нұсқау береді және оны растап қол қояды.

І.Анықтама көп жағдайда жеке адамға байланысты нақты бір ақпаратты растау үшін беріледі. Мысалы, фамилиясы, аты-жөні, туған күні, туған жері, еңбек стажы, атқаратын қызметі, білімі туралы мөләмет, мамандығы т.б.

Анықтамада берілген мәлімет әркез мұқият тексерілуі кажет. Мәліметтің дәлдігін тексерумен кадр бөлімінің қызметкері я ұйым жетекшісі, өкілдік берген секретариат қызметкері айналысады. Анықтамадағы қызметтік сипаттағы мәліметті тиісті бөлім қызметкері тексереді. Мысалы, еңбекақы туралы мәліметті бухгалтерия бөлімінің қызметкері тексеріп, дайындайды. Анықтама беру журналындағы рет санының өсу тәртібіне орай әр анықтамаға нөмір қойылады және бірнеше дана берілсе, ол да көрсетіледі. Мысалы, "422/2". Берілген анықтаманың көшірмесі мекемеде қалдырылмайды. Кейбір ерекше жағдайда көшірмесі қалдырылатан болса, ол жеке іс папкасына немесе қызметкердің жеке ісіне тігіледі. Анықтама А5 форматты параққа дайындалады. Кейбір көлемі үлкен анықтамалар үшін А4 форматты қағаз парағы пайдаланылады.

Анықтаманың мазмұндық- құрылымдық жүйесі:

*құжат аты;

*негізгі мәтін;

*анықтаманың қай ұйымға берілгені туралы мәлімет;

*анықтаманың жарамдылық мерзімі жайлы мәлімет;

*анықтаманы беріп отырған ұйымның мөрі мен анықтама беруші адамның қолы.

Құжат атауы. Құжат атауы үлкен әріптермен парақтың ортасына жазылады.

Негізгі мәтін. Негізгі мәтін анықтаманың берілу мақсатына қарай, жүйелі түрде жазылады. Мысалы, "Осы анықтама Бердібаева Айгүл Оралбекқызына, оның Абай атындағы Алматы Мемлекеттік университеті Қазақ филологиясы факультеті күндізгі бөлімінің III курсында оқитынын растау үшін берілді. "

Анықтаманың қай ұйымға арналып берілгені туралы мәлімет

Бұл мәлімет негізгі мәтіннен төмен, азат жолдан басталып жазылады. Мысалы,

"Анықтама Алматы қаласы Алмалы аудандық паспорт бөліміне көрсету үшін берілді немесе "Анықтама теміржол және аэрофлот касаларына көрсету үшін берілді. "

Анықтаманың жарамдылық мерзімі туралы мәлімет

Бұл мәлімет те жаңа жолдан жазылады және берілген анықтаманың қай мерзімге дейін күші бар екендігі көрсетіледі. Мысалы,

"Анықтама 2000 жылдың 31 желтоқсаныпа дейін жарамды " немесе ''Анықтама берілген күннен бастап 3 жылға дейін жарамды ".

Анықтама беруші адамның қолы. Бұл мәлімет анықтаманың жарамдылық мерзімінен кейін жаңа жолдан 2 см-дей қалдырылып барып жазылады. Анықтама беруші тұлғаның лауазымы жазылады, қолы қойылады және фамилиясы аты-жөні беріледі. Мысалы,

Қазақ филологиясы

факультетініц деканы (қолы) Сағымбеков Т.С.

Анықтама беруші жауапты адамның қолы ұйым мөрімен расталады. Егер мөр қойылатын арнайы орын көрсетілмесе, мөр жауапты адам туралы мәліметтің сол жағына 1-2 см-дей жерге басылады. Мысалы,

№ 301 балалар бақшасының

меңгерушісі (қолы) Сейітқазиева Қ. С.

мөр орны

Егер анықтама жоғары тұрған ұйымға берілсе, онда ол арнайы бланкте дайындалып, оған ұйым жетекшісі қол қояды.

Кез-келген анықтаманың тіркелген нөмірі, жауапты адамның қолы, мекеме мөрі болғанда ғана заңды күші бар.

Үлгі

Анықтама

Жұмагұлова Өміргүл Ақанқызы Абай атындағы Алматы мемлекеттік университетінің гылыми диссертация залына "Қазақ тіліндегі көсемшенің магынасы мен қызметінің дамуы" атты тақырыпта жазылған кандидаттық диссертацияның 1 (бір) данасын авторефераттың 2 (екі) данасын 1999 жылдың 2 ақпанында тапсырды.

Анықтама диссертациялық кеңеске тапсыру үшін берілді.

Кітапханашы:

ІІ. Анықтама белгілі бір мекемелердегі, ұйымдардағы немесе олардың бөлімшелеріндегі жұмыс түрлерін тексеріп қорытындылау, бағалау мақсатында да жазылады. Ондай анықтамалар арқылы белгілі бір өкілдігі бар адамдар тобы тексерілген істер бойьшша (мысалы оқу орнының оқу-тәрбие жұмысын тексеру, өндіріс орындарының міндеттемелерін орындау жөніндегі іс-шараларын текесеру т.б.) өз пікірлері мен қорытындысын жоғарғы ұйымға, басшыларға жеткізеді.

Анықтамада тексерудің мақсатына қарай барлық фактілер мен оқиғалар рет-ретімен жүйелі түрде жазылуға тиіс.

СӨЗДІК

анықтама қағаз - справка, справочный

жұмыс орнынан анықтама алу - принести справку с места работы

анықтама беру- дать справку

анықтама бюросы- справочное бюро

растау- удостоверять, подверждать

қорытындылау- сделать вывод